工程招标代理的信息管理与具体运用探讨

李冬

摘要：在工程招标代理中，充分利用信息技术，能够实现企业收益水平的不断提升，于是本文探讨了工程招标代理的信息管理及具体的运用。

关键词：工程；招标代理；信息管理；运用

中图分类号：TU723.3-39文献标识码：A文章编号：1674-3024（2017）01-24-02

前言

招标投标机制是资源配置市场化的产物，工程招标代理机构是招投标体系的重要组成部分，提升工程招标代理信息化水平对企业的发展大有好处。

1.工程招标代理存在的弊端概述

在经济水平不断提高的背景下，我国城镇化进程的不断推进，工程招标代理行业近年来已经得到了快速的发展。与过去相比，我国工程招标代理机构的数量不断增多，工程招标代理体系日益壮大，随着相关制度的不断完善，我国的工程招标代理工作逐渐走向法制化道路。然而，在实际的运营过程中，工程招标代理工作仍然存在着一些弊病，阻碍了工程招标代理行业的健康发展。一方面，受到各类工程招标代理的管理制度约束的影响，工程招标代理中存在的一些流程比较复杂，所需的时间周期也比较长。受这些条件的影响，在一些中小型的工程项目中，工程招标代理这种形式难以得到有效的推广与应用，普及率比较低。另一方面，工程招标代理行业的资质门槛比较低，因此，不同的工程招标代理机构在技术水平、财务状态、硬件设施等方面存在着很大的差异。另外，相关从业人员的专业素质也存在一定的差异，专业素质参差不齐。一些弄虚作假、暗箱操作等情况仍时有发生。

2.工程招标代理信息管理的意义

招标代理活动的本质是获取和处理信息，促进交易并降低交易成本。招标代理机构作为一个提供专业化服务的中介机构组织，无论从降低自身运营成本、谋求价格竞争优势，还是从提升服务层次、拓展服务领域、提高公信力的角度出发，掌握和利用现代信息技术，已经成为必修之课。互联网技术日臻成熟和信息技术的飞跃发展，必然推动招标投标电子化和网络化。使用数据电文代替纸张，能突破时间和空间限制，从而显著提高效率和降低交易成本，并促进招标代理机构的业务发展和管理提升。招标采购的电子化已是大势所趋，招标代理机构必须未雨绸缪、抢夺先机，主动拥抱变革，做工程招标代理机构的领跑者。深耕细作地策划招标方案，编写严密与完整的合同专用条款，编制充分反映工程设计意图的技术标准和要求，制定符合项目特点的评标细则，提升服务层次，为客户提供优质、超值的招标代理服务。

3.工程招标代理信息管理的需求

目前在我接触过的工程招标代理工程中，信息管理渗透在每一个环节中。业务流程可以将信息管理利用工作划分为三个阶段：第一个阶段是工程招标代理的前期阶段，主要依靠信息管理技术来实现采集工作。工程招标的主要对象是市场。面对市场需要建立完善的招标信息体系，这也是建筑市场信息中的一个重要内容。第二个阶段是工程招标代理的进行阶段，主要是对价格的信息进行采集。招标代理机构获得代理项目后应该对相关范围的事宜进行承担工作，并且要编制好招标文件和招标的所需信息。第三个阶段是在工程代理招标的后期阶段，这个阶段主要是信息的反馈。工程招标代理工作要掌握着详细的工程项目细信息，同时也需要恰当的方式对这些信息加以利用。工程招标代理工程可以获得大量的反馈信息，以此作为信息资源，并借此不断补充和更新现有的数据库，从而提升工程招标代理工作的质量和水平。

4.工程招标代理信息管理的法流程

信息的管理是工程招标代理工作当中的重要组成部分，这与整个工程招标代理流程具有十分紧密的联系。目前的工程招标代理的信息收集管理主要包括以下几个阶段：（1）招标项目的整体招标策划阶段。根据标的物的具体技术、经济特点、管理特征和功能、规模、质量、价格、进度、服务等各项目标，分析市场情况和竞争格局，确定招标项目实施条件、目标、范围、进度、保证措施等核心要求的综合性方案，是招标项目操作执行的依据和指导；（2）招标项目操作执行阶段。是根据相关法律、法规和标准、规范，依招标项目整体策划开展各项招标工作，包括招标文件编制、招标公告发布、招标文件发出和澄清答疑，投标文件接受，开标和评标组织，中标单位确定，中标通知书发出等一系列招标业务的操作和执行：（3）招标项目评价管理阶段。在具体招标完成后，分析成功或失败原因以及工作中存在的不足，对原有招标管控和管理流程进行改进和优化，并总结经验和知识。招标代理机构通过上述招标过程收集、整理形成企业的信息数据库，并加以具体运用。

5.工程招标代理信息管理的运用 5.1信息管理要求

工程代理招标工作应用流程离不开信息的管理工作，其中包含了对项目的策划、公告以及相关对应文件的编制与审查工作，在此期间要从网上对表述预订并完成下载，对相关项目的招标工作完成答疑，对整套的资料总结归档。工程招标代理过程主要是由信息管理来实现，要做到报表的及时查询以及相关内容的及时审核，根据具体的分类情况，将委托人的选择项目以及属性进行多条件的分类归置，让工程招标代理的相关人员根据自身的职责来对项目跟踪。

5.2档案资料管理

在工程招标代理中，为了保护资料的完整性与准确性，还应当加强对招标资料档案的信息管理，以便于对项目的资料进行查询与调用。在实际的信息管理过程中，应当根据每个工程招标代理的具体情况，实现不同层次的档案信息管理。对于资料齐全的项目，应当尽可能的实现全部资料归档。而对于资料欠缺的项目，应当实现动态催交的功能。

5.3数据库的运用

在工程招標代理的信息管理过程中，应当建立业务数据库。具体包括：（1）工程招标代理行业信息库；（2）投标企业信息数据库：（3）工程项目信息数据库；（4）评委专家库。在建立业务数据库的过程中，应当做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作，以实现动态掌握招标代理的内、外部信息。

5.4数据分类统计

在工程招标代理工作中通过对相关业务数据的汇总来分析模块应具备的分类情况，根据不同条件来查询不同业务数据的具体功能，同时要满足公司在会议协调方面、会议调度方面、部门业务统计方面以及资质上报方面的需求，工程招标代理工作中的信息管理建设需要满足以上需求的准确、统一。

5.5辅助系统构建

工程招标代理中的辅助系统应该根据公司所发布的招标文件范本，达到自动生成招标文件的效果。同时辅助系统要满足查询、登记等需求，对开标文件、开标表格进行下载，并且完成初步审查、电子清标和报价对比的辅助功能建设。根据公司所发布的评标报告模板，自觉生成相关的评标报告书；根据工程招标文件可以自动生成通知书、以及招标结果通知书以及保证金的收取记录。

5.6构建造价模块

在工程招标代理中要构建的模块基本行包含了额定金额和与之相关的人工价格、机械设备的各种报价信息、以及工程的造价定额。定额主要体现的是消耗定额和补充定额以及相关的定额揭示。配套文件主要包含的是国家和地方对费用的规定情况、税收额度等相关的经验。人工价格包含的是不同种类、不同技术、不同等级的劳动力在市场上的价格跌涨情况，以及相关的物价指数。其价格可以和供应价、工地价、零售价以及批发价等形式实现，机械的价格主要是各类机械在市场上的租赁价格。

6.结语

总体来说，工程招标代理是我国市场经济走向规范化的重要手段，加强工程招标代理中信息管理的运用，能最大限度的提高工作效率及降低成本。