浅述如何做好企业文书中涉密文件的管理

李翠

摘要：企业文书档案是记录政务活动的重要档案，它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动，包含党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。

关键词：企业文书档案；政务；涉密

随着海洋事业的蓬勃发展，文书档案数量不断增加，中海油湛江实验中心承担着南海西部片区企业原始资料的收集、整理与委托保管等，严格依据保密规章开展管理工作。特别在当今信息化社会里，企业文书档案的信息安全成为我们档案管理的首要任务。因此，如何做好企业文书中涉密文件的保密管理是我们研究的一个重要课题。

一、企业文书档案保密工作的重要性

文书档案是真实记录企业发展、正常运行的全过程，有重要的查考使用价值。我们管理着南海西部石油指挥部自1973年成立以来的重要文书档案资料，至今已有44载，保存价值巨大，我们可以借助文书档案更好地了解过去，更是见证企业的一种凭证，是人们对企业的熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的重要依据，它不仅涉及到企业的经济效益管理，特别是文书档案中的涉密文件，更是关乎着企业发展的重要商业机密、内部资料、秘密档案、绝密档案等。

现如今，信息技术飞速发展，信息傳播广泛，许多重要文件不仅有纸质版，还在企业内部局域网中挂接，给保密工作带来巨大的困难与挑战，保密工作已不再是传统的“锁好柜门”、“关好门窗”、“看好人和物”的辅助性工作，而是要求越来越严格。因此，保守企业机密是每个员工应尽的义务，更是文书档案管理工作人员的职责，为了确保企业的利益，档案管理人员必须牢固树立保密意识，提高文书档案的保密管理，确保档案万无一失。

二、企业文书档案涉密文件管理中存在的安全隐患

企业单位纸质的涉密文件资料较多，其中包含内部保密、中央保密局下发的一些保密文件，虽然在资料的清查过程中，已将涉密文件与普通文件进行分开保管，但还有一部分保密文件资料目录台账存在着一些涉密文件目录未及时删除。

现在存储涉密文件资料，不但有传统的纸介质，还有移动硬盘、U盘等多介质存储，在管理中稍有不慎，都有可能泄密。

三、企业文书中涉密文件管理的重要措施

（一）提高保密意识

档案保密管理工作人员要认真学习与保密工作相关的法律知识、制度，学习《档案法》、《保密法》、《海洋石油企业档案工作手册—国家档案法规及标准》等，并与单位签订保密承诺书，认真遵守国家保密法律、法规和规章制度，履行保密义务，不违规记录、拷贝国家机密或企业内部秘密信息，确保人人建立保密工作意识，营造“人人保密”的工作氛围。

（二）严格控制档案利用流程

在档案提供利用过程中，企业要建立健全涉密文书保管制度与借阅制度，严格按照企业制订的涉密文件利用流程，任何单位与个人不得私自查借阅涉密文件，只有经过上级归属单位保密处同意，并开具有效证明，才能进行查阅利用。

（三）规范保密库房管理

首先，企业要建立健全保密档案库房管理制度，库房要满足档案保管“三铁一器”的硬件要求，铁门、铁窗、铁柜、监控器。并设置保密档案管理专员，经接受归属单位保密处审查后，方可上岗。涉密文件信息化管理所用的电脑必须经过湛江市保密局备案，使用计算机“三合一”专用系统，涉密的U盘必须由保密人员专人专机单机管理，所有涉密文件必须在已备案的涉密计算上进行操作，任何非保密专员不得进入保密库房。

（四）区别保管与保密期限

在《国家秘密保密期限的规定》中明确规定：除了特殊规定，绝密级项的保密期限不超过30年，机密级项的保密期限不超过20年，秘密级项的保密期限不超过10年。对于保密期限届满的无利用和指导作用的密级文件进行梳理，向上级单位、制定机关进行申请解密，待批准，方可将涉密文件移交上级单位保密处；在保密期满，但上级单位不予解密的文件，依然作为密件进行保管，严禁擅自解密或随意销毁与对外提供。

四、结束语

保密工作是档案室的一项重要工作，在信息化飞速发展的今天，档案保密管理尤为关键，需要档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习，不断摸索出一套切实可行的工作方法，努力开创企业文书中涉密文件保密管理的新局面。