论提高社会保险业务档案管理水平的若干途径

邢海峰

摘要：现阶段，我国具有较为庞大的社保档案库，这给档案的管理带来了极大的挑战，而我国社保档案管理工作存在较多不足，并已经影响到了社保工作的高效展开，因此必须对其展开深入研究，不断提高我国社会保险业务档案的管理水平。 因此，本文重点对扎实推进社会保险业务档案规范化管理进行了分析，并提出相应的管理措施，揭示社会保险业务档案对于构建和谐社会的重要作用。

关键词：社会保险业务； 档案管理； 策略分析

1加强社会保险档案管理的必要性

社会保险业务档案管理工作主要指对社保档案进行收集、整理、分类、装订，以及之后的移交、保管、坚定等一系列工作，社保档案的管理工作是社会保险经办管理工作中的基础部分，但却对社保工作的顺利展开有着重要影响作用。现阶段，我国具有较为庞大的社保档案库，这给档案的管理带来了极大的挑战，而我国社保档案管理工作存在较多不足，并已经影响到了社保工作的高效展开，因此必须对其展开深入研究，不断提高我国社会保险业务档案的管理水平。

2加强社会保险档案管理的重要意义

社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。

3社会保险业务档案管理工作的发展现状

3.1缺乏科学性，社会保险在社会保障体系中占据着重要地位，而其包括养老保险、医疗保险等多个类别，这就造成一个人的保险资料被分别保存在不同的经办机构，这种分散管理方式给保险人的资料查询带来了极大困难，也极易出现管理纰漏，管理方式缺乏足够的科学性。

3.2意識薄弱首先，没有充分重视档案工作。伴随着国家社会保障制度的深入改革，社会保险经办机构完成了大量的业务工作，但对社会保险业务的档案管理工作却没能充分重视，常常忽视工作中存在的问题。其次，工作人员认识不够，态度不严肃，认为档案管理工作不重要。

3.3管理随意，社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。

4提高社会保险业务档案管理水平的方法

4.1加强社保档案管理软硬件设施建设。加强社保档案管理软硬件设施建设主要是指对档案库“八防”建设与管理信息系统的建设。为了保障社保档案管理室的环境安全性，必须加强档案室防火、防光、防尘以及防高温等方面的管理，同时还应建立完善的档案管理信息系统，实现与业务信息系统的完全对接，从而达到对档案管理的全面控制。

4.2不断加强社会保险信息化建设。提升档案數字化程度，有效提高档案查询利用率。社会保险业务档案规范化管理不能只是局限于规范收集、整理、归档、保管等方面，而应充分发挥档案管理对业务经办起到促进和监督作用。社保业务档案标准化建设应以信息化为依托，逐步实现社保电子档案实时生成于业务经办时，将业务信息系统与档案管理信息系统有机结合，不断提高业务档案数字化程度，方便参保人员快速调阅所需档案影像资料，提高档案查询利用率。

4.3构建科学管理长效机制。依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。

4.4重视社保档案的保密性管理。社保档案含有参保人的大量私密信息，而个人信息的泄露将给参保人带来经济损失以及名誉损失的风险，因此必须重视社保档案的保密性管理工作。首先，档案管理人员必须具备足够的信息安全与防范意识，严格按照档案管理标准与流程进行操作，从而最大可能的降低信息泄露风险；同时社保经办机构也必须建立完善的档案保密管理制度，严格限制档案个人信息的使用，并对不规范、不合法的档案管理操作进行惩戒，从而确保参保人档案信息的保密性。

4.5加强学习，优化服务职能。作为一名档案工作者，必须加强理论学习，深刻领会党在新时期的历史任务和奋斗目标，实行两个转变；即由被动应付向主动服务转变，由自我封闭向对外开放（保密案卷除外）转变，加大开发档案的力度，搞好规章制度建设和思想作风建设，在工作中，既要发扬埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛精神”，又要发挥开拓创新、灵活主动的精神，为社会保险档案管理作出贡献。 其次是为社会服务，为促进社会进步和经济发展提供优质服务；再次是为政府服务，为政府制定相关决策提供依据；此外，随着社会保险事业的不断发展，档案服务的功能更加多元，领域更加拓展，方式更加多样，创造更高的社会效益和经济效益，更好地为企业服务。

总之随着保险业务的逐步发展壮大，保险档案管理越来越体现其价值所在，对维护社会稳定、构建和谐社会也发挥重要作用。因此，我们从思想上要意识到社会保险档案管理的重要性，加大硬件软件投入，建立比较完善的社保业务档案管理制度，系统化管理是未来档案管理的必然达成的新阶段，推进了社会保险事业的健康稳定发展。

参考文献：

[1] 王淑敏.如何做好新形势下社会保险档案的管理工作[J].企业改革与管理，2016，06：29-30

[2] 赵巧霞.刍议新时期该如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].明日风尚，2016，11：222

[3]吴静华.浅谈我国社会保险档案的数字化管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2013（03）.

（作者单位：承德县社会保险事业管理局 河北省承德市 ）