学校管理中Office办公软件的应用

摘 要互联网飞速发展为生活带来了更多的便利。尤其在学校管理方面，计算机的应用发挥着至关重要的作用。通过使用计算机Office办公系统，便于学校日常对学生信息以及其他各个方面的管理。很大程度提供了学校的教学管理水平和教学质量，也减少了日常管理的错误。充分利用Office办公软件有助于提高学校办公管理质量。

【关键词】学校办公管理 Office办公软件 应用

为了进一步提高学校的教学管理质量，提升教学管理的效率，在学校办公管理中加大对Office软件的应用显得至关重要。在该软件应用过程中，我们应尽量合理使用，运用计算机管理模式等创新方式完善学校的管理手段和管理方式，推动计算机管理的日常应用，从而保证日常学校管理的科学化、专业化和高效化，以保证学校日常管理能够有效开展，更好地为学生提供服务，保证学生能够健康快乐成长。

1 Office软件需求

1.1 学校管理事务多样化、数据多类型的现状需求

学校对学生的日常管理涉及到学生方方面面的内容。许多学校都通过花费重金引进办公系统从而方便其日常的教学以及行政管理。在学生的日常管理中，对学生的相关信息以及数据的管理是极其重要的，这关系到学生的日常行为表现，甚至涉及学生的学籍等具体信息。学校对学生具体信息的管理必须应当具体、细致、明确，从而便于开展日常管理工作。如对学生的成绩录入、学籍信息的统计、心理状况的标记、具体家庭情况的掌握和了解等。多样的信息需要学校采用统一的系统进行登记和管理，方便其日常查阅。而这些工作细致且繁重，这也就为Office软件在学校教学以及行政管理提供了迫切需求。通过有效地使用该软件有助于缓解学校教职工的工作压力，另一方面还可以保证数据的准确、系统和完整，使数据更加规范，既提高了工作效率，又提高了工作质量。

1.2 Office系统的功能为学校管理普遍适用提供了技术可能

学校日常管理工作各式各样，涉及到学生的奖惩贷罚等方方面面的内容。简单的数据填写增加了工作量，而且还容易出现数据信息的错误。Office系统软件为学校管理提供便利。其本身作为办公软件主要包括Word、Excel、幻灯片等程序，不同的程序其在处理数据和问题上存在不同的优势。Word软件主要用于文字的录入，发布通知、撰写具体管理文件等。而Excel主要用于数据的统计，如涉及到学生成绩的录入，以及缴费情况等，尤其在学生成绩方面，可以应用一些具体操作可以对学生成绩进行统计和整理、排名，从而可以直观地看到学生目前的学习情况。幻灯片主要是结合教学应用，图片与文字地结合，加上计算机的应用可以提高学生的学习兴趣，更积极地参与到学校教学活动中，提高教学质量。

2 计算机Office软件在学校教学中的应用

2.1 Office软件在学生學习中的应用

提高学生本身的学习成绩是教学管理最终目的。学校在教学和管理过程中，为了进一步提高学生的学习兴趣和学习爱好，可以注重计算机Office软件的应用，通过进一步扩大计算机软件的使用频率，充分调动学生学习的兴趣和热情，一方面增加学生对计算机等先进技术的兴趣和认知，另一方面运用计算机office软件可以建立更直观地模型帮助学生对学习内容地理解和掌握，从而进一步增加教学质量。计算机软件的应用正是学校教师转变其教学方式和方法、注重图文结合，为学生提供更为直观的学习途径的一种创新，是值得不断提倡的，并且应当长期坚持下去。

2.2 计算机office软件在学校日常管理中的应用

学校日常管理活动繁复多样。包括了学校所有学生的日常信息、学习成绩记录、学生档案管理、学校教职工信息、工资发放情况等。繁重且复杂的工作决定了计算机应用的必要。学校在日常管理过程中，通过不断使用Office软件，对学校学生以及教职工展开管理，从而保证教学有序开展。Office软件的应用可以使繁多地信息通过数据的形式保存在计算机中，方便了查阅的同时也节约了资料存放的空间，节约了实体纸张的使用，更具有便利性和环保性，对于工作的开展也大有裨益。以EXCEL为例，我们日常使用该软件可以方便对相关数据进行整理和归纳，便于得出我们需要的结论。在学生信息管理中，Excel软件可以通过对信息进行筛选、归纳、排序、运算等，从而进一步得出我们所需数据，以学生成绩为例，对学生成绩的统计，我们可以得出每一位学生的每一科成绩，以及相关科目的平均分数，并且可以迅速算出学生的总分并对学生成绩进行排序，一方面可以横向对比学生与学生之间的成绩差异，另一方面可以清楚地了解学生自己在学习过程中出现的偏科状况，以便我们今后教学工作地开展更具针对性，从而帮助同学全面发展。

2.3 Office软件的拓展应用

计算机本身地第二次革命是互联网带来的。通过对基础数据地分析整理，我们还可以通过计算机系统形成区域共享的适用。同一院系不同部门甚至是不同院系之间常常出现需要编辑同一文档的情况，为了防止文件出现错误，可以采用word中的共享文件功能，这就为工作带来了极大便利，同时也减少了数据出现错误的可能性。避免了同一数据在不同部门甚至是不同院系之间的改动从而产生的冲突。

3 结语

Office办公软件具有强大的功能，其在日常管理中的应用改变着我们的工作方式。一方面有助于提高工作效率，另一方面也保证了工作的准确度，提高了工作的质量。将Office办公软件应用到具体教学和行政管理中能够更好地发挥教学的价值和水平，从而为学校教学管理质量的提升提供可靠的保证。

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作者简介

韩昌豪（1981-），男，海南省琼海市人。大学本科学历。航海技术专业。现海南经贸职业技术学院讲师。研究方向为计算机应用基础、办公软件应用

作者单位

海南经贸职业技术学院 海南省海口市 571127