浅谈高校建立用户信息反馈档案的重要性

周丽娜

摘要：高校档案详细记录了高校招生、教学、日常管理以及教学科研等工作的原始数据信息，对于高校和社会均有重要的参考价值。随着我国高等教育事业不断发展，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。但就现阶段高校档案管理工作而言，用户信息反馈作为档案资源开发利用的重要工作环节，却并未受到应有的重视，对于这一环节的研究也相对较少。笔者从高校档案管理入手，就其用户信息反馈存在的问题及解决措施，发表几点看法。

关键词：高校档案；管理工作；用户信息反馈档案；重要性

中图分类号：G2

文献标识码A

文章编号2095-6363（2017）04-0087-02

主体要素、客体要素、中介要素和职业技能，是组成档案职业的几大要素，其中客体要素包含3个子系统，分别是档案信息开发、档案实体管理以及档案反馈信息处理。随着社会发展，档案资源逐渐受到人们的重视，但对于档案信息反馈处理的研究较少。档案工字的根本目的是对档案资源的开发利用，档案反馈信息处理属于档案信息开发利用的最后環节，其本质是对档案工作的整体控制和反馈，对于提高档案信息资源开发效率和工作质量，具有重要的现实意义。

1.用户反馈信息档案基本内涵概述

档案职业主要包含以下几方面要素：1）主体要素，即以档案为主要管理对象的社会职业群体；2）客体要素即档案，包括档案信息开发、档案实体管理以及档案反馈信息处理3个子系统；3）中介要素，即社会发展过程中对主体和课题要素，产生的需求和满足需求，进而形成的档案职业存在环境；4）职业技能是指主体认识客体过程中使用的手段。

信息反馈属于客体要素范畴，具有极其重要的地位。反馈在控制原理中具有如下定义：将控制系统输出部分信息或全部信息，返回系统信息输入端，并影响信息再输出的过程。一般情况下，档案工作包括档案收集、整理、保存以及开发利用4个工作环节，其中开发利用是档案工作的根本意义所在，在这一环节中进行信息反馈，就是对整个档案工作的总控制和反馈，具有提高档案工作效率和质量的重要意义。

高校档案详细记录了高校各相关活动、工作的原始信息，具有极高的价值。但高校档案信息反馈工作并未受到的应有的重视，限制了高校档案正式效用的发挥，亟需对其进行调整，以促进高校档案工作进一步发展。

2.高校用户信息反馈档案发展现状分析

目前高校用户信息反馈档案工作主要存在以下几方面问题：

1）反馈意识薄弱。由于高校对于用户信息反馈档案缺乏应有的重视，导致多数师生使用档案后，没有填写档案利用效果登记表的习惯和意识，反馈档案建立极为困难。

2）反馈档案制度缺失。多数高校档案部门未将反馈信息档案作为正式工作，纳入工作制度中进行管理，工作职责、责任模糊，导致该项工作发展缓慢。

3）用户反馈方法收集方式单一。目前，多数高校用户信息反馈依靠“档案利用情况登记表”完成信息收集，缺乏与档案使用者的互动交流。

4）反馈信息处理缺乏科学性。目前，多数高校档案工作人员，侧重于收集档案使用效益相关信息，对于使用者提出的意见或建议，缺乏应有的重视，限制了档案信息反馈效用的发挥。另一方面，反馈信息经简单处理后，通常就会被整理收藏，有效利用率低，无法对档案工作产生积极地促进作用。

3.高校用户信息反馈档案建立措施分析

3.1加强用户信息反馈档案宣传

高校应从自身档案管理部门入手，加强用户信息反馈档案宣传，以提高学校师生对于用户信息反馈档案的认识和理解，提高师生档案信息反馈意识，使其认真完成档案信息反馈调查问卷，提高信息反馈质量，促进用户信息反馈档案进一步发展。宣传形式应尽量多元化，以扩大宣传影响，提高宣传工作工作质量，具体途径包括校园广播、校刊、校报、校级宣传讲座等。

3.2完善用户信息反馈制度

1）加强用户信息反馈制度建设。科学、系统、完整的制度是确保工作有序保质进行的基础。高校通过加强制度建设，将用户信息反馈档案工作定为高校档案工作重点工作，提高档案工作人员对其的重视，规范档案工作人员行为，落实各项工作职责和具体责任。

2）建立用户信息反馈档案。高校档案部门应根据用户信息反馈建立相应的档案，通过系统的档案工作，发挥用户信息反馈档案的实际效用，促进高校档案的进一步发展。

3）定期组织用户信息反馈档案交流会。在交流会中，集中解决用户信息反馈中的主要问题，总结用户信息反馈管理经验，不断完善用户信息反馈制度，探索新的用户信息反馈模式和信息收集渠道，以实现动态的用户信息反馈档案管理。

4）完善用户信息反馈监督制度。监督制度是用户信息反馈制度有效实施的根本保障，根据相关制度强制执行再反馈操作，可有效解决惰性问题，不断为信息反馈档案建立注入活力。

3.3积极扩宽信息反馈渠道

用户反馈信息是用户信息反馈档案的基础组成，因此，高校应积极扩宽用户信息反馈渠道，由被动接受改为主动收集，以提高用户信息反馈档案的质量和真实性。

首先，高校档案部门可通过封闭式意见箱收集用户反馈信息，这种方式的优势在于自愿性和便捷性，便于获取真实的用户反馈信息；其次，高校应通过调查问卷的形式，定期对档案使用者进行信息反馈调查，以保障基本的用户反馈信息收集工作；最后，高校应积极探索网络交流论坛等信息收集渠道，顺应时代发展需求，提高用户信息反馈的影响，完成用户信息的收集工作。

4.结论

综上所述，用户信息反馈作为档案资源开发利用的重要环节，承载着提高档案工作质量的重要作用。因此，高校应全面加强对用户信息反馈档案建设工作的重视，通过加强宣传、完善制度等措施，提高用户信息反馈档案工作质量，从而促进高校档案工作的进一步发展。