如何做好工业园区档案管理

吴明裕

摘 要：在经济新常态下，招商引资已然成为各级政府开展各项工作的最强音，而工业园区也成为发展经济的主阵地、生力军，同时给档案管理工作提出新的目标和要求。本文将从工业园区档案管理的重要性入手，简单分析工业园区档案管理存在的问题，并提出相应的解决措施，旨在为做好工业园区档案管理提供借鉴。

关键词：工业园区；档案管理；重要性；存在问题；解决措施

工业园区的档案是对工业园区发展历程的真实记录及客观反映，其中蕴含丰富的工作经验与政治智慧，是工业园区不可或缺的物质与精神财富，是工业园区实现可持续发展的知识库及智力资源，如何做好工业园区档案管理工作是重要课题。

1 工业园区档案管理的重要性

档案管理水平的高低是衡量一个工业园区的建设与管理水平的重要内容，而档案特有属性则决定了档案管理对各项经济社会事业的发展起着关键的推动作用[1]。各地工业园区是发展当地经济的重要支撑，不断深化对工业园区档案管理的研究，细致分析工业园区档案管理存在的问题，提出有针对性的措施建议，这是工业园区档案管理的当务之急，做好档案管理工作至关重要。

2 工业园区档案管理存在的问题

工业园区档案管理面临的最显著、最普遍的一个问题就是无专人、无专地，园区基础建设档案、拆迁安置档案、日常文件档案等由各部门、各股室自主管理，严重制约档案管理水平的提升。工业园区档案管理存在的问题主要就体现在基础建设档案管理之后、忽视拆迁安置档案管理及日常文件管理、忽略对企业开展档案管理工作的指导等，档案保管条件较差，存在突出的安全隐患，导致园区内很多档案的作用发挥不出来，价值也得不到及时的体现，亟待解决。

3 做好工业园区档案管理的措施

3.1 加强园区基础建设档案管理

一是增强园区基础建设档案管理者的档案意识，完善管理体制。园区要加强对档案管理人员的宣传、教育，增强其建档、归档、管档等意识，从而使其树立正确的基础建设档案服务观，加深他们对依法治档的认识，保证工业园区基础建设档案的质量，提高相关人员遵纪守法的自觉性。二是集中、统一管理整个工业园区的基础建设档案。园区须依据《档案法》以及档案管理的相关规定，对全园区的企业、产品、工艺、设备、基础建设、经营等档案实行统一集中管理，并设立基础建设档案分室[2]。相关人员要大力宣传《档案法》，通过提供复制件、延长办理借阅手续等手段逐步做到工业园区基础建设档案归档案卷的完整和齐全。三是工业园区建设系统的各个行业行政主管部门必须明确职责，加强各个单位、股室之间的配合、协作，基于园区实际建立基础建设档案的管理制度和统一规范，从而将基础建设档案管理工作纳入园区建设行政管理的各个环节，尤其是在规划许可及施工许可、工程验收及备案、登记房地产权属等方面，保证工业园区基础建设档案能够及时、准確、安全、完整、系统地报送到档案机构。且档案机构要建立严格的责任追究制度，加强执法监督，保证工业园区基础建设档案质量。

3.2 加强园区拆迁安置档案管理

一是分类整理拆迁安置文件，具体可以户为单位、以村民小组为类别进行。从整体的实施情况来看，工业园区的拆迁安置工作以村民小组为单位，但实际操作时必须落实到每一家、每一户，以户为单位开展丈量、测算、签约及结算等工作，所以在分类、整理拆迁安置档案时也要以村民小组为类别、以户为单位统一组卷，将每一户的全部文件材料作为一个文件，再以户号排列文件，把若干户文件组成案卷。二是统一拆迁安置档案的编目要求及案卷格式，因为工业园区的拆迁安置文件是以文字材料为主的，因而案卷格式须选择国家统一的文书档案格式，编号也要选择三段式结构编号，即年度-类别号-案卷号。其中，年度指的是进行拆迁安置的年度；类别号则是指以村民小组为单位进行档案编制，并在每一个年度里通过拆迁安置顺序合理编制类别号；在村民小组中，则要依据组卷的自然顺序将案卷排列起来，编写好案卷号。在编制卷内文件的目录时，每一户是一个文件条目，要编制相应的顺序号、文件题名、文件页数以及责任者等[3]。三是统一归档拆迁安置档案的时间，每一个园区拆迁安置户自开始丈量房屋到重新安置都是完整的过程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就随之结束，所以拆迁安置文件需在全部结束一个村民小组的拆迁安置工作后立即整理、归档，由档案部门集中统一保管。

3.3 加强工业园区日常文件管理

一是规范日常文件的立卷工作，即档案人员要依据文件档案立卷时限落实日常文件的归档工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本规律整理归档文件，区分文件材料的价值、保持有机联系，方便文件档案保管与利用。二是规范日常文件的借阅工作，因为工业园区保存的日常文件主要是供相关人员利用，一般要求在规定地点查阅，如确因工作要求需外借日常文件档案，则必须把借阅手续办好，在期限内归还；查阅文件档案时还要遵守保密规定，严禁直接在文件上涂改、批注等，如有损坏要进行适当的处罚。三是规范日常文件的销毁工作，即相关人员要按照保管日常文件档案的期限合理编制销毁计划、清单，经过领导审批同意之后销毁无保存价值的、超过保管期限的文件档案，同时指派监销人员监督销毁文件档案的整个过程，最后签字确认，妥善保管文件销毁清册，注销已销毁文件，提高工业园区日常文件管理水平。

3.4 指导园区企业进行档案管理

一是档案行政部门要对工业园区内企业的档案管理给予指导，坚持因企制宜、自主管理的基本原则，启发企业对档案管理的内在需求，对园区内规模不同、行业不同的企业档案管理实施分类指导。换言之，要对工业园区里规模不同、类型不同、发展水平不同、贡献率不同的企业采取不同的档案管理指导方式，将帮扶重点企业作为工作重心。由于企业档案的范围广、数量大、门类多，管理档案的难度较大，所以档案行政部门要依据自愿、服务、扶持的方针，选择针对性强的、有一定生产规模的、管理基础较好的、有规范管理档案的愿望的企业作为试点进行重点的指导、培训，树立榜样、抓大扶强，达到以点带面、典型引路、共同提高的目标，促进园区企业更广泛、更深入地开展档案管理工作。二是档案行政部门要结合园区企业实际，派专人帮助其完善建操作性强的、符合档案工作实际的档案材料收集制度、整理制度、借阅制度、转递制度、归档制度等，包括《档案人员工作职责》、《档案归档管理办法》、《档案安全保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案销毁鉴定制度》等，促使企业档案管理工作有章可循、有法可依。三是对企业实行面对面的档案业务指导培训，根据工业园区企业运作规律，依据《企业档案管理规定》以及《归档文件整理规则》的要求，指导企业做好档案的收集、整理、鉴定、保管以及编研、利用等业务工作，并采取监督检查手段、考核手段，加强对企业文件材料及档案管理工作的监管，严格实行问责制，提高工业园区企业档案管理质量。

4 结语

研究如何做好工业园区档案管理是一个非常有意义的课题。随着工业园区的持续快速发展，其档案管理理念、模式及措施等还有很大的改革与发展空间，需要工业园区在工作实践中加强分析和探索，采取行之有效的措施解决档案管理问题，改变档案管理现状，真正将工业园区的档案管理工作做好，促使其在工业园区的可持续发展中发挥应有作用。

参考文献

[1]苏秀梅.加强工业园区档案管理工作的思考[J].科技展望，2016（01）：215.

[2]肖艳清.如何提高工业园区档案管理水平[J].建材与装饰，2016（08）：171-172.

[3]姜继芹.开发区档案工作体系与标准化管理——以苏州工业园区档案馆为例[J].中国档案，2015（07）：28-29.