正本清源，防微杜渐——谈运用前端控制思想预防干部人事档案造假问题

文·任胜云 李孟秋

正本清源，防微杜渐
——谈运用前端控制思想预防干部人事档案造假问题

文·任胜云 李孟秋

干部人事档案造假现象由来已久，近年来更是屡见不鲜，许多因贪污腐败落马的官员在审查过程中往往都会发现档案造假的问题，其改动幅度之大，涉及范围之广令人震惊。自2014年10月开始，在中央组织部部署之下，全国分三批开展干部人事档案审查工作。截至2016年年初，首批省管干部档案专项审核工作已经完成，这一阶段性成果表明干部人事档案造假问题愈发得到关注。本文分析了造成干部人事档案造假的原因，同时引入前端控制的概念，介绍运用前端控制思想预防干部档案造假的措施，希望借助前端控制理论杜绝干部人事档案造假现象的发生。

一、造成干部人事档案造假的原因

近年来有关干部档案造假最著名的当属王亚丽档案造假事件。王亚丽，原共青团石家庄市委副书记，被称为“骗官书记”。在冒充他人女儿意图侵占他人遗产时，遭当事人家人举报。2011年1月，王亚丽被逮捕，同时有11名干部被查处。再后来的审查过程中被发现身份、年龄、履历、档案均涉嫌造假，除了性别无误之外其他信息都存在造假现象，“12岁当战士、22岁成为一家大型军医院的药剂师”等看似荒唐的内容都出现在了王亚丽的档案中，成为近年来轰动的造假大案。

王亚丽档案造假事件可以说是近年来非常典型的干部人事档案造假事件，透视整个事件，可以总结出干部人事档案造假的主因：

首先，管理者重视不够：实际管理中往往很多相关领导并没有意识到所管理档案的重要性，对于自己所负责的档案听之任之，并不上心管理，没有组织统一的归档识别活动；更有甚者睁一只眼闭一只眼，甚至在更高层领导的示意下对存在问题的干部人事档案不予理睬，造成了许多虚假干部人事档案的产生。

其次，具体管理人员水平低下：管理人员的专业技能存在问题，无法鉴定干部人事档案中材料的真实性；不懂得从已有档案中提取有效信息，为干部的任用升职提供依据。与此同时管理人员责任心缺失，在归档过程中片面追求速度与完成度，导致整体工作相当粗线条，许多问题在此过程中被忽视，造成许多问题。

最后，档案归档过程不规范、归档制度不完善、归档方式落后：在归档的一系列活动中，工作人员并没有按照规定的要求进行归档，导致许多相关证明材料缺失或者遗漏甚至造假；在文书材料收集、鉴定、归档或销毁的过程中职责划分不明确，缺少行为规范，导致归档人员相互推诿，甚至发生肆意翻看、修改他人档案的现象；文件传递渠道单一，仅仅依靠文书部门工作人员单向进行材料传递，为造假提供了便利；同时许多地方仍然停留在纸质档案归档阶段，档案信息化程度不足，也为档案材料造假提供了滋生的土壤。

要彻底解决干部人事档案造假的问题，就要从源头上改变，档案归档过程中存在的一系列问题就是造成当前造假现象的根源，为了规范档案归档的每一个环节，可以引入目前在档案学界已经相当盛行的一种理论——前端控制思想。

二、前端控制及其理论迁移

（一）进行前端控制的必要性

1.干部人事档案造假现象日益猖獗

近年来，各种干部人事档案造假的案件屡屡见诸报端，许多官员伪造、虚构自己的人事档案材料来骗取官职或为自己牟取利益，对社会的良性发展造成了极大的危害，也引起了社会的广泛关注。如何杜绝干部人事档案造假，维护国家、社会的利益愈发成为社会大众的关注点。

2.对干部人事档案从根源上进行管理的客观要求

如上文所提，在讨论造成干部人事档案造假的原因时，归档过程不规范、归档制度不完善、归档方式落后这三点之所以被合并讨论，是因为这三点基本涵盖了归档这一进程中存在的相关问题。归档，作为干部人事档案的起点在很大程度上决定了干部人事档案最终的真实性与完整性。因此，对干部人事档案的严格管理需要从根源上进行。

3.前端控制思想的理论优势

如何从根源上规范干部人事档案管理？进行前端控制是非常合适的方法。前端控制思想是一种基于文件生命周期理论和文档一体化管理理论，其核心思想是将以往的档案管理起点迁移，对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等活动实行全过程监督控制。针对当前干部人事档案收集与人事材料使用完毕进行下一步处理之间存在的脱节现象，合理采用前端控制思想管理干部人事档案有利于前移管理起点，从根源上杜绝造假现象。

（二）前端控制理论在干部人事档案管理领域的理论迁移

在逐渐接受前端控制理论在干部人事档案管理领域的应用之后，就要将其具体实施。由于干部人事档案管理的特殊性，不可能完全借鉴前端控制理论，需要根据干部人事档案的自身特点进行分析与调整。在干部人事档案管理领域，前端控制理论的具体应用主要体现在以下几点：

第一，对干部人事档案进行前端控制，应重新分析干部人事档案的处理环节，采用综合全面的管理方法，覆盖从文件到档案的每一个过程，协调各部门的文书档案处理工作，消除原有过程存在的矛盾点，最大程度保障干部人事档案在每一个处理环节的真实性与完整性，提高管理效率达到最优效果。

第二，前端控制理论的适用对象在干部人事档案管理领域应拓宽到所有相关档案，无论其载体是纸质档案还是电子档案。这与原本前端控制理论的适用对象主要是电子档案存在矛盾，但这一改变适应了干部人事档案载体主要是纸质档案的现实，有利于提高管理效率。这一点在下文会进一步展开论述。

第三，在干部人事档案管理领域中，采用前端控制理论的最终目标应该是实现对干部人事文件的全过程控制，实现人事材料从形成，利用到失去第一价值后收集、鉴定以及最终归档或销毁，达到对文件的完全掌握，使管理行为提前到人事档案形成之前。

三、促进前端控制理论付诸实践的措施与建议

（一）推进干部人事档案管理领域的制度创新

1.加强制度约束

要提高干部人事档案工作人员的工作效率，不但要靠自觉，更要完善制度，加强制度约束。通过明确工作制度使相关人员了解各自的工作职责，清楚所在岗位的工作要求，不渎职，不糊弄；设立相关奖惩制度，奖励完成工作状况出色的工作人员，对尸位素餐，或者故意泄露档案信息甚至篡改档案内容的工作人员给予严厉惩罚甚至追究法律责任。

2.加强各机构之间协作，明确各自权限

干部人事档案的管理并不仅是本机构干部人事档案管理部门的职责，更与文书处理部门、业务指导部门、档案管理部门等机构息息相关。要取得良好的管理效果，必须强调档案管理部门与相关部门的协作，各司其职，严谨完全地履行各自范围内的职责。例如文书处理部门与干部人事档案管理部门要及时沟通，协商好档案的交接问题；管理部门要及时与业务指导部门取得联系，接受业务指导部门对于档案管理的相关指导。

3.推进干部人事档案管理标准化

干部人事档案管理标准化，主要是指文书处理工作与档案管理工作标准化，这既是档案管理实践的要求，也是推进文档一体化管理的必要条件。如果在两个领域设立两套标准，那么会极大阻碍工作的交接，降低文件处理效率，因此必须加强标准化一体化建设。同时相关建设应和国家与国际标准接轨，确保形成科学的规范体系。

（二）简化干部人事档案归档流程

原有的干部人事档案归档过程非常繁杂，造成归档效率低下，实际归档效果较差等问题，加大了干部人事档案造假的风险。要减少造假风险，必须从简化归档流程入手，重新分析归档过程经历的一系列环节，加强档案管理部门与文书处理部门的直接联系，减少两者之间不必要的冗余，使文件处理直至归档的各个过程条理清晰，分工明确，没有漏洞。为整个归档过程提供便利。

（三）提高档案工作人员职业素养

档案机构要通过加强宣传教育等方式提高干部人事档案从业人员的职业道德修养，增强他们的职业观念与责任感，让他们明白干部人事档案管理管理对于国家和社会的重要意义，使他们在工作中能严格遵守人事文档工作规范，本着对档案负责，对人事档案当事人负责的原则，遵照党和国家的有关政策，严谨认真地对待人事文档工作，切实维护人事档案的真实完整性。

（四）改善档案工作人员知识结构

前端控制思想的引入对于干部人事档案领域来说是一个改善管理的契机，但同时对于相关工作人员来说也是一个挑战，这意味着以往的专业知识储备已不能适应逐渐发展的档案管理实践，档案工作人员必须及时更新专业技能，及时了解行业动向，学习新知识，适应行业发展规律；同时计算机及网络技术成为文档一体化进程中不可或缺的重要因素,文档一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。档案人员要有针对性地加强外语、电子计算机技术、现代通讯及网络技术、办公自动化和电子辅助设计等知识的学习。

（五）加强对档案管理人员的宣传

要加强对干部人事档案管理人员的宣传教育，使他们了解涉及人事档案管理的有关法规，增强他们的道德观念与法律观念。同时加强前端控制思想的灌输，让工作人员加强对前端控制理论的了解，主动学习相关知识，紧跟行业发展动向，提高档案管理效率。

干部人事档案管理有关干部的任用与选拔，涉及国家与社会的利益，马虎不得。加强干部人事档案的前端控制，有利于从源头加强管理，防止造假。相关档案工作人员应该尽早接受前端控制理论，及时掌握相关理论，提高管理效率，防止造假，维护国家与社会的利益。

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（作者单位：山东建筑大学 / 山东大学历史文化学院）