论企业科技档案管理中二维码技术的应用

原春红

摘 要：科技的迅猛发展互联+网络技术已给企业在经营管理和操作模式上带来了全面的革新。为了提高企业的管理效率，提升档案管理质量，本文将二维码技术在科技档案管理中的应用深入探讨，以期今后以二维码技术建立一个更加完备的企业科技档案管理平台。

关键词：科技档案；二维码；应用；企业

在企业中，不少一线的维检修人员，他们对去档案室查阅资料认识程度不足，不了解查阅档案为工作提供的便利。他们宁愿到现场去实地查看机器设备构造，也不愿到档案室查阅相关资料。二维码技术的广泛应用，很多技术都采用该种手段。将二维码技术应用到企业科技档案管理中，无疑会提高企业对科技档案的利用率和利用效率，充分发挥档案工作的实际功效。

1 二维码技术概述

1.二维码的概念

所谓二维码，是将数据符号信息通过黑白相间的图形呈现，在呈现二维代码编制过程中，将“0”“1”的计算机内部逻辑基础比特流概念植入其中，通过几何图形的表现二进制文字数值。随后通过图像输入或光电扫描等形式，便看实现自动读取信息的自动处理方式。

2.二维码的起源

过去的一维码无法满足当前的市场需求，于是二维码应运而生。物品标识是一维码最初的应用范围，但无法描述物品，这是由于一维码的信息容量受限导致的。所谓物品标识，就是将物品以代码形式出现，并将生成的代码以二维码的形式出现在物品上，这样便可以通过扫描二维码来识读物品，但是这样的一维码无法辨别物品信息的真伪，仅能代表一维码本身存在。现代技术的发展，对有限的几何空间提出了更多的需求，条形码不断承载越来越多的信息，于是在这样的环境下二维码营运而生。

3.二维码的特点及优势

二维码的信息容量较大，可容纳汉字500余个，数字近3000个，这样的信息容量相当于过去一维码的几十倍。可以将图片、声音、文字、指纹等内容以二维码的形式表现出来，不仅如此，还可以表示多种语言文字及图像数据。如果二维码出现无损等局部损坏时，它的容错纠错能力很强，依然可以正常识读，局部损坏面积达一半时，仍可实现二维码扫描，以获取信息。此外，二维码的误码率很低，在千万分之一以下，并且具有较好的保密性，制作成本较低，激光或CCD阅读器均可识别，在制作中还可根据实际情况调整条码符号的形状及尺寸。

二维码的应用

最初二维码是应用在商业领域，从信息密度、编码容量到制作成本、纠错能力，每一项都具有其他技术无法比拟的优点，因此，二维码一经问世便很快得到普及。如今，我们的生活、工作、学习等方方面面都渗透了二维码技术，无论是互联网新媒体，还是传统媒体，从广告到书籍，甚至火车票、名片，二维码的身影随处可见，“扫一扫”关注二维码成为当下人们的一种时尚，亦成为一种生活习惯。二维码其自身的应有价值如下图所示：

2 二维码技术应用于档案管理的优势

自动化、智能化的档案管理工作是当前档案实体管理不断寻求的目标。自上世纪80年代，我国的档案管理工作逐渐开始步入数字化时代，一维码应运而生，尽管应用范围有限，但在档案管理中也得到广泛应用。随后二维码技术的普及，给档案管理提供了科技含量，具体的表现如下：

1.档案入库阶段

企业科技档案管理，需要将实体档案管理与相关信息管理系统相衔接。识别二维码不仅能查阅相关档案信息，还可以精确显示实体档案在档案室所处具体位置。因此，在档案入库阶段，就应当将二维码矩阵中录入相关档案入库信息。这样只需扫描二维码，就可以轻松掌握档案的基本信息及位置信息，方便查阅。在查阅实体档案过程中，也可以通过手机扫描二维码精确找到实体档案的存放位置，方便回置档案。

2.档案信息保存

过去的传统档案，仅能在档案封面、背脊等地记录简要信息，字数较少，大多以摘要或目录等形式出现，如果想要了解详细内容，则需要通过软件调阅。二维码技术的应用，突破了字数限制，在手机客户端中扫描二维码后，可以搜索出大量信息和目录。方便盘点档案使用，也保证了正确率。此外，传统实体档案留存内容会随着时间、档案室温度、湿度等因素受到影响，还会受到查阅频率，翻看等情况的影响，纸质或字迹会出现减退现象，而二维码技术的应用，可以将档案信息留存至软件系统中，这些内容方便查阅，切是永久保存，不会受到查阅次数过多等因素影响信息保存。

3. 档案信息的发布

随着手机网络的广泛普及，人们获取咨询的方式越来越便捷。二维码这种传播方式更是极大便捷了信息的传播。企业在更新科技档案后，可以通过二维码扫描的方式，获取咨询，对企业最新引进的先进设备等信息进行更新，对机器构造等内容的信息及时通过二维码的形式发布出去。方便企业相关人员查阅学习。企业的科技档案中应用了二维码技术，是传统档案管理工作与现代数据网络技术相结合的有效途径。此外，档案信息发布通过二维码制作目录，一张A4尺寸的纸张可以印刷近50个二维码，每个二维码可容纳近500个汉字的简介。因此，使用二维码的方式可以大大节约档案信息化建设的成本，节能环保。

4.二维码技术在科技档案管理中的應用

首先，可以实现档案的快速搜索。当一份档案生成二维码后，只需通过相应的设备便可清晰了解设备的资料目录，还可以通过二维码扫描查找是否有自己需要的科技档案，再根据二维码提供的档案位置，轻松找到资料位置，省去翻阅档案目录的时间，提高工作效率，方便又快捷。

其次，方便借阅归档。企业的科技档案借阅管理是档案管理中的主要工作之一，员工在借阅档案资料时，可以在制成的二维码中获得档案资料的名称、所处位置等内容，还可以将借阅者的基本信息一并生成二维码，科技档案管理的借阅情况一目了然。借阅登记的时间也大大节约，查找资料去向的时间也大大节省，给档案管理工作带来极大的便利。

在企业科技档案管理中，二维码技术的应用范围远不及与此，它可以根据具体科技档案文件的使用周期进行管理。但通常企业的档案管理工作人员，所掌握的档案管理工作范围认知有限，管理水平有限，对档案管理工作的应用在现阶段还仅限于方便、快捷地搜索归档。

3 二維码技术应用于企业科技档案管理的价值

1.提高企业科技档案的利用

对企业而言，效益是不断追求的目标，这也是档案管理工作的意义所在。作为企业的科技档案管理工作来说，工作本身不会为企业创造效益的职能，但是能够通过提高对档案的利用价值，来提升科技档案对企业发展发挥的作用。在实际工作中，不少企业并未重视科技档案管理的重要性，普遍忽视科技档案管理工作的存在的意义，甚至有人认为科技档案管理可有可无。提高归档率和利用率是当前档案管理急需解决的问题。此时，可以借助二维码的普及度，让科技档案管理工作走进职工中，提升企业对科技档案管理工作的重视程度。只有档案查阅对职工提供便捷的服务，档案利用率自然就会得到提高，科技档案在企业发挥的作用也自然会得到提高。

2.提高企业科技档案信息水平

在企业的生产工作中，要想使科技档案真正发挥应有的作用，势必要深入挖掘科技档案能够为企业发挥的服务，将科技档案信息密切结合企业的生产经营状况，特别是对信息化工作方面的内容。如果档案管理的水平低，信息化能力不足，宣传不到位，便会导致在实际工作中很难手机档案相关信息，科技档案的利用率也会随之下降。推广二维码，无疑是为科技档案提高利用率的有效途径，让人们通过二维码了解科技档案的具体信息，不断开拓档案服务的新功能，为档案的信息化管理与现代化查阅提供有效途径。

3.提高对库存档案的监督管理

对于企业来说，特别是基层企业，缺乏专职档案管理人员，大多是由其他职务的工作人员兼任档案管理人员，他们缺乏专业性，主要忙于自己所在岗位的职业，对监督管理科技档案投入精力不足，缺乏相关专业知识。有时会出现岗位调整，管理科技档案人员经常出现轮流交接的现象，人员流动性较大。科技档案时长出现缺少目录、资料不齐等情况。随着二维码的推广，很多一线职工或相关技术人员掌握了解二维码显示信息后，便于清楚了解其中是否存在无资料和资料不齐全的情况，这也无形当中对管理档案的相关人员起到监督作用，切实使科技档案管理人员负起责任。

4.提高档案管理人员工作水平

二维码技术正式投入使用后，对传统管理科技档案人员无疑是一个挑战，需要熟练掌握基本的二维码技术，并将该项技术应用到科技档案管理中。档案管理人员需要掌握新的知识，将管理方法与现代信息化管理方式相结合，满足企业的实际需求，提供工作效率和档案管理质量，进一步提高档案管理的合理性，节约成本，提高工作效率，间接为企业创造更多效益。

4 结语

在当前的大数据环境下，企业的科技档案管理采用二维码技术，可以大大提高工作便利，方便信息识别，对建设数字化的科技档案馆提供有力保障，信息检索系统可以利用二维码技术将其得到转型和升级。二维码技术将企业的基层员工与档案信息连接在一起，实现了“立体档案”的目标，一定程度上可以降低错误率的出现，共享档案资源，为企业管理科技档案提供重要平台，提高科技档案的利用率，创新档案管理的相关服务业务，将更多科技水平注入到科技档案管理中来，方便职工查阅科技档案信息，为企业生产发展提供更多科技档案方面的支持，实现企业科技档案管理水平的不断攀升，从侧面推动企业的发展。

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