浅谈加强企业合同管理 防控化解法律风险

胡樱

摘 要：合同管理是企业管理的重要组成部分，本文阐述了合同管理中存在的主要问题，合同管理应遵循的基本原则和采取的有效控制措施，明确了加强对合同系统性、全过程、全岗位和动态性的管理，有利于企业防控化解法律风险，实现自身的合同利益。

关键词：合同管理 风险防控

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）03（b）-159-02

《中华人民共和国民法通则》第85条规定：“合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。”《中华人民共和国合同法》第2条规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”企业合同管理是企业管理的重要组成部分，是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

1 合同管理存在的主要问题

（1）合同管理意识不强，管理制度不完善。（2）合同管理体系不健全，人员分工不明确，流程操作不清晰。（3）合同签订前期考察调研工作不充分。（4）合同条款审核把关不严。第一，合同主体不适合。没有严格按照合同授权管理制度实施，企业法人的分支机构、内部职能科室、业务代表直接对外签订合同或超越法人授权范围签订合同。第二，合同标的不明确。合同标的不具有唯一性、准确性，未详细约定名称、规格、型号、产地、等级、花色等内容；数量未采用国家标准的计量单位；质量有国家标准、行业标准或通常标准，含糊表述，容易造成争议。第三，履行地点、交货地点、签订地点约定不明确，不利于保障己方利益。第四，价款或报酬结算期限、方式模棱两可，造成对方拖延付款。第五，双方承担违约责任不平等或违约金、赔偿金计算方法缺失，不利于争议解决处理。第六，争端解决方式中诉讼或仲裁约定不明确。（5）重合同签订，轻后续履行，过程追踪监督不到位。（6）对合同评查和合同审计中发现的问题整改落实不力，屡查屡犯。

2 合同管理应遵循的基本原则

（1）合法合理原则。合同签订程序和合同主要条款必须符合法律规定，约定的权利义务应当公平合理，避免签订无效合同或效力待定合同。

（2）诚实信用原则。缔约的意思表示真实一致，并善意地行使合同权利，信守承诺地履行合同义务，提高合同履约率。

（3）有利于己方原则。合同条款的约定、合同的履行以及合同纠纷的解决，在合法合理的前提下，应尽可能有利于己方，保障本企业的合法权益。

（4）统一管理原则。合同实行统一归口管理，职能部门、责任人专项承办负责制，逐级审核审批。

（5）全过程管理原则。既重视签约，又重视履行，必须对合同的全过程进行有效管理，如有一个阶段缺失，有一个环节发生问题，企业就无法实现合同目的，甚至可能遭受合同损失。

3 合同法律风险控制措施

3.1 建立健全合同管理制度

合同管理制度作为企业内部的一项管理制度，其规范的对象不仅包括合同文本，还应包括以合同形式表现出来的全部交易过程，是企业合同管理的纲领性文件。具体包括：合同的法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，资信调查，审核审批程序，合同履行与纠纷处理，合同档案管理，合同评查，合同管理人员教育培训等制度。企业通过建立合同管理的一系列制度，做到有章可循、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、纠纷处理等处于有效的控制状态。属于企业重大合同的，需经专家论证，法务部门协同法律顾问对合同开展合法合规性审查，领导班子集体讨论并形成一致意见后签订，从而建立科学的决策机制。

3.2 明确合同管理体系

应采取企业法务部门统一管理，财务、审计部门各司其职，其他承办部门归口管理的模式。即企业法务部门是合同管理的业务部门，可设置专职合同管理员，负责编制企业合同管理制度；履行合同管理、指导和监督职责；负责合同格式文本的制订、修改；管理法定代表人的授权委托；参加企业重大经济合同的谈判并起草合同文本；合同的合法合规性审查以及协助实施合同纠纷的调查、处理等工作；财务和审计部门应各自在职责范围内做好合同的财务审查和审计审查工作；合同承办部门负责合同的起草、送审、签订、履行、后续管理、纠纷处理及归档等工作，可设置专职或兼职合同管理员。

3.3 制定合同格式文本

法务部门应会同合同业务部门及法律顾问共同制定标准的格式文本，充分考虑己方利益，认真甄选有利的措词，并且规定在相关交易活动中使用本企业拟定的格式文本，目的就是规范企业的对外行为，使不同部门、不同人员在不同时间进行的业务行为统归在企业的有效管控之中，更好地保护企业合法权益。

3.4 抓好合同管理过程控制

3.4.1 事前预防

（1）资格能力调查

《合同法》第9条第1款规定“：当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。”营业执照即是合同对方的身份证明，又是合同对方依法享有订立、履行合同权利的资格证书，应审验合同对方营业执照是否有效；交易内容是否在营业执照注明的经营范围之内；营业执照载明的注册资本额是否与交易规模相称；合同期间是否处于营业执照记载的有效经营期限内等。要查看税务登记证上记载的企业名称、地址与营业执照、合同上载明的是否一致，同时还要查看税务登记证上记载的企业税號，与发票上记载的税号是否一致。要调查缔约方的商业信誉，可以通过查阅财务资料、实地考察和访谈相关经营管理人员等方法，核实各种信息的客观性和准确性。同时关注对方的发展历史，行业协会、消费者和与其合作的其他企业评价。另外特别要注意对于一些具体业务或产品，国家特别规定必须持有特许行业或特种商品的经营许可证、施工资格等级证。比如通信产品的进网许可证、特种机电设备生产许可证、房地产开发、销售许可证等，应确认对方是否持有有效资质证明，与合同上载明的情况是否一致。

（2）履约能力调查

《合同法》第9条规定：“当事人订立合同，应当具有相应的民事权利和民事行为能力。”了解对方企业以往履行合同情况；设备、设施的规模能否满足合同的需要；技术能否满足合同的需要；资金和融资能力如何；财产状况和经营规模以及企业管理水平。

（3）合同形式的管理

《合同法》第10条第2款规定：“法律、行政法规规定采用书面形式，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”企业应当根据交易特点和防范合同风险的需要通过制度规定哪些合同应当以书面形式订立。采用数据电文形式通过要约和承诺方式订立的合同由于证据不易固定，企业应当慎用。除商业企业零售业务外，企业也应当严格控制使用口头合同。

（4）合同文本审核

法务部门应重点审核：合同签订依据是否充足；合同签订的形式是否符合法律法规规定；合同名称是否规范；合同主体是否合法有效；合同内容和条款是否齐全、准确，是否有利于合同执行和维护双方合法权益；合同标的的数量、质量、价款或报酬、履行的时间、地点和方式是否明确；合同双方权利与义务是否合理、平等；违约责任、解决争议的方法是否妥当等。不同种类的合同法务部门审核重点有所不同，比如租赁合同，押金的缴纳是一个重点要求；服务合同，服务承诺的内容就是重点；买卖合同，质量保修期限、保修范围就是审核重点；工程施工合同特别关注与工程质量、造价和安全有关的条款。财务部门应重点审核：采购类合同所约定的项目是否列入本企业年度财务预算；资产处置类合同所约定的项目是否按程序进行审批，是否按有关规定委托第三方进行评估、咨询；合同费用或价款的支付方式是否合理；结算票据的类型、出具时间是否合法合规。审计部门应重点审核：合同约定采购项目的必要性，是否是企业所需求的，是否符合年度采购计划要求；依法定或行业有关规定应进行招标的项目是否存在规避招标或违规选取采购方式的情形；合同真实性审查等。

（5）合同授权管理

企业对外签订合同，应由其法定代表人或授权代理人执行。一方面要对对方合同签定者身份进行确认，如发现不是法定代表人的，要求提供有效的授权委托书并入档管理。另一方面也应做好本企业合同签订的授权管理。授权委托可分为常年授权与专项授权。常年授权委托期限一般是一年，委托特定人员从事指定范围内的合同签订，超出指定授权范围的事务应由法定代表人专项授权。授权委托书应载明：第一，授权人的名称、地址、法定代表人或负责人姓名、联系方式；第二，被代理人的姓名、身份证号码、地址；第三，代理事项；第四，代理人的权限；第五，代理起止时间；第六，是否允许转委托；第七，授权企业法定代表人签署或加盖公章；第八，授权书签发时间。

3.4.2 事中控制

事中的过程管控非常重要，需要合同承办部门、财务部门、审计部门、法务部门等多个部门精诚合作，形成管控闭环。合同履行过程中一旦出现合同变更情形的，双方应就拟变更的内容进行充分协商一致，签订变更协议。但应注意有的事项不得以变更形式进行調整，比如：合同主要权利义务的主体变更；免除对方重要义务、责任或排除我方主要权利；增加、减少、变更有关条款使我方极为不利的等。双方不能就变更内容达成一致书面意见的，应继续按原合同履行，防止出现违约情形。当合同履行过程中出现异常或纠纷，可能导致合同无法继续全面履行时，合同承办部门应及时将有关情况反馈至法务部门，法务部门应快速核实相关情况，必要时请法律顾问、专家一起进行分析处理，提出法律处理的意见建议。另外，财务部门应准确把握合同的履约进度和合同的付款进度。一般合同履约进度和付款进度同步，但建筑工程类合同一般规定预付10%工程款项，完成阶段性进度验收支付50%，总体验收后支付20%，决算支付15%，质保金保留5%。对于生命周期比较长的合同，一般验收会分好几步，每步验收的标准和付款比例均应在合同条款内详细明确规定，业务承办部门需要到现场跟踪确定工作量和实物量，根据合同确认项目验收进度出具验收报告书，财务部门按照合同条款和验收报告书安排付款。

3.4.3 事后处理

事后处理是指合同的一方当事人出现违约行为后的应对措施，应在符合法律法规的前提下，从维护企业合法权益的角度出发，视情形区别对待，及时采取协商、仲裁或诉讼等方式，要求对方继续履行合同或承担违约责任以及解除合同、赔偿损失等。

3.5 加强后续监督检查

企业法务部门可制订合同评查标准，定期组织开展合同评查，并将评查结果以通报形式下发，督促相关责任部门、责任人落实整改，并举一反三，杜绝类似问题再次发生。随着企业外部法律环境、企业战略策略、业务范围的不断变化，企业合同法律风险的种类、性质、影响范围和表现形式也会发生变化，法务部门应将以往实践中已经发生的或有可能导致的合同法律风险进行归纳整理，识别风险点，编制风险清单，开展风险评估，针对性提出风险预警和防控措施，并定时开展风险会诊及更新完善。

总之，企业为了实现自身的合同利益，不仅要尊重合同、自觉践行契约精神，而且还要抓好合同法律风险防控，开展系统性、全过程、全岗位的动态管理。

参考文献

[1] 李金金.企业合同管理中的风险及防控措施[EB＼OL].国研网， 2015-05-28.

[2] 牛荡.企业合同管理标准化探讨[J].中国管理信息化，2017（1）.

[3] 熊慧琴.企业合同管理的风险识别及防范对策[J].企业改革与管理，2016（11）.