谈一谈怎样做好EPC总承包项目中的档案管理工作

姚慧芝

摘 要：EPC总承包工程，指从事总承包工程的企业受业主委托，按合同约定，对工程项目的可行性研究、勘察、设计、采购、施工、试运行、竣工验收等实行全过程或部分阶段的承包。EPC总承包工程的建设管理模式比传统建设模式更有市场竟争优势。本文介绍了总包工程的档案管理特点、作用及难度，探讨了做好EPC总包工程项目的档案管理工作的方法，指出了做好总包工程档案管理工作应注意的问题。

关键词：工程项目；档案管理

工程项目EPC总承包档案管理随着工程总承包项目的开展，档案管理也显得非常重要。由于总承包工程本身独特的性质，而使其所形成的文件资料具有系统性、连续性和完性，贯穿于总承包工程从立项、可行性研究报告、工程设计、设备采购、工程施工、工程试车直至工程竣工验收的全过程。这些文件资料是以后工程参考、借鉴的依据，是重要的生产过程宝贵资产。总承包工程项目档案从其收集、归档、整理编目，妥善保管及向企业档案部门移交，需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位一起协作完成，它是一项需要各方紧密配合的工作，参与的各方一需相互动。

1 总承包商负有的工程项目档案管理职责

据国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实“国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理，进一步加强建设项目档案工作的通知”中要求：各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外，要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。所以，工程总包商在项目档案管理中承担两方面的职责：一是对分包商档案工作的业务指导、监督的职责；二是档案收集、整理、装订存档及向企业档案管理部门移交的职责。

1.對分包商档案工作指导、监督职责

（1）整个总包工程项目建立档案管理系统，建立建全统一的档案管理制度规范和标准；实现档案的现代化管理。

（2）指导并监督分包商们，将工程档案管理同步到工程建设工作中；执行统一的档案整编标准和分类方法。

（3）将总承包工程项目档案工作纳入项目负责人的责任制；项目文件材料的收集，管理纳入工程建设计划中，纳入各部门的岗位责任制与职责范围，定期考核；将档案管理纳入到合同之中，将档案移交完整与否和工程款结算相挂钩。

2.档案的归集、整理、装订存档及向企业档案管理部门移交职责

（1）指导总包工程项目各部门工程建设的前期文件、项目现场管理、施工、试运行、竣工验收等各类文件材料的收集、整理、鉴定和归档工作，并及时向企业档案部门移交档案。

（2）接收分包商文件材料的档案归档，并进行审核、验收。对总包项目的全部档案进行整理并汇总。

（3）按国家相关规定，在工程项目竣工验收后三个月内向企业档案部门移交工程项目竣工档案。

2 总包项目实施过程中做好各阶段的档案管理工作

按照总包工程自身的规律与特点，把档案管理工作落实到项目的各个进展阶段。

1.工程前期包括收集和整理以下资料：可行性研究报告及其评估、报批文件、项目选址及其报批文件、设计任务书及其报批文件、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书，各种往来函件等。

2.设计阶段；包括设计基础文件（如土质、原料、燃料试验报各等）、设计文件（初步设计报批文件及施工图设计）、工程设计计算书、概预算材料以及往来信函等。

3.采购阶段；包括设备采购合同文件、工程采购合同文件、采购询价文件、报价文件、招标/评标/中标文件及其记录、设备检验文件等。

4.施工阶段；包括开工报告、工程技术要求、施工计划、施工招投标中标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审纪要、施工组织设计、施工定位测量复核记录、设计变更、工程检查记录、工程照片、施工日记、大事记、事故处理报告、合同执行过程来往函件等。

5.试生产阶段；包括试运行计划书和开停车方案、试车方案及记录单、性能考核报告、合同目标性能考核方案及记录表等文件。

6.工程竣工验收阶段；包括竣工验收文件、项目竣工验收报告及会议文件、最终接收证书、履约合格证及相关文件、工程设计总结、工程施工总结等。

3 加强工程档案管理工作的过程控制

1.总包工程的档案管理应与工程建设同步进行，由于总包工程项目具有工期长、子项目多，且参与单位和工作交叉多，使档案管理工作难度加大。容易造成文件丢失。为了确保工总包工程档案收集的完整性及时性，必须采取档案工作与工程建设同步进行的措施。在项目初期，档案部门即应确定专人负责，对项目各阶段的文件材料，均在每道工序结束阶段，及时归集，保证归档文件材料的完整性及时性。

2.建立工程总承包文件跟踪管理网络以内部网络系统为主体，通过INTERNET网和电子邮件与各分包商联系。按照总承包项目的工作程序和档案工作自身的特点，布网、建点、设人，以点接线以线联网，使网络覆盖整个工程项目。在网络中将项目过程中的各个阶段和业主、总包商、分包商在各阶段所产生的文件，设置归档职责及等管理模块。以档案部门为监控点；对整个工程的文件材料进行跟踪、动态管理。

3.加强与工程技术、管理人员的联系档案人员应经常深入总包现场，密切与工程技术和管理人员的联系，进行多种方式的交流和沟通。一方面督促他们对项目的每一个环节都做详尽的记录；另一方面对于在编制文件材料中涉及档案方面的问题给予耐心解答，指导具体的案卷编制方法，以满足档案管理的要求。

4 工程总承包档案管理工作应注意的几个问题

工程总承包工作开展时间不长，工程总承包项目的档案管理也是一个新的课题，还在不断的探讨与发展之中。从实践中，在工程总承包项目档案管理中特别要注意以下几个问题；1.要按照国家档案局和行业有关档案管理标准，制定本工程的档案管理制度，明确职责，并与经济责任制挂钩。如：文件材料未按要求归档，不进行工程结算等。2工程总承包项目初期，总包项目部一定要把档案管理提到领导议事日程上来，并要明确一位负责人分管档案工作。3.由于工程总承包项目参建单位多，且分包商基本无专职档案人员，因此，总包项目部应对分包商的专兼职档案人员进行培训，以提高他们的业务素质，为以后档案管理、归档打好基础。4.工程总承包项目要统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件，以保证整个工程总承包项目档案管理的一致性，实现档案管理的标准化。

参考文献

[1]叶健.电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践[J].电力勘测设计，2005，2（4）：123-125.

[2]唐丽萍.电力工程建设总承包项目档案全过程管理[J].电力勘测设计，2007，2（3）：98-99.