浅议档案馆的社会服务功能

侯小龙

1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》 规定：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、 声象等不同形式的历史记录。它所具有的记忆历史、传承文明、服务现实的独特作用，在当今社会各方面的不断发展的大背景下，已越来越深入、越来越广泛地渗透到社会各个领域和各个方面。同时也给作为保管党和国家重要档案基地的国家综合档案馆，提出了如何适应新形势、新情况，以怎样的站位、思路、方法，来做好服务社会的工作，本人认为应从以下几个方面着手。

一、找准站位，明确目标

实现“五位一体”（爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心）和建立“三个体系”（建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系、建立确保档案安全保密的档案安全体系），是对档案馆社会功能的定位和工作目标的确定。从中可以看出如何最大限度地满足社会对档案利用需求是其根本所在，这也就确定了档案馆应把为社会提供高效、优质服务作为一切工作的出发点和落脚点，最大限度地满足社会各界对档案利用的需求。同时，随着社会的不断发展，社会对档案的利用需求方式也发生了变化，对档案馆的传统提供方式提出了新的要求。为此，档案馆要牢固树立服务意识，创新服务机制，以服务社会为出发点，充分发挥档案馆的社会服务功能，使档案的价值在发挥档案馆的社会服务功能中得到充分体现，为社会和谐发展、传承历史文明、构建良好的发展环境提供保障。

二、围绕中心，服务大局

档案馆作为保管党和国家重要档案的基地，在为各级领导决策服务、为各部门工作服务中具有其它部门无法替代的服务功能。为此，档案馆就要从自身所具的优势出发，在开展服务大局的工作中，紧紧围绕国家和本地工作中心，拓宽服务思路，及时、准确、全面地为各级部门工作提供档案信息服务。应进一步加强与各部门的沟通与联系，及时了解对档案信息的需求。同时，要积极介入到重大事件、突发事件的应急处理过程中，在及时提供信息服务的同时，做好档案的接收进馆工作。要建立起具有自身特点的档案目录信息中心，充分利用网络等现代化管理手段，达到各级领导、各部门与档案馆间的“零距离”接触，实现档案馆就在他们身边。

三、贴近生活，创新服务

随着社会的不断向前发展，社会各界尤其是公众对利用档案的需求在不断上升，这对于过去以为党政机关服务为重点的档案馆提出了新的要求，档案馆旧有的服务方式、服务内容已在很大程度上不能满足公众利用档案的需求。为此，档案馆必须认清所面临的新形势、新情况，通过创新服务，使档案馆的服务贴近社会、贴近公众生活。如档案馆保管的档案中有大量的诸如工商业者开歇业登记表、学生分配、知青、招工、先进人物表彰、入党登记、土地征用、公证、人事任免、仲裁、职工录用、转正、聘任、调资、定级、离退休、调动、工资、婚姻等与群众切身利益密切相关的民生档案，这些档案跨越年代长，涉及内容众多，开发和利用好这些档案对社会有着不可估量的作用。为此，档案馆要进一步加大涉民档案的管理和利用的工作力度，通过建立专题档案数据库、档案数字化等工作，使涉民档案得到更好的保管和利用。同时，要继续做好政府信息公开查阅场所的工作，使社会群众能及时了解和掌握政府信息。还应加快档案开放的审查过程，使开放档案尽快与社会“见面”。此外，还应充分利用馆藏档案举办展览、开办档案馆网站、社会档案咨询站等服务公众的方法，使档案工作更加贴近社会、贴近群众。

四、编纂史料，主动服务

档案馆通过开展档案编研工作来体现档案的内在价值，充分发挥档案的作用，历来是档案馆主动服务社会的重要形式和有效途径。档案承载了悠久的历史和厚重的文化，需要挖掘和传承的内容极其丰富。档案馆要通过采取诸如自主开发、联合开发等多种形式，以紧贴社会发展、紧贴百姓生活为目的，以“大部头”和“短平快”相结合的方法，主动加大档案史料的开发力度。档案史料开发内容既要有宣传国家大政方针，又要有反映百姓生活情趣；既要有现实反映，又要有历史回顾。通过公众喜闻乐见的形式，以此来提高公众阅读情趣，使这些编研成果成为公众生活中必不可少的得力助手和方便工具，成为提供正能量、传播文化知识、丰富文化生活的宣传平台。

五、热情服务，满足需求

档案馆的服务工作是面向全社会，服务环境和服务意识决定档案馆在公众心中的形象。为此，档案馆应进一步在提高服务质量、服务水平上下功夫。要进一步树立公众第一、一切从公众利益出发、服务至上的服务理念。一是要进一步增强服务意识，提高服务质量。做到使用文明用语，规范接待用语，真正做到热心、诚心、耐心，做到百问不烦、百拿不厌，想利用者所想、急利用者所急，尽我们最大的努力，满足各方面利用者的需求；二是进一步熟悉馆藏。尽量缩短查找时间，方便、快捷、及时、准确地为利用者提供服务，保证查准率查全率；三是进一步要拓宽服务渠道，多角度、全方位地开展服务。除接待来馆查询者外，进一步做好通过档案公布、档案开放、电话咨询、网上查询等多种方式提供服务。四是要进一步改善服务环境，为利用者营造一个更加文明舒适、休闲、温馨、洁净的利用档案的环境。

六、丰富资源，高效服務

“巧妇难做无米之炊”。搞好档案馆社会服务，必须建立在丰富馆藏档案的基础上。目前，随着社会的不断发展，社会各界对档案的需求程度越来赿高，范围也越来赿广。由于受历史原因的影响，过去档案馆接收进馆的范围基本上是党政机关所产生的档案，其中绝大部分又是文书档案，馆藏内容和结构在很大程度上已经不能满足社会各界利用档案的需求。为此，档案馆应进一步下大力解决好这一问题。应在确保正常接收进馆的同时，采取一定的措施，在条件允许的情况下，尽最大可能将反映本地地方特色的诸如风土人情、人物事件等方面的档案接收进馆，将与百姓利益相关的公证档案、房屋土地档案、婚姻档案等接收进馆，使档案馆所保存的档案能够较为全面的反映出本地社会各方面的历史面貌，能够满足社会各界查阅档案的需求。

总之，新的形势、新的发展、新的要求，给档案馆的服务工作提出了新的更高的要求。因此，进一步树立服务大局、服务社会、服务群众的理念，拓宽服务领域，改进服务方式，提高服务水平和质量，使档案馆工作更好更快地为社会服务，为社会的发展加油助力。

（作者单位：张家口市档案局 ）