干部档案管理工作的对策

张威

随着人事制度改革工作的不断深入，人才流動日益频繁，人事档案的变化率和利用率迅速提高，对人事档案的管理工作也提出了更高的要求。在人事档案的收集、整理、归档及接转等各个环节上都出现了以往不曾出现的新问题，需要我们管理人事档案管理人员进行妥善处理和解决。

1 突出完整性，严把材料收集关

收集人事档案文件材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化以及干部制度的改革，考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的文件材料不断增多，给人事档案文件材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与员工个人有关的各种文件材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的文件材料要及时进行处理，对手续不全的文件材料要退回形成部门进行补办，确保文件材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。干部人事档案管理部门要经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，定时定期地向形成材料的部门收集应归档的材料。遵循真实、完整、及时、规范的原则，定期对干部人事档案进行全面的整理，对查出缺少的材料逐一进行登记、造册和催讨。对能补充的材料如奖惩材料和学历学位材料，通过与个人催讨的方法找到证书原件，留取复印件，注明复制时间并加盖组织科公章存档。

2 突出准确性，严把鉴别审核关

将干部任前档案审核作为干部选拔任用工作的必经程序，对干部的“三龄一历”、奖惩等情况进行认真审核，充分发挥档案在干部工作中的重要作用。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对同名同姓、同音异字、一人多名等材料，采取查看籍贯、对照“三龄一历”、核对工作简历等方法进行甄别；在审核过程中，对档案中的一些关联材料和关联信息相互进行印证。对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习、培训、任职经历，反向倒查之前的各项材料是否齐全，相互认证。

3 突出严肃性，严把整理质量关

自2010年10月1日起，干部人事档案材料的载体一律采用国际标准A4型公文用纸，停止使用16开纸型，对不符合标准的材料进行及时更换。档案原始材料进行逐页检查，对纸张出现破损、断裂、发脆过薄的单页材料进行托裱，对编目、装订错误的材料进行调整，使整理过的档案做到“四无两齐”，即：无损坏、无卷角、无折皱、无残留金属物和左、下两面对齐。

4 突出规范性，严把制度健全关

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。一是健全各项制度。对档案资料从收集、归档到移交，以及档案的日常管理都要制定一套严格的制度，做到室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执。为了适应现代人力资源管理的要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革、及时更新。要对档案文件材料的归档内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在文件材料的收集上要做到及时、完整；在文件材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保文件材料的真实性；在文件材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在转递档案文件材料中要做到按章办事，确保档案文件材料安全可靠；在查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，保证档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地与有关部门联系，及时更新、补充新的档案文件材料。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高档案管理的规范化水平。在办理干部调配、毕业生接收等方面手续时，坚持先调档审核，再提部务会议讨论；在接收新形成的学历、学位材料时，先验证学历、学位证书再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

5 突出时效性，严把信息建设关

把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。通过辅助计算机、扫描仪等硬件设备，将档案文字信息通过扫描转变成为数字信息，实现人事档案文卷与数据格式并存的管理模式。同时，可以建立数字化的信息网络平台，实现网上认识信息的接收、转递、储存和资源共享。

6 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

随着时代的发展，档案文件材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，延误时间，而且会加大出错率，因此建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大限度地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

7 提升人事档案管理工作人员的素质培养

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员的素质高低，因此作为人事档案管理人员，需要不断提高自身的政治素质和专业素质。随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式已不适应现在的档案管理工作。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求，端正思想，增强意识，转变方式，变被动服务为主动服务；在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少失误和差错；档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，在全社会形成人人关心档案的良好氛围。

（1）人才的引进和栽培。电子信息技术化在档案管理工作之中的运用和发展，需要相关的技术人才作为技术支持才可以更好地发展。这就需要单位引进相关的技术人才，并且以引进带动培养，以点带面，以少带多，从而发展自己单位的技术人才，只有以人才为支柱，才能够更好地促进档案管理工作的发展。那么这就需要我们对外公开招聘相关的人才，比如网络建设人才和数据库建设及维护人才等等，并且要把相关人才在档案管理工作中分配开来，以其技术性的建设工作来培养其他工作人员，从而带动发展更多的技术人才，形成良性的人才发展模式，更好地促进档案管理工作的进行，提高其工作效率。

（2）培养档案管理人员的责任素养。档案作为单位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保证，并且档案的调用要保证没有错误，不然造成的损失将是巨大的，假设单位的档案出现了泄漏，或者是档案调用出现错误，轻者给单位造成经济损失，重者将危及单位的生存。从此看来，培养档案管理工作人员的责任素养是不容忽视的问题，只有档案管理的工作人员不出现或尽量少出现个人失误，并且做好档案管理的保密工作，才能使档案管理工作更好地为单位服务。在此，我们可以把档案管理人员的责任落实到每个工作人员的身上，加强其责任素养，这样可以更好地保证档案的保密性，也可以进一步减少档案调用的失误问题，从而提高档案管理的工作效率。

（3）提高档案管理人员的技术和专业水平。档案管理的工作人员，作为档案管理工作的核心，其更应该重视其工作的专业水平，并且向一专多能的复合型人才发展，在做好本职工作的前提下，尽可能地发展与工作相关的技术的素质培养，比如开展对多媒体技术的运用与学习，以及对电子信息技术设备的实践，这就需要单位相关的支持，更需要档案管理工作人员自身对“多能”的渴求，只有档案管理工作人员的技术水平上去了，才能够提高管理档案工作的效率。