高校档案信息资源开发探讨

邹鹏

摘 要：本文就高校档案信息资源的开发论题，说明了开发档案信息资源的目的；指出了高校档案信息资源开发存在的主要问题；说明了档案信息资源开发的前提及开发档案信息资源的任务；论述了开发档案信息资源的方法。

关键词：高等院校；档案；资源；开发

档案信息资源开发，是指档案管理人员对档案承载体静态的资源进行采集、加工，变成动态的知识、经验、数据、情报、消息等，并最快、最大限度地为用户所利用的整个工作过程。

一、高校档案信息资源开发存在的主要问题

随着高校的快速发展，高校档案工作得到了科学化、规范化、制度化的管理，使得高校档案的开发与利用也取得了一定的成绩，但是仍存在一些问题。

（一）档案管理意识淡薄。目前，我国某些高校领导对档案工作重视程度不够，缺乏档案管理意识，使得高校档案管理工作依然停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发利用，导致了许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应有的作用。

（二）馆藏档案不够丰富，结构较单一。由于档案管理人员管理工作的不规范，归档制度不健全，高校普遍对党政机关和财会档案收集的比较齐全，而对于收集难度较大的科研档案等形成阶段性长，比较分散的资源收集不够齐全，使得有些具有较高价值的档案材料未能及时收集归档，影响了档案信息资源的开发。

（三）缺乏档案管理方面的专业人才。现在高校档案管理人员的学历水平虽然有了较大的提高，但是正规档案专业，综合素质较高的人员很少。档案管理人员业务素质偏低与现代化的档案管理脱节，在一定程度上制约了档案信息的开发利用工作。

二、开发档案信息资源的目的

首先要明确服务方向，弄清楚为哪些部门、哪些工作、哪些人员开发档案信息，正确的服务方向是确立开发思路、确定开发课题的前提条件。一般说来，高校符合开发的档案资料，其信息开发主要为下列工作服务：

（一）学校及社会其它方面的工作。档案部门要有效的开发档案信息资源，首先必须转变观念，树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念等。

（二）在档案信息的传播手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开發的优势，通过各种有效的传播手段，扩大档案馆（室）在社会公众中的影响。

（三）高校要注重档案馆（室）新的社会功能的开拓，积极主动介入爱国主义、国情教育等精神文明建设活动中去，不断扩大档案信息开发工作的社会影响。高校档案管理人员在工作中应加强自身修养，做到文明优质服务。为了进一步提高效益，档案管理人员经过采集、加工开发出来的档案信息，应当通过信息出售、信息转让、信息拍卖、信息租赁、信息咨询、信息入股等方式推向市场，最大限度地发挥信息的经济效益和社会效益。拓宽档案信息资源的开发渠道。档案事业若要有所发展，必须面向社会、面向群众，变被动服务为主动服务。

三、档案信息资源开发的前提

高等学校在日常的教学、科研、管理和基本建设等各项活动中，形成了大量的具有查考、利用价值的档案信息资料，它们是学校档案馆藏的主要来源。高校档案馆人员应按时按规定把各门类资料收集归档，不断丰富档案馆茂，为开发档案信息工作奠定良好的物质基础。同时可以避免因归档工作的不及时，造成档案的缺失等不完整现象。俗话说“巧妇难为无米之炊”，搞信息化建设离不开先进的软硬件的支持。档案信息资源建设需要长期的资金投入。目前，档案资源建设整体投资不高，有的部门缺乏资金来源，有的部门对档案重视不够。同时，在网络化管理上，没有统一的规范化、标准化格式，造成各自为政的局面。因此，我们要坚持两手抓，一手抓档案资源的软件建设，一手抓硬件建设，两手都不能软，整合各种档案信息资源，提供规范化、标准化服务。

四、开发档案信息资源的任务

随着高校改革和国家档案工作改革的不断深化，高校档案工作的观念、体制和模式等方面也要进行相应的改革。档案管理人员要解放思想，转变观念。具体说来，就是要树立三个新的观念：

（一）竞争观念。档案作为一种资源进入经济领域，就必须参与到信息市场、技术市场的活动中，这就必然带来竞争，只有竞争才能不断完善，才能更好地生存和发展。

（二）效益观念。随着服务方式的多样化，档案馆应逐步由传统的小范围、保守型向大范围、服务型和经营型转变，处理好保密与服务、服务与效益的关系，坚持社会效益优先，兼顾高校自身经济利益的原则，增强竞争能力、适应能力和发展能力。

（三）开发观念。对档案馆的档案信息资源做进一步的加工整理，最大限度地使之可用、好用，便捷高效。

五、开发档案信息资源的方法

高校档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制。要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，要想设法收集散存在社会和个人手中的历史档案资料。要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案接收力度。改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心。

参考文献：

[1]章燕华.我国档案信息资源开发关键性障碍分析及对策思考[J].浙江档案，2006（6）：12-14.

[2]王成东.浅谈高校档案信息资源开发与利用[J].哈尔滨学院学报，2006（4）：139-140.