对农业事业单位档案信息化及档案信息化建设的思考

刘丽

摘要：近年来，互联网技术的不断发展和电子计算机的全面普及，目前信息化技术已经逐渐应用到各行各业的发展和建设过程中。在档案管理事业方面，实行档案信息化建设是该项工作适应信息化时代的重要表现。随着城乡一体化的不断推进，农村的各单位也正在逐渐引用先进的科学技术，目前，农村的事业单位已经开始进行档案的信息化建设。这也是应对信息化时代是必然选择。本文将对对农业事业单位档案信息化及档案信息化建设进行简要探讨，希望能够得出合理化的结论。

关键词：农村事业单位；档案；信息化；建设

近年来，政府相关部门不断强调国家的各项发展都要逐渐用信息化代替工业化。国家档案管理局也提出了要用信息化技术来促进档案事业的发展。由此可以看出，档案的信息化管理，已经成为档案管理事业发展的必然选择。农村事业单位作为我国重要的国家基层单位之一，应积极落实政府的相关提议，改变传统的档案管理模式，引入信息化技术，进行档案管理的信息化建设。

1档案的信息化建设

以往我国的档案管理，通常是由专职的档案管理人员对纸质档案进行人工的管理。这种管理模式往往过程繁琐，工作人员工作量大。而又因为纸质档案自身的特点，很容易由于管理过程中的一点点疏忽，就造成档案的损坏或遗失。档案的信息化管理，是指应用信息化的科学技术，实现档案信息的数字化和电子化。通过对互联网和电子计算机技术的应用实现对电子档案的接受、存储和传递。档案的信息化建设，是指在数据时代的背景下，通过数据库技术、电子数据处理技术等，将传统纸质档案转化为数据化的电子档案，使档案信息库的建立更加具备系统化、结构化的特点。档案的信息化建设，将有利于我国档案信息库的建立和发展，同时也能为档案管理人员减轻一定的工作负担。

2档案信息化建设的有效方法

想要合理、科学地进行档案信息化建设，在实际工作过程中，就必须遵循一定的工作原则。这样才能较好的完成信息化的建设工作。

2.1文档一体化

进行档案信息化建设，必须以档案一体化为前提。在实际工作中，要把档案信息很好的整合到自动化的办公模式中。将档案管理和自动办公融为一体，这样才能实现两者共同发展。与此同时，在档案管理信息化建设的工作进行过程中，档案管理人员需要不断加深对档案信息化的理解程度，要以积极的态度面对这项全新的改变。这样才能保证工作顺利进行。

2.2归档双轨制

归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。作为档案室要想在信息化建设中有所建树，将档案信息化建设落到实处应该坚持人才储备、前瞻、实用三项原则。

（1）人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

（2）前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。在信息化实施过程中，作为单位内部的档案室在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

（3）实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案室应坚持实用的原则。应有选择地对档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

3结语

随着信息化技术手段的不断发展，事业单位引入电子信息技术进行档案管理工作已经成为了时代发展的必然。农村事业单位作为我国基层的事业单位之一，必须加快对档案信息化管理手段的引入，进而促进档案的信息化建设。与此同时，档案的信息化建設要求相关部门的所有从事档案管理的工作人员都必须积极到新的档案管理的模式中。档案的信息化建设不能指望靠一时的努力来完成，而应该通过一支专业素养较高的职业化的档案管理团队长期的工作来实现。

参考文献

[1]赵淑梅，王志宇.我国档案信息化发展历程及展望[J].中国档案，2012（8）.

[2]刘凤君.城建档案数字化建设的思考[J].中国档案，2012（12）.