办公业务审批系统的设计

武警警官学院一旅 匡 博

武警警官学院信息工程系 袁 征

办公业务审批系统的设计

武警警官学院一旅 匡 博

武警警官学院信息工程系 袁 征

随着现代网络的不断发展，网络已经运用于我们生活中的各个方面，在办公领域的运用也是突飞猛进。业务审批在各个领域均是重要环节，在网络技术发展迅猛的今天，业务审批能够通过网络进行完成，能够替代以往老旧的审批方式，提高办公效率，节约公共资源，实现无纸化办公。

办公业务；审批；设计

1 引言

当前的信息化建设在全球都是属于重点，无论是政府，还是私人企业，都在充分利用网络资源，通过审批系统来进行事务审批[1]。相应的审批系统，只要有了规范的审批流程，再同网络进行融合，既能够实现高效的审批，从而提高办公效率[2]。一个好的业务审批系统，需要具备以下条件：

一是要求与传统审批模式相符。传统审批模式，已经能够满足绝大多数类型的审批，其流程也能够与现在相符；二是要求要包含所审批内容中的各个基本要素。审批内容的各要素，是进行业务审批的基础，没有相关的要素，就无法构成审批；三是要方便简洁，容易操作，不能繁琐。审批系统存在的目的，就是为了方便用户，因此在设计时，要充分考虑，不能盲目设计。基于以上条件，设计了一款通用型的办公业务审批系统。

2 功能需求分析

本系统的用户分为四个类别：1）申请人：对相关业务进行申请；查看任务的审批进度；查看本处室员工、物资信息；查看并下载相关文件等。2）中层审批人：对下级申请进行初次审批；查看下级处室申请情况；查看本部门各处室员工、物资信息、查看并下载相关文件等。但无法对相关信息进行修改。3）高层审批人：对下级申请进行最终审批；查看下级部门申请；查看本单位各部门员工、物资信息；查看并下载相关文件等。4）管理员：查看各申请；添加修改各单位信息；添加删除各单位人员；添加修改用户信息；添加修改各物资信息；发布上传相关文件等；同时可对各类信息进行维护。

3 系统设计

系统划分为业务申请模块、职员管理模块、物资管理模块，功能的划分如图1所示。

图1 系统功能设计图

图2 办公业务申请实体属性图

1）办公业务申请模块

办公业务申请主要是为基层单位量身打造的，主要是对所要申请实施的办公业务的相关内容进行填写，而后提交上级部门进行相关的审批。其中所需要填写的内容涵盖了实施业务的时间、地点、类型、人物、业务对象、物资等必要的信息。办公业务申请实体属性图如图2所示。

2）职员管理模块

职员管理模块，最主要的功能是在管理员界面中实现对单位职员信息的录入与修改，其次就是在基层用户申请业务时对相关执行人员这一项进行选择，审批者查看进行业务实施的执行人员。这一模块的主要信息包括有人员的姓名，所属处室、业务类型、工龄、职务等基本信息，以方便上级单位在进行审批时，能对参与实施业务人员的基本情况有相应了解，评判所申请业务派出的人员是否超标，派出的职员从工龄、职务上分析能否顺利完成相关业务，以此来作为该申请能否通过的一项重要依据。职员实体属性图如图3所示。

图3 单位职员实体属性图

3）物资器材管理模块

物资是进行业务所必不可少的，不同的业务所需要的物资保障往往是不同的，什么样的业务该用什么类型的物资，都是有相关要求的，不是任何一项业务都需要大型物资器材。该模块主要是对单位所拥有的物资器材数量进行信息录入，审批者在进行审批时，根据业务的规模，类型，来看申请单位所选择上报的物资器材是否符合相关规定，是否符合实际而不造成资源浪费，而后进行审批。物资器材管理实体属性图如图4所示。

图4 物资器材管理实体属性图

4 操作界面

以职员管理操作界面为例。本系统中，管理员通过对各单位职员信息的添加录入，来保证办公业务申请操作时能够直接对相关执行人员进行选择。由于职员信息的重要性，对各方面的真实性要求高，不是任何人都有权限改动的，所以，将单位职员的管理功能放于管理员处，除管理员拥有对各单位职员信息的添加、修改和删除的权限外，其余用户仅仅只拥有对本单位职员信息的查看权。只有这样，才能够在最大程度上保证单位职员信息不被任何一级随意修改。单位职员管理的另一个表现，就在于业务申请人进行办公业务申请时，各级审批人对相关执行人员的审核。单位职员管理的实现如图5所示。

图5 单位职员管理实现

图6 职员添加流程图

职员添加流程图如图6所示。

5 结束语

在网络技术运用越来越便捷的时代，审批系统在各个行业均不断出现并被运用于实际生活之中。本文所介绍的办公业务审批系统，能够基本满足大部分行业的需要，方便用户操作，同时也能够通过对业务进行审批来实现对人力、物力、资金等资源的最大程度的节约。

[1]陈涛.基于工作流的监狱事务审批系统的分析和实现[J].中山大学.2014,11．

[2]赵屹.电子政务环境下电子公文流程分析与设计[J].北京:军事科学出版社,2009,7．