企业费用报销问题及对策探讨

邢迎

摘 要：费用是收入的减项，是消耗掉或者转移出去的资产，其最明显的特征是会导致所有者权益的减少，减少企业利润。控制费用报销，不仅能有效地提升财务部门的工作管理水平，而且通过报销的管控、完善报销制度、改进报销流程，可以达到降低费用支出，提高企业整体经济效益的目的，体现出财务工作的重要意义。本文对企业费用报销中存在的问题作了探讨和分析，并提出了解决问题的可行方案。

关键词：费用报销 监管

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）09（c）-119-02

1 企业费用报销监管的重要意义

在经济迅速增长的时期，企业处于较为宽松有利的外部环境中。市场需求旺盛，收入增长很快、资本不断投入、资金周转灵便、利润也有很大的提升。此时企业应更多关注市场的扩张，收入的提高。而到了经济衰退的时期，消费者需求急速下降、资本投资急剧减少、企业的收入利润受到严重影响急剧下滑。在开源受到影响的情况下，控制费用这种节流手段就显得尤为重要。

在现阶段，国内经济复杂多变、经济下行压力巨大、国际全球贸易低速增长、外部需求疲弱态势并仍将持续、企业的收入下滑利润减少、生存发展面临着巨大的压力。而费用作为抵减利润的主要因素，降低费用可以增加企业利润，进而可以提高企业整体的经济效益。

健全企业内部管理制度是加强企业管理的内在要求，而完整有效的费用报销体系，是整个财务管控系统的一个环节。做好费用报销的监管，是对财务管控系统的完善，也是加深财务信息管理的一种重要方式。费用报销行为通常贯穿企业的各个部门和业务环节，通过对费用的控制及追踪，可以及时发现企业经营中存在的问题，甚至发现项目运转中的问题。及时分析问题产生的原因，作出应对措施，一定程度上可防范和化解企业营业中风险的发生。

2 目前企业费用报销管理存在的问题

2.1 费用报销制度及监督机制不完善

部分企业没有财务报销制度、缺乏监督机制或者有财务报销制度不执行，执行不彻底。

（1）内部费用报销制度的不健全，费用是否合理全凭领导审批。这会引起报销业务的混乱，容易发生报销与真实不相符合甚至造假的情况发生。缺乏监督机制，有些企业内部监督流于形式、无法发挥作用；对发现的问题不重视，责任不明确、奖惩力度不够，也会极大的影响财务人员的责任心和积极性。

（2）“无法可依”使财务人员只能简单地核对票面信息是否正确，无法发挥财务工作的监管职能。这很大程度上源于对财务工作理解上的误区，对财务工作认识仅停留在付款、算帐等基本业务处理、会计核算上。

（3）在企业的经营活动中，费用报销作为最基本的业务行为，几乎会发生于所有的业务部门。如果没有健全的统一的费用报销制度，各个部门都本着对自己有利的原则处事，就很难保证财务部与其他各部门工作的协调进行，造成企业间各部门的矛盾，最终会进一步影响到整个财务工作甚至企业经营活动的正常秩序。

2.2 存在不实报销或不合理报销的情况

很多企业都存在不实报销的情况，比如员工在报销中将私人的加油费、餐费等费用假借为公司办理业务名义中饱私囊；将不充许报销的项目，以其他合理票据顶替报销；有的报销超过预算订立的标准；更有甚者将虚拟未发生的业务，违反法律法规购买发票。另外还有存在真实的业务、正规的发票，但违反了企业费用报销制度的情况。比如企业要求业务发生后应及时报销，但有员工将一两年前的发票用来报销；公司员工不同级别有不同的费用报销标准，部分员工在没有合理理由和批准的情况下，将跨越报销标准的费用进行报销。

2.3 会计信息处理手段落后

现代化的企业财务管理中，运用先进的信息化技术和现代化管理手段已经成为不可避免的趋势。使用传统的手工填写报销单、找领导签字，传递到财务部再支付报销款的方式，已经不适合现在信息化时代对信息的要求。

（1）在内部出现勾结的情况下，很容易欺上瞒下蒙混过关。比如业务人员伙同道德素质不过关的财务人员，假造报销单据和领导签字骗取报销款。这在手工处理报销的方式中比较容易实现，且即使在内部审计或外部检查中，也难找到并发现这些单据。这使得有关人员有持无恐，无法起到财务的监督检查作用。

（2）企业的财务凭证整理入库后，由于内部管理需要调取凭证或因其他原因调取凭证时，可能需要从仓库调取，甚至需要委托仓库管理的供应商调取。这对于企业，特别是业务量巨大的大型企业来说，是相当繁复的工作。

（3）报销效率较低。在手工环境下，如果员工出差、不在公司，则无法填制报销单据、找领导签字，就无法提交报销凭证。对企业来说，报销不及时会影响费用的核算甚至当期报表的准确性。

2.4 财务人员素质有待提高

对财务人员素质的要求，体现在专业知识的储备、业务能力水平和职业道德水平的要求几方面。在整个费用报销流程中，审核和支付两个重要环节都由财务人员处理，这对财务人员素质有较高的要求。而目前现实情况中，财务人员疏于对报销的相关知识的熟悉，专业财务知识的储备不足，比如无法正常识别票据的真伪、有效性，会产生报销制度中人为的漏洞。最后职业道德水平不高，则会因员工工作态度不认真，不能严格按照规章制度要求对票据进行审核，给企业造成经济上的损失。

3 解决措施

3.1 设计符合企业特点的费用报销制度

在运转高效、得当的财务系统中，每一個环节都不能脱离制度设计这个最基本的内容。作为费用报销的控制过程，完整的环节应该包括：制定预算和标准、采取行动、责任人提出控制报告、分析与调查、反馈、评价与考核。实务中，可以根据企业实际情况突出重要环节，将部分内容合而为一。这样通过对各个环节的设计，满足企业对费用报销控制、企业管理的要求。

3.2 杜绝不实报销

通过对原始凭证的核查，证明费用报销的真伪。任何真实的业务，其取得的原始凭证都可以在时间、费用类型、支付方式等细节上加以证实。比如：差旅费中的酒店住宿费是否和出差申请单上的时间相匹配，是否提供酒店出具的水单；机票费用是否有行程单和出差申请单作依据；报销出租车费应注明费用描述，合理的与业务有关的费用才可以报销，同时核查上车时间和下车时间是否和费用描述是否一致；比如报销加班的出租车费，票面时间应该与提供的加班表中的时间一致；报销餐费应该写明所有参与人员，需要提供银行刷卡单据，刷卡单和发票上的时间是否一致；大额会议费的报销需要附列酒店合同、有详细的时间、地点、参会人员签到表等。报销办公用品需要有商品明细及入库单据等。通过对原始凭证的细节的审核核实业务的真伪，从而杜绝不实报销的存在。

3.3 使用先进的财务信息系统

使用计算机网络解决报销问题有很多优点。通过网络填写报销单，可以在线获得审批；因为审批权限通过系统设定，普通的经手人无法越过系统作手动的更改，就很大程度上保证了报销和审批的真实性，可以杜绝内部勾结、欺上瞒下骗取报销款的发生，提高了费用报销整个流程的处理速度。同时，报销信息都在数据库中有记录，随时需要都可以调取相关信息，也减少了翻阅凭证所需要的时间和人力，具有极大的便利性。

3.4 加强对财务报销制度的培训

3.4.1 针对业务人员安排定期的培训

应定期讲解报销管理制度中的具体条款，使没有专业财务知识的报销人，了解、熟悉应该注意的事项。特别应针对发生较多差旅费、业务招待费等常见的报销业务，从业务办理所需提供的原始凭证、业务办理时间、报销审批流程、报销注意事项等方面进行详细讲解。培训明确了财务报销工作的相关要求，规范了报销工作的流程，对员工而言提高工作效率，对企业而言通过提前的培训，使报销人主动的减少不合理、不合规费用的产生，并 注意取得完整、充分的原始凭证，减少报销流程中花费的时间和精力。

3.4.2 针对财务人员进行专业知识培训和职业道德教育

加强专业知识的培训，使会计人员及时掌握最新的会计政策，提高业务素质和综合能力。通过培训提醒企业员工严格按照报销制度的要求审核票据、规范财务工作，对报销中的每个环节严格把关，以保证会计资料的真实、完整。

在加强财务人员专业知识的同时，也应重视职业道德教育。可以通过案例讲解的形式向财务人员讲解分析，使财务人员意识到职业道德的重要性，自觉的遵守职业道德，做好本职工作。

4 结语

规范费用报销制度，加强对相关工作人员要求，严格执行费用报销制度，可以促使员工自觉的遵守制度，对工作负责，规范化操作，严格审核，保证企业的经济业务真实合理。同时为了防止企业经营风险的发生，打下扎实管理基础。这样不仅可以有效地提升财务基础的工作管理水平，而且能最大程度的提高企业财务报销的工作质量。

参考文献

[1] 王志华.论企业财务报销中存在问题及对策研究[J].现代经济信息，2014（01）.

[2] 吴超.企業财务报销管理所存在的问题与对策[J].中外企业家， 2015（2）.

[3] 孔艳平.加强企业费用报销管理路径分析[J].中国市场， 2016（1）.