环境监测档案数字化工作流程

冯涛

将传统载体档案进行数字化加工处理，并以网络化的方式提供检索利用，既是国家档案事业发展的需要，也是适应环境监测事业发展的需要。如何科学、规范的开展档案数字化工作，实现环境保护档案信息资源共享，高效地为环境保护工作和社会提供服务，已成为档案部门的首要任务。档案工作者应立足本职工作，积极地开展档案数字化工作，为国家环境保护档案馆建设奠定基础。

一、明确档案数字化的原则和范围

环境监测档案数字化的原则是以需求为导向，以必要为原则，确定数字化范围，分清主次，把需要永久保存或者利用率高的档案优先数字化，以提高利用档案的效率。

根据环境监测工作的实际需要，需优先进行数字化的档案包括：

文书档案：30年和永久保管的档案

科技档案：计量认证、实验室认可、能力验证、质控考核、环境质量监测数据（水、气、噪声、土壤等）月报、季报、年报、环境质量报告书、环境质量通报、环境质量状况公报、各类调查报告（污染源普查、土壤普查等）、各类环境质量专报、环境统计、应急监测报告、“三同时”验收监测报告、环境监测规范及标准、获奖科研课题证书、仪器说明书、仪器检定证书等。

二、加强档案数字化的全过程管理，确保档案数字化的质量

1.档案数字化前的宣传、培训工作

档案数字化加工处理是一项复杂而又细致的工作，档案人员应做好先期的宣传、培训工作。聘请有经验的老师对兼职档案员和操作人员进行档案数字化知识培训，增强他们的档案意识和责任意识，使他们掌握档案数字化技术规范、数字化加工流程、扫描仪等设备的使用、图像文件处理方法等知识，减少工作中的盲目性和随意性，提高工作效率，确保档案数字化工作的有序开展和实施。

2.档案数字化前的鉴定工作

档案数字化之前，开展档案鉴定工作尤为重要。不仅影响数字化工作的进度和效率，也影响数字化工作的质量和成果。档案人员应对档案的内容、价值和案卷质量进行鉴定，把环境监测工作中利用率高、档案价值大、对外公开的档案挑选出来优先进行数字化。在确定档案数字化对象之后，再对案卷中每一份文件进行鉴定，重要的文件做好标识优先进行扫描。档案人员还需对案卷质量进行鉴定，包括：档号是否标准、案卷题目是否规范、文件页码标注是否规范、目录著录是否完整、涉密档案是否作标识等。如发现案卷存在上述问题，应重新对档案进行整理，并做好档案数字化登记和统计工作。

3.档案数字化前的整理工作

根据档案鉴定情况，档案人员应对不符合要求的档案重新进行整理，以确保档案数字化的质量。环境监测档案普遍存在如下问题，需重新进行整理：

（1）案卷题目存在机构称呼不规范、信息不全等问题，应进行修改。如：全省噪声监测报表应改为××××年××省噪声监测报表。

（2）文件页码错编、漏编，出现33-1、33-2现象；档案正反两面都有信息的，只标正面页码；人工编写页码存在字迹难以辨认现象；以上问题应进行修改或重新编页码。

（3）卷内目录中著录的题名与文件标题不一致，应重新进行档案著录。

（4）卷内目录在著录过程中出现“件中件”现象，应进行修改。如：合同及合同评审作为一份文件著录时，应按两份文件分别著录。

（5）若环境监测档案编制页码的方式是大流水编号时，在扫描之前，应按每份文件重新编页码。

数字化前整理的档案应填写备考表，并由整理人、审核人签名。在备考表中除标明文件页数、重份、重新整理档案等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况。

4.档案扫描工作

（1）页面为黑白两色的档案采用黑白二值模式进行扫描，分辨率选用200dpi。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可用彩色模式进行扫描，分辨率选用150dpi。这样既可以保证扫描的效果，又可以节省存储空间。需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。

（2）对大幅面档案可采用分区扫描，然后将多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像。

（3）对纸张状况较差，过薄、过软或较厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

（4）对特殊纸张或档案原件清晰度差、文字偏小、行间距和字间距密集的档案可通过提高分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

5.图像处理工作

档案扫描工作结束后，档案人员应对图像数据质量进行检查。扫描后的图像视觉效果应与档案原貌相近，应做到内容齐全完整、字迹清晰、页面整洁干净、图像端正。在检查中如发现图像放大后不清晰、排列顺序乱、漏扫、不完整、图像偏斜、方向颠倒、有白边、黑边、黑线等问题应进行处理或重新扫描。

6.图像存储工作

（1）档案扫描后形成的图像文件一般采用TIFF、JPEG格式存储，在网络上提供查询的扫描图像可采用PDF格式存储。存储空间：A4为20-30KB/页。

（2）扫描后的图像文件应以文件夹方式进行存储。文件夹的命名应以该份文件或该卷档案的“档号”命名，如：001-JY-SA21-1。工作中为了方便图像、数据质量检查和利用，在“档号”文件夹下，再建立多个“件号”文件夹，分别用于存放不同份文件所属的图像文件。如：一本案卷由10份文件组成，首先建立一个“档号”文件夹，然后在“档号”文件夹下建立10个“件号”文件夹。“件号”文件夹的命名：档号+件号，如：001-JY-SA21-1-1。

（3）档案扫描后应为图像文件命名。图像文件名由档号与图像顺序号两部分构成。文书档案按《归档文件整理规则》整理的档案的图像文件名为：全宗号+年度+保管期限+机构（问题）+件号+页号+.扩展，如：001-2016-Y-DQL-1-1.JPEG。科技档案以卷整理档案的图像文件名为：全宗号+案卷目录号+分类号+案卷号+件号+页号+.扩展名，如：001-JY-SA21-1-1-1.JPEG。

7.目录建库工作

档案扫描工作结束后，档案人员应按照《档案著录规则》的要求进行著录，建立档案目录数据库。档案著录时应注意如下问题：录入题名应与文件标题保持一致；题名不能揭示文件材料内容时，原题名照录，并根据其内容填加信息。如：干部任免通知中有本单位职工时，应在题名后录入本单位职工姓名，加“[]”号；责任者必须著录全称或通用简称，如：辽宁省不得著录全省；文件日期应为8位数字；姓名是两个字时，中间不能有空格字符，以免影响检索。

8. 档案数字化后的验收工作

（1）为了保证档案数字工作的总体质量，需要以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接。由软件随机抽取图像文件，以1：1的比例显示，核对案卷原件与数字化后的档案内容，核对图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否一致，确保图像文件保持档案的真实性和原始性，保证挂接档案系统后能正确地调取利用。

（2）为了保证档案数字化成果的安全，验收合格的数据应及时进行备份。选用光盘或移动硬盘分别进行备份，一式三份，一份存档，一份提供利用，一套异地保存。備份数据需在不同型号的计算机上进行检验，检查能否打开、能否读取、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。备份数据的存储介质上需用记号笔做好标识，方便查找和管理。

（作者单位：辽宁省环境监测实验中心 ）