高校数字档案安全建设探析

陈良英

摘 要：随着高校教学改革的不断深入，数字档案资源也越来越丰富，传统的管理模式已不适应现代档案管理发展需求。把数字档案引入到学校管理中已迫在眉睫，但数字档案安全性已成为档案管理中难点。

关键词：安全；可靠；管理制度；防护体系

随着计算机技术的发展，信息技术在各个领域被广泛应用。档案管理发生了巨大的变化，档案部门或档案工作者不但要管理纸质档案，还要管理数字档案。数字档案的特殊性档案部门或档案管理现不但要做好管理质量与进程的管理，还要做好数字档案安全工作。

一、数字档案面临的安全问题

（一）数字档案管理不规范，档案管理制度不健全

高校注重教学工作、学生工作方面，而对档案管理制度方面没有投入大量的精力。对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面没有进行统一的规定，导致档案管理工作出现了很多的缺陷，各系部之间没有统一的管理，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。

（二）档案真实性、可靠性与可用性

数字档案以光盘、硬盘为载体进行保存和传输，光盘与硬盘需几年更换新的载体，前者易受干扰，易消磁；硬盘操作不当或系统更新易造物理损坏。数字档案易导致档案内容被更改且更改以后不留痕迹；电子档案易复制性，并且复制后不容易分辨原件与复制件。

（三）档案工作人员对档案信息的安全不重视

档案人员对档案安全意识的缺乏，传统档案员保管纸质档案，只要防虫柱、防水、防潮等即可，而面对档案信息化管理安全意识的缺乏会导致不法分子利用木马非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至销毁数据资源；黑客入侵网站，获取管理权限，造成档案信息流失。

二、数字档案安全解决方案

（一）加强档案管理制度建设，促进数字档案管理管理规范化、科学化

高校应当重视建立数字档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者加大宣传，让全本职工了解教学档案的重要性，促例院领导重视档案管理。其次，高校要建立一些完善档案管理方法，明确数字档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案管理工作高效、平稳的進行。

（二）提高档案工作人员的档案意识

在档案管理工作中，档案工作者与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化的管理的工作水平，同时让其他人认识倒档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室存储环境、存储设施等。

（三）使用有效的技术手段，建立安全的防护体系

采用防火墙技术，在档案部门内网与学校的外网之间设置一道保护屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通过非法手段获取内部的信息。除些之外还采用安全保密技术，内校人员可随时进行查看，需要下载等操作就需要数字证书以及数字签名等手段，来保证数字档案的安全。

三、结语

实现现代信息资源的共享，使高校教育工作、管理者、档案工作者从繁琐、低效的工作中解脱出来，进一步提高工作效和教学质量势在必行。在不精心策划满足自行开发符合学校的档案管理系统的需求情况下，针对数字档案的安全现状，结合学校自身办学特色开发出形式多校、灵活多变等特点，研制出一套适合本学校的数字档案管理系统。

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