浅谈干部人事档案整理工作

龚钢

干部人事档案整理工作是管好用好干部人事档案的基础，这项工作看似不显山露水，默默无闻，往往一时半刻难以显示突出的成绩和效果，但其中的重要性和特殊性不言而喻。当前，中组部决定各级组织部门在全国集中开展干部人事档案专项审核工作，这无疑将促进各级组织对干部人事档案内容质量的高度重视，将人事档案整理工作在保证人事档案真实、准确、完整、规范上提到了一个更高的要求。

1 干部人事档案整理工作的原则

1.1 服从干部人事工作需要的原则

干部人事档案工作，必须围绕干部人事工作来开展，适应干部人事工作的发展变化，满足干部人事工作的实际需要。在档案中那些反映干部基本面貌和能力素质、成长经历、职务变动等德、能、勤、绩、廉方面的材料，作为考察、识别、选用干部的重要依据，直接为干部选拔任用工作服务，是干部人事档案的核心。这些材料必须齐全、完整、真实、规范，绝不允许档案中存在涂改、造假、错装材料的现象。

1.2 注重档案内容质量的原则

加强干部人事档案的内容建设，是干部人事工作对干部人事档案工作提出的必然要求。干部人事檔案内容的质量是干部档案工作的核心，也是干部人事档案工作的价值所在。齐全、完整、真实、规范的档案材料能够比较全面、客观地反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况。

1.3 严格要求与立足实际相结合的原则

在这次配合干部人事档案专项审核工作，对干部人事档案整理中发现的问题，其形成原因是多方面的，对这些问题的处理，首先要严格掌握标准，同时要注意从实际出发，对存在的问题进行具体分析。对主要材料，近期形成的材料必须严格要求，缺少的必须补齐，填写不规范、手续不完整的要重新填写、补办手续。

2 干部人事档案整理工作中经常发现的问题

1.缺少档案材料。如：干部履历表、学历、学位材料、奖惩材料、考察材料、历年的增资调资表等经常会有缺失；

2.档案材料内容不规范、不符合归档规定。如：有些表格材料填写不全，信息不完整，有明显的涂改痕迹，又没有校正说明和责任印章；

3.档案材料的手续不齐全。如：考察材料无落款，干部任免审批表、工资调整表缺印章；

4.用纸标准问题。由于历史原因，多年来对干部人事档案的用纸标准规定的变化，过去一直是用16K纸，现在对新产生的材料又要求统一用A4纸。致使干部档案材料纸张大小不一。在整理中按要求，对大于纸型规格的材料要进行折叠、裁剪，小于纸型规格的材料要进行托裱，费时费心；

5.裁剪问题。为了使一本档案外观四边整齐，在整理中要求对每类材料的左边进行包边，取齐左边后，用切纸刀对档案的上、右、下三边剪切，这样一来，虽然从外观上看似乎很平整，但翻开一看，切掉字迹事故屡屡发生，将会造成无法弥补的损失；

6..装订问题。干部人事档案经过整理、折叠、剪裁、修补、裱糊、打孔后装订成册，有利于保管。但是每年都有新的材料形成，按文件规定：对收集的干部人事档案材料要规定时间内归入档案袋（盒）内，每年装订入卷归档一次，材料需要进档时，必须把已装订好的档案拆开放进新材料后又重新打孔装订，这样反复拆装打孔，给干部人事档案造成的操作是不言而喻的，从而缩短了干部人事档案的寿命。

上述这些问题有的需要在干部人事档案整理中发现并进行补充完善，有的需要在干部人事档案整理装订中尽量优化技术手段，减少重复拆装来进行避免。

3 干部人事档案整理的方法

对于干部人事档案进行整理是干部人事档案工作领域工作量比较大、内容比较烦的一项工作，一般是按人员逐卷整理，每卷干部人事档案的整理步骤是按照收集鉴别、补充完善、分类排序、编目加工、装订成册这样一个流程来进行的。

3.1 收集鉴别

要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》对干部人事档案材料进行收集归档，首先，在收集过程中要检查所收集归档的材料是否属于所管干部的材料，是否都是同一个人的材料，尤其要注意是否存在同名同姓但不属于同一个人的档案材料。其次，检查档案内容的真实性。要检查鉴别是否存有不真实的档案材料，对这类问题，除了从档案材料本身记载的内容、办理手续和来源渠道分析外，还要从某一材料与档案中其他相关材料的记载进行分析。第三，要查看档案内容的准确性，是否有故意涂改某些档案内容，使干部的相关信息发生变动的现象。尤其是有关年龄、党龄、工龄和学历信息以及奖惩信息是否有涂改现象。第四，检查档案材料是否完整齐全，同时也要避免重复材料，要弄清缺失档案材料的去向以及产生问题的工作环节，为补充完善材料做好准备。

3.2 补充完善

对于档案中缺少的档案材料，根据材料内容和性质的不同可分别采取补充收集、复制和重新制作填写等三个处理办法。对于手续不完备的档案材料，能够补充的手续要在确保补制的档案信息真实的前提下，补充完善相应手续。所有复制和补充制作的档案材料，以及补充完善的档案材料手续，都要注明复制、补制标识和复制、补制时间。

3.3 分类排序

按照：1.履历材料；2.自传材料；3.鉴定、考察、考核材料；4.学历、培训、专业技术材料；5.政历审查材料；6.党团材料；7.奖励材料；8.违纪处分材料；9.任免、出国、工资材料；10.其他参考材料这十个类别进行分类。目前按照规定对于材料归档类别进行调整的要根据调整后的归档要求进行分类，并根据规定的要求分别按时序法、系统法、时序混合法对材料进行排序。

3.4 编目加工

将分类排序好的材料编写类号、顺序号和页号，按类别顺序和材料顺序编写好目录。对于档案加工整理方面，主要关注加工对档案的内容有无影响，在复制、裁剪、折叠、裱糊、缝纫的加工过程和结果要保证做到利于保管，便于装订，不损坏材料。

3.5 装订成册

装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订。装订做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不压边、不压章、不损坏文件材料，方便阅读。

干部人事档案整理工作确实是比较枯燥乏味，这就要求我们在从事这项工作时要始终保持思想端正、态度积极、心系工作、任劳任怨、热情服务、真情奉献的这么一种精神。只有坚持这种精神，才能始终保持旺盛的工作热情，在这样一个平凡的岗位上创造不平凡业绩。只有坚持这种精神，才能使我们的工作真正做到向党和国家的事业负责，向干部职工本人负责。只有坚持这种精神，才能更好地为干部人事决策工作服务，为发现人才和培养开发人才工作服务。