检测行业档案资料信息化方案研究

陶乾+张迪思+曾琼

一、检测档案管理现状概述

检测行业是随着社会发展延伸出的新興服务业，也是实现经济可持续发展的支撑领域，承担着为经济建设提供标准化计量测试和产品检验技术服务，为政府监管部门提供执法履职的技术保障和依据的职能。而检测记录档案是检测行业对结果报告进行溯源的重要凭证，检测和校准实验室能力认可准则（ISO/IEC 17025：2005）中对检测记录档案的范围、编写、修改、保存期限等有明确要求。传统的检测记录档案归档流程是先由具体试验部门负责编制、整理，随后交档案管理部门根据年份、任务号等进行编号、盖章标识、存档。随着检测行业的发展壮大，检测任务量亦越来越大，检测机构普遍存在归档工作量大、归档效率低下 、档案借阅与归还管理不规范、不便统计等系列问题。如何规范、高效、及时的完成检测记录档案的归档工作是每个检测机构都面临的问题。本文针对记录档案管理过程中存在的问题，结合实际工作需求，利用信息化手段，提出下述改进方案，以期实现检测档案管理工作的全面规范和归档效率的持续提高。

二、档案管理系统建设方案

1.方案概述

在进行信息化档案管理系统建设时，需要体现“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，立足“资源服务和业务管理”的宗旨。为利用计算机信息化技术系统，使其更高效、可靠地管理档案资源，拟从规范归档方法、提高归档实时性、保证档案准确性和完整性等几个方面采取完善措施，在企业经典档案管理模式的基础上，结合目前成熟的条码技术（如条形码、二维码），参考现有类似的管理系统（如图书管理借阅系统），实现档案管理系统的电子信息化完善升级。嵌入条码技术后，档案管理系统中归档、借阅、修改等主要功能的实现流程如图1所示。

采用条码技术后的档案管理系统，每份文件、档案都有唯一条码作为身份标识，这个条码包含文件、档案的诸多信息，如记录号、年份、检验记录数量、归档科室、归档日期、归档人等。通过这个条码，纸质文件档案和档案管理系统之间建立起了明了详尽的关系，减轻了档案管理人员的归档工作量，规范了档案归档、借阅、修改等管理方法，提高了档案管理工作的效率。同时，条码技术的应用、系统的完善也增加了文件档案的查询追踪操作性，进一步提高了整个档案管理工作的效率。

2.系统功能描述

2.1档案归档

引入条码技术后，档案归档的详细流程如图2所示。

条码技术应用后，每份报告文件、每个档案袋都有自己的身份标识。档案管理系统利用条码在纸质文件、档案袋和系统之间建立起了电子信息化桥梁，给档案管理工作带来的效益主要体现在以下几个方面：

（1）从报告生成、档案归档至后期档案的其它管理都可以通过系统进行实时查询与追踪，避免档案遗失现象。

（2）归档系统的排队和提醒功能可以让申请人明确纸质档案提交时间，避免出现网上归档申请通过后，因纸质档案未及时提交而造成的待归档档案积压的现象，促进了档案归档工作进程。

（3）人工印章核对档案报告资料完整性的方式被取代，档案管理人员通过扫码形式，利用系统资源自动核对送来归档的档案的完整性，大大节约了归档核查时间，提高了工作效率。

（4）档案袋的条码信息丰富，加上档案存放位置的体系化、信息化，使得整个档案库信息的清晰度增加，方便在系统里进行档案的查询、档案库里对纸质档案袋的查找。

2.2档案借阅

档案借阅与归还系统功能流程图如图3所示。档案管理系统的续借与归还功能模块可参照现在成熟的图书借阅系统进行完善。档案借阅归还流程的规范，有利于档案的追踪，方便有借阅需求人员的同时也可以减轻档案管理员的工作量，提高工作效率。

2.3档案修改

已归档的档案不得被随意修改。若确实有修改需求时，需要得到相应负责人和档案管理员的同意，相应的修改信息应在档案管理系统里详细记录，做到有据可查。档案管理系统里，档案修改的功能流程图如图4所示。

2.4其它功能

引入条码技术后，档案管理系统的其它功能模块也应该结合实际需求进行相应的改进，从而实现档案管理系统的全面信息化。

此外，档案管理方法和技术的发展日新月异，将会给档案信息处理带来更多的手段，同时也会带来更加丰富的信息表达形式。这些都要求系统在改进完善时考虑技术变化的可能性，为可能的变化预留一定的系统处理能力。

（作者单位：重庆车辆检测研究院有限公司）