浅谈城市燃气管网档案的现状及发展趋势

张春华

近年来城市建设迅速发展，规模不断扩大，管网档案日益显现出重要性与必要性，但对城市地下管线档案信息的集中统一管理十分欠缺，致使地下管线情况不明，在施工中挖断地下管线的现象时有发生，造成了较大的经济损失和社会影响，因燃气工程的建设与百姓生活息息相关，涉及危及公众安全和人民群众正常生活。为此，国家建设部要求建设行政主管部门加强城市地下管线的档案管理工作。

—、燃气地下管线档案现状

（一）存档不及时。公司明确规定燃气工程在竣工验收4个月内将工程档案及时移交公司档案室，但有些工程档案历经几年甚至十几年都没有存档。其一：部分工程开工前没有办理规划许可证，为抢先占领市场，没有进行备案，没有备案证；其二：财务文件审核缓慢，工程结算文件太滞后。其三：部分施工单位将施工资料丢失或签字盖章不全。

（二）归档不完整因素。公司所属二级单位成立及撤销变化性及人员流动性较频繁，部分施工部门对档案资料处于无章可循的自由处理状态，资料存放在个人或科室部门；有的单位考虑人员配置等问题没有专职的档案人员，兼职人员同时兼任多项工作，一时无法全身心的投入档案管理工作，造成档案的缺少。档案意识淡薄，一旦出现所属企业撤销或合并，人员调动工作重新安置，在这种混乱状态中，势必造成个人手中资料丢失，档案缺少的现状。

（三）开发利用、信息互动少。由于体制的多样化，地下管线档案都由相关企业自行保管，除了本单位使用外，其他单位很少利用，所以经常出现某路段中低压管道被其它施工单位压断，燃气泄漏等现象。必须加强各管线单位档案信息的交流互动，而就目前管理体制下的档案管理缺少交流平台。

二、加强管网工程档案的管理措施

（一）档案管理与工程管理同步化。首先将档案管理纳入企业管理考核体系，档案人员定期下基层单位检查、指导，以通报的形式向公司报告档案检查的情况，作为内部考核依据。各招投标单位制定工程项目计划时，应提出档案工作计划，制定相应的管理办法。如在管线施工款支付上，要待工程款支付85%时，交齐各类档案资料并由档案室人员签字确认后再进行预留一部分保证金，这为管线维护、抢修档案的收集提供了保障。工程部门在对外进行工程招、投标的同时，工程部或施工单位在签订施工合同时应将对竣工档案的归档要求详细做出规定，并应规定在竣工验收4个月内将工程档案及时移交公司档案室。

（二）建立工程档案移交（接收）单（附件），与工程档案一并存档案，实施施工单位、监理单位、建设单位、档案部门联签审核，各司其责，共同保证工程档案客观真实反映由施工设计到竣工验收的全过程。对于竣工文件材料不符合归档要求或有不真实现象的文件，不予验收签字，并下《整改通知书》规定整改时间。

（三）管网工程档案涉及面广，管理人员素质层次不齐。工程部门施工员应提高档案意识，及时掌握工程项目的建设进度；及时跟进，未雨绸缪，到现场指导施工单位加强工程建设档案的建档工作，施工员换岗换人应做好文件材料的交接，使接收人了解工程的现状，尽量避免出现“馬后炮”的现象，避免施工单位反复整理档案，挫伤其积极性。

三、管网开工建设与档案同步进行

（一）管网建设开工之日起，施工单位必须依据《施工前准备管理程序》等规定，项目负责人应督促此工程兼职档案员的工程材料收集、积累、移交工作，档案员应根据工程项目进度实际情况检查落实，主动收集、整理档案，做到施工文件材料的形成与工程进度同步，内容真实、准确、齐全、完整。在建设过程中加强督导，定期或不定期检查，从而引起建设各方对文件材料积累、整理的重视，避免了工程竣工后工程资料被动应付现象的出现。

（二）工程竣工验收与档案验收同步进行。《工程验收管理程序》明确规定了档案验收标准，规定在工程竣工验收会议之前，完成档案专项验收，对工程项目的前期、施工、竣工活动中产生的各类材料是否齐全进行逐一核对，并要求监理单位对施工技术文件材料、竣工图进行审核，形成书面记录后，才进行竣工验收。

四、燃气管网档案的前景设想

（一）地下管网档案的集中管理。严格执行地下管线档案报送制度，建设单位和专业管线管理单位要严格按照《城市建设档案管理规定》，我市地下管线普查与信息化建设工作基本完成，为逐步建立我市地下管线信息动态更新长效机制，建设单位应在地下管线工程竣工验收后3个月内向所在城市城建档案管移交管网档案材料，地下管线投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位应当据实修改原竣工图，并向城建档案管报送修改部分的工程竣工档案。

全地下管线档案信息查询制度。相关单位地下管线开工或抢修的工程，凡在各类管线附近地段进行开挖、钻探、爆破等施工活动前，需到城建档案管理机构查询该地段的地下管线现状资料，查清相关资料，获取查询证明后，方可到市政部门办理开工手续，城建档案管理机构应随时提供服务。擅自组织施工造成地下管线损失的，建设单位要承担赔偿责任。

（二）加强管网档案信息化建设。以数字化档案为载体，依托数字化档案管理系统作为信息平台，通过网上链接、信息托管、资源共享等现代科技手段，依靠目录数据库、多媒体、数据库存和档案数据中心，实现地下管线档案远程利用。自助查询，信息互动，数据共享，最大程度发挥档案信息化的优势，摒弃传统的利用查询方式。逐步建立科学的城市地下管线档案信息动态管理系统，避免城市道路重复开挖，所以管网档案的及时归档和统一管理是发展必然趋势，为民众、企业的建设发展服务，为保护城市生产和城市环境，提供详实的信息资源，城市燃气管网档案统一归档是档案管理的必然趋势。