浅谈企业基层综合档案室的档案收集工作

孙红蕾

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 本文分析了企业档案收集工作存在的问题，提出了基层综合档案室档案收集工作的有效措施，阐述了个人对此的几点看法与认识。

关键词 企业 基层综合档案室 档案收集

档案收集这项课题的研究，将会更好地提升对档案收集工作的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步提高基层综合档案室的档案管理的水平，提高企业档案的有效利用。

一、概述

随着市场竞争的日益激烈，企业间的竞争程度逐渐加剧，需要不断地提升核心竞争力，以在市场中获取更大的市场份额。在企业日常生产经营的过程中，需要汲取大量的档案信息，以高效的档案工作来推动企业的发展。档案管理工作是企业的基础性工作，为企业的发展提供了重要的信息，能极大提高企业的生产效益。在档案整理工作中，档案收集是做好档案工作的基础前提，是档案信息内容是否丰富的决定条件，是保证信息资源的重要途径。所以应该积极加强档案的收集工作，为企业的生产经营打好基础。

二、新时期企业档案收集工作存在的问题

（一）领导重视不够，档案管理的规章制度不够完善

近几年，由于市场经濟的快速发展，有些单位的领导对企业档案工作的认识不足，如：有的单位在经营承包工作中，没有规范的合同文本、记录和凭证等，有的单位在某些经营管理活动中，没有形成正规的原始记录等，有的单位档案管理的规章制度不够完善，虽然建立了相应的档案管理制度，但并不健全。有些单位归档范围不清，不知道哪些材料该归档、哪些材料是不在归档范围之列的，造成该归档的却没有收集、不在归档范围内的反而收集齐全的不合理现象。

（二）企业档案人员变动给档案收集工作造成困难

由于企业合并、撤消、重组等机构调整，还有一部分档案人员因跳槽等原因致使单位的专兼职档案员也经常进行更换和变动，致使企业档案人员队伍不稳定，从而影响到企业档案的收集工作，有的专兼职档案人员工作变动时，因种种原因未办理文件材料的移交手续，只图一己之便，把有重要保存价值的文件材料看作是个人私有财产，不去移交归档，造成文件材料的遗失，从而影响到企业相关工作的开展。

（三）档案材料的收集不能做到齐全和完整

主要体现在：一是档案结构不合理。室藏案卷中大多数是上级来文，而涉及一些企业生产、科研和管理等重要的成果文件、报告、经济合同等方面的材料，却往往没有归档或归档得不够齐全、完整；二是没有围绕新时期企业工作的重点开展收集工作，如：对企业的科研项目、重点工程项目和新产品研制、生产、销售等方面形成的档案收集得较少；三是在新时期企业工作中形成的电子档案、照片、音像等特殊载体档案的收集不够及时、不够齐全和完整，且收集的质量也参差不齐。

三、企业基层综合档案室档案收集工作的有效措施

（一）加强“两法”学习，开展档案宣传工作

企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，努力提高归档意识。

（二）建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展

建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导

加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。

（四）改变工作方法，加强沟通交流，提高档案收集质量

要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应当改变传统观念，认为企业档案部门是弱势部门，坐冷板凳，应该积极想办法，经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。

四、结语

综上所述，加强对企业基层综合档案室档案收集问题的研究分析，对于其良好实践效果的取得有着十分重要的意义，因此在今后的档案收集过程中，应该加强对其关键环节与重点要素的重视程度，并注重其具体实施措施与方法的科学性。

参考文献：

[1] 王淑改.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].档案天地，2016（10）：60-62.