论干部人事档案管理的重要性

李红

【摘 要】干部人事档案管理是企事业单位的一项重要管理工作。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，单位干部人事档案出现了许多新问题。鉴于此，要从实际出发，与时俱进，把握档案管理工作的特性，管好、用好干部人事档案，提升档案利用价值，促进人力资源开发，不断改革创新，把档案资源优势转化为人才优势，更好地为构建和谐社会发挥重要作用。

【关键词】干部人事档案；管理制度；效力；质量；责任意识

【中图分类号】G275.9 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）05-0193-03

人事档案管理工作的最终价值是使档案得到有效利用，为单位发展提供准确的信息和科学决策的依据。加强单位人事档案管理，充分发挥其作用，是有效配置单位人力资源、促进单位发展的有力保证，也是现阶段人事档案管理工作的重点所在。

1 干部人事档案管理的重要性

在人事工作中，人事档案如实地记录了在职人员的道德素质、专业水准、工作业绩等主要情况，是开发人力资源的资源库。只有在管理好人事档案的前提下，才能更好地提高单位人事管理的整体水平。

1.1 干部选拔和职称评定的依据

人事工作应注重培养和挖掘人才资源的潜在能力，这就对单位人事档案工作提出了切实为人力资源管理服务的工作要求，将字面上的档案和具体人事工作相衔接，积极利用单位人事档案信息资源，为人力资源工作服务。人事档案记录着个人综合能力素质和由权威部门认定的业绩考核材料，能真正全面、立体地反映一个人的德、能、勤、绩、廉等情况，是一个具有个性化的人才信息库，为职称评审、年终考评、考察选拔干部和工作人员岗位调动等提供了真实可靠的材料。

1.2 为领导决策研究提供参考

人事部门应立足于单位人才队伍建设，通过对单位职工的人事档案信息分析，总结已有人才储备的大体情况，并结合人事流动的档案信息，预测评估单位人才的需求方向，从而达到有效而合理地制订人力资源计划，为单位领导在人事任免方面的决策提供必要的参考。

2 干部人事档案管理中存在的不足

近年来，虽然组织和人事部门对档案管理工作认识不断加深，干部人事档案管理工作有了明显的提高，但是与现代人事档案管理的基本要求相比，还存在不小的差距，在实际工作中也存在不少的问题，主要表现在以下几个方面。

2.1 认识不到位，重视程度低

长期以来，一部分领导对干部人事档案管理工作的认识存在着一些误区，认为干部人事档案管理只要“守好摊”，人事档案不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。部分干部职工也对档案工作不够重视，认为此项工作只是人事档案管理部门的事情，不积极配合做好个人信息更新、归档材料及时上报等工作。一些单位虽然按照档案管理的基本要求，建立了档案室，但是并没有按照规定配备专门的档案管理人员，多数档案管理人员是办公室人员兼任，不仅缺乏专业的档案管理知识和能力，难以保证人事档案管理工作的连续性和稳定性，更难以实现档案管理工作的专业化、规范化管理，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。

2.2 管理不够完善，遗留问题比较多

一是学历材料和专业技术材料不完备。随着社会的全面进步和发展，各级、各部门对学历、专业技术的要求越来越高，很多干部通过各种方式（如函授、进修班、自考等）取得了相关学历学位或专业技术职称，但没有及时将材料送交人事档案管理部门存档，直接导致人事档案中的学历、专业技术职称材料不齐备，甚至造成部分材料遗失无法补办的现象。二是入党材料不完备。不少干部曾在多个单位工作，但入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案。此外，也存在发展的新党员入党材料不齐备就直接存档的现象。三是任免考察材料、工资表不完备。有部分干部的任免考察材料因为没有及时归档，造成现在无法查找；由于政策或其他原因，个别干部工资表中有空白年份，工资资料不齐全。

2.3 立卷不够规范，案卷质量不够高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄两历一身份”（“三龄”即出生时间、参加工作时间、入党时间；“两历”即学历和工作经历；“一身份”即干部或工人）记载多样，个别干部的年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高。二是档案用纸规格不一。现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大部分是16开纸，给立卷归档工作带来了麻烦。三是档案材料短缺。如，表彰和处分材料未收集归档。此外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足现行社会发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响案卷的质量。

2.4 技术手段滞后，运行效率比较低

在整理档案过程中，大多数单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，都是靠手工操作，这样的工作方式费时、费力，效率低，与新形势下整个社会的发展进步，以及现代化、信息化、科学化管理發展水平不相适应。

3 对目前干部人事档案管理的几点建议

3.1 加大档案管理宣传力度，提高档案管理意识

档案管理部门需要加强对自身档案管理人员的宣传教育，提高档案管理人员的工作意识，重视自己的本职工作。充分认识到档案管理工作是贯彻党的干部路线、方针及政策的工作，明确档案管理是干部职工晋升、评定职称等重要依据，以便确保档案管理人员重视本职工作，提高档案管理水平与质量。此外，还需要加强对所有职员的宣传，通过各种媒介，包括广播、电视、开展讲座等活动与方式广泛宣传档案管理的重要性，并且需要对相关档案管理法律法规及规章制度等进行宣传，让相关部门及职员充分认识到干部人事档案管理的重要性，让职员充分了解干部人事档案管理是选拔干部、合理使用人才的重要依据，从而积极配合档案管理工作的开展，提供全面、完善、真实的个人信息，从而有效地支持、配合档案管理工作，确保档案管理工作的有序进行。

3.2 建立完善的干部人事档案管理制度

完善的档案管理制度是干部人事档案管理部门落实与开展工作的前提与保障，由于干部人事档案管理工作比较复杂、琐碎，要想确保档案管理工作有条不紊地进行，就需要严格实施相关制度，做到有章可循、有据可依。在建立完善的干部人事档案管理制度的时候，首先，需要明确建立各项切实可行的规章制度，并严格按照要求，规范、科学、合理地完成档案管理工作，尤其需要制定出完善的档案查阅制度，明确规定查阅权限。例如，没有查阅干部介绍信的不得查阅档案，未经批准的不得查阅等。在档案的借阅制度完善过程中，需要制定各种规定，例如，没有经过部门相关负责人的批准不得将档案借出，在借出手续不健全的时候不得借出等。并且，在借阅、查阅及转进、转出等管理中，需要及时登记，并且具备完善的审批手续。其次，建立一套适合干部人事制度变革的档案管理制度。通过建立完善的制度有效地解决档案管理中的混乱现象，为档案管理的顺利开展提供前提条件。

3.3 加强干部人事档案的合理、科学、规范化的管理

首先，要积极主动、及时地收集干部人事档案材料。干部人事档案管理的基础工作就是对档案信息材料进行收集，由于干部人事档案材料的收集工作是一项政策性较强、涉及部门较多的工作，因此需要积极主动、及时地收集好档案信息材料。在收集的过程中，要确保档案信息的实时性。由于每个人的情况是在不断地变化与发展的，其个人的档案信息材料需要随之进行更改，以便确保干部人事档案的信息与本人的信息保持一致。要及时、密切观察人事工作及干部个人的动态发展，及时主动地收集信息。同时，档案管理人员需要与人事档案材料形成密切的联系，通过各种方式与途径积极主动地做好档案收集工作。并且，确保收集的信息的真实性与完整性。严格按照干部人事档案的相关收集规定及范围将材料与信息收集完整。将收集好的材料及时归档，并装入个人卷宗，以便做好干部人事档案收集与整理工作。

其次，要对干部人事档案材料进行鉴别，去伪存真。由于目前干部人事档案管理中，其材料存在虚假的现象，因此需要加强对信息材料的鉴别，确保档案材料的真实性。在对档案材料进行全面审核的时候，严格遵守档案材料的补充办法等相关规定，针对干部人事档案中的十大类内容制定出审核的标准。例如，登记干部职务晋升的连续性，填写专业技术职称从初级到高职及聘用的连续性信息。档案管理人员需要对这些信息进行逐一核实，将其中缺失材料进行分类，针对缺失的材料及时做好补充、更新工作。此外，在鉴别信息材料真实性的时候，需要对其信息资料进行审核，并对需要出具相关证明的信息进行审核，对干部进行核实，确保信息的真实性。没有经过审批、内容不够详细、手续不健全等档案材料不得归档，相关证书没有加盖相关组织的印章不得归档处理。

3.4 提高干部人事档案信息化管理水平

在信息化时代的背景下，需要充分利用信息技术资源，构建现代化干部人事档案管理的信息平台，以便有效地提高档案管理与利用的效率，从而可以有效地实现全面、动态的管理。在干部人事档案的信息化管理体系中，建立档案管理数据库，对干部人事档案的十大类内容进行有效的整合与优化。档案管理人员需要对干部形成的材料进行及时的收集、鉴别、审核及处理，为干部人事档案数据库提供信息。同时，构建干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互连接，可以有效地实现档案信息资源的共享，使档案借阅、查阅更加方便。通过信息化的档案管理，可以有效地解决纸质案卷破损的问题，确保档案的长期保存与使用。此外，还需要研发出适合干部人事档案管理的软件，并且确保该软件与干部人事档案的改革相结合，及时更新信息与数据，从而促进干部人事档案的信息化、规范化及科学化管理。

4 结语

当前，单位的人事档案管理应该积极转变工作思路，不断深化对这项工作意义的认识，夯实业务基础，树立与时俱进的理念，增强服务意识，建立现代化管理模式，多方向、多渠道、多用途地开发利用档案信息资源，推动单位人力资源管理和其他相关事务的发展，使其在单位现代化发展进程中发挥更大的作用。

参 考 文 献

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[责任编辑：高海明]