公证处强化公证档案规范化管理

吴展文

摘 要： 在新的经济环境下，公证处对公证档案管理的重视程度越来越高，公证档案管理是公证处发展过程中的重点任务，当前公证处档案管理过程中还存在一些问题，针对这些问题必须要积极加以处理，提高公证档案管理的规范化程度，促进公证处实现可持续发展。本文对公证档案管理的意义、存在的问题以及对策进行分析和探讨。

关键词：公证档案 档案管理 问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0013-01

引言

随着我国经济社会水平的不断提升，公证工作的覆盖范围越来越广泛，公证工作已经应用到社会各个层面，公证工作中产生的档案数量也越来越多，公证档案管理也被越来越多的人们关注。加强公证档案管理，有助于推动公证档管理工作的扩大，为公证工作提供更多全面的档案资料。在市场经济环境中，公证处必须要要不断进行改制，新的管理体系对于公证处的各项工作的顺利开展有很大的帮助，在公证档案管理过程中也加强了管理制度的完善，對传统的管理制度进行创新，构建了完善的管理体系，可以有效地应对公证处在日常发展过程中出现的各种突发状况，对公证处的发展有良好的促进作用。

一、公证档案管理工作的意义

公证档案是国家档案体系中的重要内容，真实地记录了公证机关的实际活动以及产生的各种公证结果，是对公证处工作情况的实际反映，在公证行业中具有十分重要的参考价值和意义。公证档案的作用主要表现在以下几个方面：

1.对公证工作进行有效地衡量

公证档案是对各种客观事实的记录，公证工作要求公正、透明，正是由于公证工作的特殊性，因此要求公证员在公证管理过程中要按照相关的法律法规以及程序执行公证工作，档案是对公证工作进行记录的主要文件，是在公证工作中产生的各类文件信息，因此可以真实地反映出公证工作清理。在现代社会中，通过对公证工作的统一规范化管理，通过各种计算机技术的应用，可以获得更加真实、准确的公证资料，从而减少传统记录过程中产生的虚假记录问题，使得档案资料得到保存，便于利用，更有助于对公证工作进行监督。

2.公证档案管是公证行业的基础

任何一个行业的发展都会产生档案信息，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。公证档案的负责人不仅是公证档案管理人员，还包括公证员、档案材料保管员、信息记录的相关人员，由此可见公证档案管理是公证处各个部门的交汇工作，需要公证处的全体人员都参与进来。通过对公证档案管理过程的规范，可以有效地处理档案管理过程中的各种问题，促进各个部门之间的协调发展，为公证行业的发展奠定基础。

二、公证档案管理存在的问题

公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有十分重要的查考和利用价值，随着公证工作逐渐走入人们的生活，公证档案管理受到的重视程度也越来越高，公证档案数量越来越多，传统的工作档案管理还存在一些问题，对公证处的发展产生严重阻碍。

1.工作档案管理重视程度不高

在公证处的不断发展过程中应该要加强对公证档案管理的重视，明确公证档案管理的重要意义，尤其是在新时期，对公证档案管理工作理念要进行创新。当前有的公证处在发展过程中对档案管理的重视程度还不够高，公证档案管理目标不够明确，因此导致公证处的公证档案管理工作受到影响。

2.档案管理安全问题

随着信息技术的不断应用，对公证处公证档案进行管理时要实现统一管理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，加强对信息化管理系统的应用，使得内部的各个部门之间可以加强联系，但是在信息管理过程中依旧存在很多安全隐患，公证档案是具有很高的参考和利用价值的档案信息，安全管理是公证档案管理过程中的重要内容，当前有的公证处在档案管理过程中还存在一些问题，导致档案泄露、丢失、相关要素不完整等问题出现。

3.缺乏统一的管理机制

公证处档案管理体系和制度不健全是影响公证档案管理效率的主要原因，在公证处发展过程中缺乏明确、严格的公证档案管理制度，管理标准比较混乱，没有制定统一的收档制度，导致公证档案的收集、整理等工作都不够规范，对公证档案管理水平产生严重影响。

三、公证档案管理策略

1.加强对公证档案管理的重视

在公证处的发展过程中，档案管理是一个十分重要的环节，对于公证处的发展有十分重要的意义。在公证处不断改制的过程中应该要对公证处的各项管理任务进行重新布局，加强对档案管理工作的重视，构建专业化档案管理队伍，对传统的档案管理过程中存在的问题进行解决，以提高档案管理水平。公证处应该要注重档案管理的规范性，从管理制度、管理技术、管理方法等方面着手，对传统档案管理过程中存在的一些问题进行积极有效地解决，提高档案管理的规范性，防止产生一些不合规定的档案资源，造成资源浪费。

2.提高公证档案管理过程中的安全性

公证处公证档案是公证处发展过程中的各种信息、资源的汇总，在信息时代背景下，信息化管理模式逐渐在档案管理过程中广泛应用，但这个过程中也存在很多的安全隐患，比如公证处公证档案信息被泄露，由于公证处的性质相对比较特殊，一些机密公证档案信息对公证处的发展有十分重要的意义，如果出现信息泄露，对于公证处的发展会产生严重的影响。在信息时代，信息泄露成为公证处公证档案管理过程中不可避免的一个重要威胁，对此，在公证档案管理过程中还应该要加强安全管理，通过对档案管理过程进行规范，从而不断提高档案资源的安全性。在信息技术不断应用的过程中，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在公证处公证档案信息管理系统中进行应用，对的各种公证处公证档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的公证处公证档案要实施不同的管理，比如一些机密公证处公证档案，要进行绝密保存，一些非机密公证处公证档案，则可以在内部系统公开查阅。

3.完善公证档案管理制度

在信息化时代背景下，公证档案管理要逐渐实现信息化、规范化，传统的人工管理会导致档案管理过程中的一些不规范现象，例如档案收集整理不全面、档案备注不清楚等，这些都对档案资料的利用产生影响。因此在公证档案管理过程中要积极加强对公证档案管理制度和规范的确定，从而使得档案管理工作更加规范、全面、统一。完善管理制度的过程中可以从以下几个方面着手：第一，建立规范化的档案管理系统。在信息时代背景下对传统的公证处公证档案管理制度进行改革，应该首先要建立全面的、规范的档案信息管理系统。在档案管理系统中可以分别设置不同的档案类别，根据档案的种类对其进行区分，并且将其归纳到不同的档案数据库中，便于公证处工作人员对各种档案信息进行调用。第二，完善数据库功能。技术创新是档案管理创新的关键与核心，在公证档案发展过程中必须要积极加强对档案管理技术的创新，完善档案数据库，对的公证处公证档案信息以及其他类型的公证处公证档案进行集中化管理。另外，还应该要对公证处公证档案形式进行创新，结合多媒体技术，加强各种视频公证档案、音频公证档案等形式的丰富，促进公证处公证档案管理工作水平的提升。

结语

综上所述，公证档案管理对于公证处的发展具有十分重要的意义，针对当前公证处公证档案管理过程中存在的问题，必须要积极加强对公证档案管理制度的完善，积极推行信息化管理模式，促进公证档案管理工作不断实现规范化发展。

参考文献

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