论现代网络技术在人事档案管理中的应用

高蕾

摘要：当今时代，计算机能够帮助人事档案管理人员在记录、调配、工资、更新等管理方面提高效率、提高数据的准确性，为领导科学决策提供依据。

关键词：人事；档案管理；网络技术；效率；数据；资源共享；节约成本

当今时代，计算机能够帮助人事档案管理人员在记录、调配、工资、更新等管理方面提高效率、提高数据的准确性，为领导科学决策提供依据。我单位编制居多，更应加强计算机在人事档案管理方面的应用，使计算机为人事档案管理工作发挥更大作用。

一、计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

1.什么是计算机网络技术

计算机网络是指以能相互共享资源的方式互连起来的独立计算机的集合。计算机网络技术是通信技术与计算机技术相结合的产物。

计算机网络在网络操作系统和网络管理软件及通信协议的管理和协调下，实现资源共享和信息传递。资源共享指共享硬件、软件和数据资源，信息传递指对共享数据资源集中处理及管理和维护。

计算机网络技术的最大贡献是实现了资源共享，如此便极大地提高了工作效率，促进了办公自动化的发展，因此这个当前最活跃的高新技术，被广泛应用于政府、机关、学校等不同部门。

2.什么是人事档案管理

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

3.计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

（1）提高管理效率，单位人事档案储存着员工个人履历、德能勤绩、人事关系变动、工资、奖惩等重要信息，是日常工作中领导和相关部门需要经常查阅的材料。计算机网络技术使这些信息共享变得轻松容易，增强了实时性、准确性，节省了时间，提高了管理工作效率。

（2）节约成本，人事信息属性繁多，因性质不同而情况复杂程度不一。包括不同编制下的工资统计、编制归属情况、老干部情况统计等方面，其涉及的面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行统计，将花费大量的人力、物力、财力等。多媒体信息网络系统建立以后，我们就可以快速准确调取信息，信息一经录入，便可以共享，而且利用专业辅助软件还可自动生成审批表等材料，节省了成本。尤其是，利用计算机存储的电子信息，使纸质稿档案可以减少翻阅次数，从而降低了原稿的磨损度，进而降低成本。

（3）多媒体信息的扩充，信息可以分为文字、图像、声音、影视、动画等多种形式，称为多媒体信息。随着时代科技的发展，多媒体技术日渐成熟。人事资料可以通过多媒体技术采集声、像、视频等方式进行扩充，使人事信息更加全面、直观和生动，在深度和广度上有了进一步拓宽。而计算机网络技术则使多媒体信息的储存、传输和处理成为了可能。

（4）减少失误率，由于计算机具有运算速度快、存储容量大、计算精度高的特点，在管理工作中使用计算机就可以减少许多由人工抄录引起的失误，使数据更加准确。

二、人事档案管理工作已实现的网络技术

随着计算机的应用和普及，运用计算机网络技术实现档案管理现代化乃大势所趋。应用计算机网络的情况总结如下：

1.建立了基本信息查询数据库。只要输入某种类别关键字，如“姓名”或“职务”等，就可以快速查阅到信息。

2.建立了材料接收登记数据库。人事档案材料原件的接收、登记、归档、日期、接手人等信息通过计算机录入成为电子信息，使档案接收管理工作有序有据。

3.建立了与上级管理部门关联的网络版数据库。随着网络技术的发展与进步，上级人事管理部门统一了信息管理系统，便于信息的共享与交流，公文、邮件材料等更是通过网络进行交互。

4.建立了人事檔案目录数据库.人事档案原件的编号、存放柜号是查找该档案的关键信息，我院将所有员工档案按职称分类存放，建立了以“姓名”和“职称”为检索关键字的数据库，使查找人事档案存放位置变得更为快捷。

三、需要解决的网络技术问题

在人事档案管理工作上实现了基本的存储和查询等操作技术，但仍有许多问题需要解决。

1.思想观念较落后。随着计算机网络技术的发展，人事档案管理工作由手工化转为自动化、网络化是必然趋势。但往往由于档案管理人员的思想观念未发生转变，仍固守于原有的手工化处理的习惯，使这项现代化进展缓慢。在管理工作中，墨守成规的思维方式决定了人仍像以往一样手工处理问题，而想不到计算机的快捷，明明知道用电脑写更快，但还是愿意手写，以至于最后还要做重复工作。所以提高管理人员的素质，加快思想观念的转变很重要。

2.软硬件建设跟不上。由于思想观念的落后，导致经费投入不够，进而导致设备不够先进、管理人员的操作技术水平不受重视、技术培训跟不上等问题是档案管理现代化的阻碍。

3.资源无法实现更大范围的共享。由于网络技术应用水平的限制，人事档案管理的信息共享仅限于人事部门与上级和同类部门之间，需进一步提高计算机网络应用水平，开发网络数据库软件，使信息资源实现更大范围内的共享，使领导和广大员工更易查询到自己想要的信息。

总之，人事档案管理是一项数据量大而繁琐的工作，计算机网络技术在人事档案管理中的应用将会随着科学技术的发展、管理者素质的提高越来越深入，信息资源也将得到越来越广泛的共享和应用。

（作者单位：山东省潍坊市奎文区园林绿化管理处）