信息化时代煤矿企业文秘工作探析

吴欢

摘要： 作为组织体系的重要机构，文秘工作发挥着不可替代的作用，肩负着统筹协调、“上传下达”的责任，对组织体系运转效率有着极大的影响。与其他机构相比，办公室职能稍显特殊，工作水平与人员思维关联密切。所以，新形势下，文秘工作也应积极转变思路，积极引入以互联网思维为代表的创新思维，以不断提高工作水平。

Abstract： As an important organization of the organizational system， secretarial work plays an irreplaceable role， shouldering the responsibility of co-ordination and transition， and has great influence on the operation efficiency of the organization system. Compared with other institutions， the office function is slightly special. The level of work and personnel thinking are closely related. Therefore， in the new situation， the secretarial work should also actively change ideas， and actively introduce the Internet thinking as the representative of the innovative thinking to continuously improve the work level.

关键词： 信息化时代；煤矿企业；文秘工作

Key words： information age；coal mine enterprise；secretarial work

中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）13-0032-03

0 引言

近几年来，计算机技术和通信技术的不断发展，以及互联网的不断普及，这给人们的生活带来了极大地方便了人们的生活和企业的生产，给人们的工作方式也带来了非常重要的改变，煤矿企业和煤矿企业的文秘工作也不例外。在这样信息化时代的社会发展背景下，对于文秘工作者来说，无论是工作技能方面还是工作特征方面，都呈现出了非常大的变化，要想胜任文秘工作，首先就必须具备出谋划策的能力，要能够针对企业当前的发展形势，做出正确的分析，还要对文秘工作的特点有一定的了解，熟练掌握各项工作技能，才能更好地为企业服务。

1 煤矿企业中文秘工作的特点

煤矿企业中文秘工作的作用越来越呈现出其重要性，同时文秘工作的职能也增加了很多，肩负的责任也更加重大，煤矿企业中文秘工作的特点主要有以下几个方面。

1.1 服务性

在煤矿企业文秘工作中，服务性是其最基本的一项属性和特点，通常文秘人员的工作内容实际上是根据领导的工作内容而决定的，也就是说文秘人员的工作内容是将领导的工作作为核心与指导的。不管是类似于整理文档这样的日常事务，还是像组织召开会议这样需要通过领导授意的事务，又或者是类似于市场调研这样需要文秘人员主动准备的事务，这些事务的出发点都确保领导的工作可以顺利开展，并以此为最终目的而开展服务。所以说，服务性是煤矿企业文秘工作的第一特点。

1.2 综合性

在煤矿企业文秘工作中，综合性是其一个比较明显的特点，这就和文秘人员工作内容的繁琐有很大的关系了。在文秘人员的实际工作中，他们通常是以多重身份出现在领导身边的，可以是计划员、参谋员，也可以是办事员、接待员，有时充当的又是信息员，像接打电话、统计报表、接待客户、草拟文件以及组织活动等工作全在他们的工作范围内，不仅要协调好左右关系，还要联系好上下关系。所以说，煤矿企业文秘工作具有一定的综合性，同时也非常的复杂。

1.3 高效性

在煤矿企业文秘工作中，高效性也是其一大特点，是相对于信息化时代这一社会背景来说的，因为现代社会是一个要求效率的时代。特别是在市场竞争越来越激烈的当下社会，文秘工作人员的工作效率，对领导的工作效率有直接的关系，从而会影响到领导者做决策的效率以及决策质量，良好的工作效率，有助于煤矿企业把握市场竞争的先机，降低整个企业的风险程度，同时也能够提高煤矿企业的经济效益。所以说，高效性也是信息化时代煤矿企业文秘工作的特点。

1.4 辅助性

在煤矿企业文秘工作中，还具有一定程度的辅助性，这主要针对的就是文秘工作人员起到的参谋作用，也就是说文秘工作人员有责任、有义务，必须为煤矿企业的领导者提供一定的建议，帮助领导者做出正确、合理的决策，从而促进煤矿企业的健康稳定发展。这就要求文秘工作人员必须具备超前的服务意识，做好充分的准备工作，但是不能自以为是，超越自己该有的权限。

2 信息化时代煤矿企业文秘工作流程

简单的来说，煤矿企业中的文秘工作人员实际上就是领导的参谋和得力助手，文秘工作人员工作效率的高低对很多方面都有重要的影响，小到领导的工作是否可以顺利开展，大到可能影响整个煤矿企业是否能够健康稳定的发展。文秘工作的具体流程如图1所示。

3 信息化时代煤矿企业文秘工作探究——以煤矿文秘工作者为例

3.1 具备一定的文字功底和语言表达能力

一定的文字功底和语言表达能力对于煤矿企业文秘工作人员来说是最基本的工作技能之一。就拿煤矿来说，在这样信息化时代的背景下，煤矿企业的信息资源在不仅在数量上增加了很多，其表现形式也是多种多样的，所以，作为煤矿企业的文秘工作者，就必须要依靠自己扎实的文字功底和语言表达能力来对这些信息资源进行总结、概括以及提炼，确保拿给领导者的文件是重点突出、表述清楚流畅的，从而来提高领导者的工作效率。此外，在XX煤矿中，有一些会议记录、草拟信函、写演讲稿等一些日常的工作也是需要文秘來完成的，这也需要文秘工作人员具有一定的文字功底。在煤矿企业中还会涉及到一些合同、法律、公文等工作，所以，文秘工作人员还要对这些有一定程度的了解，并且要掌握一些必要的类似于速写速记等技能。

3.2 具备熟练地技术操作能力

信息化时代的到来，带动了办公自动化水平的提高，煤矿企业中文秘工作人员更应该紧跟时代发展的脚步，熟练的掌握现代化办公设备的使用方法，从而提高工作效率以及工作质量，例如打印机、通讯设备、传真机等一些常用的办公设备都应该能够熟练的使用，对一些例如Word、Excel、ppt等计算机办公软件也应该可以熟练地操作。另外，对于文件下载、信息搜索、远程会议等也是需要文秘工作人员掌握的基本技能。

3.3 具备处理日常事务的能力

对于煤矿企业来说，文秘工作会涉及到各个方面，工作内容也相对来说比较繁杂琐碎，所以，煤矿企业文秘工作人员要不断地锻炼自己处理繁杂琐碎事务的能力，在工作中做到谨慎高效、精益求精，可以将任何涉及到的事情都处理到位。例如，日常事务中的档案管理和文件传阅工作，文秘工作人员需要确保及时、准确以及保密，而且在实际的工作中，文件和档案的数量很多，这就要求文秘工作人员在满足基本要求的前提下，不断地提高自己的工作效率，从而更好的服务于煤矿企业的领导者。另外，对于像职工上访这样的突发事件，文秘工作人员也要做到积极冷静的应对，顾全大局，并及时的做出处理，避免给领导造成不必要的麻烦和影响，给企业带来损失。

3.4 具备良好的组织协调能力

在煤矿企业中，文秘工作人员是联系上下关系、沟通左右关系的桥梁和纽带，所以，煤矿企业的文秘工作人员必须要具备良好的组织协调能力，这也是对文秘工作人员最基本的工作技能要求。具体的说，就是文秘工作人员不仅要将煤矿企业领导者或者管理层的决策或者意见及时、准确的传达给企业基层人员，同时要确保企业基层各个部门的工作成果能够及时的报告给管理层或者领导者，还要与企业中各个部门的工作人员保持良好的协作关系以及日常人际关系，从而确保领导者的工作能够顺利的完成，企业的相关活动可以有序的进行，这就要求煤矿企业文秘工作人员要具备很好的心理素质以及较高的道德修养，在工作中做到礼貌待人、诚恳守信、灵活机智等。

4 煤矿企业文秘工作具体建议措施

4.1 从文秘工作者角度

4.1.1 强化协调与组织能力开展职能创新

协调与组织能力是办公室文秘人员工作的重要组成部分。其中协调组织能力分为对内协调组织和对外协组织协调两个方面。对内协调组织有上下关系、文秘人员与领导的关系、各级领导之间的关系、职能部门之间关系等协调组织。外部协调组织包括公共关系的处理、政府部门机构的沟通、各类企事业单位和社会团体的交流等。

在协调与组织时处理好局部与整体的关系，树立全局观念。只有树立全局观念，才能主动将自己的工作置于全盘工作的大视野中，才能正确处理好局部与整体的关系，才能促进全局工作的协调发展。

在协调与组织时要注意自己的权限范围。办公室文秘人员在对内协调组织和对外协调组织时，大部分情况下属于受权办事。受权办事指领导干部依据工作的需要，将自己权限范围内的事务授权给办公室文秘人员处理。在这种情况下，办公室文秘人员要对授权的方式和任务内容进行清晰界定，是属于确定授权还是弹性授权、亦或不确定授权，依据授权方式决定处理事务的步骤和方法。

4.1.2 强化服务意识与质量开展服务创新

办公室文秘人员从工作内容和职责来说，对单位领导、基层员工也是服务性质的人员。这就要求办公室文秘人员必须开展服务创新工作，扩大自己能力创新的范围。第一是转化思维，化被动为主动，第二是改变态度，从死板到热情。第三是力求务实，致力于解决实际问题。要从服务方式的创新到服务质量的提升，围绕企事业单位的中心工作，以领导放心、员工满意为标准进行工作。在服务意识方面要有主动服务和超前服务的意识，应用现代化的眼光了解工作的现实需求和潜在需求及其规律性，積极探索办公室文秘工作对领导和员工服务的动态适应性。

4.1.3 利用现代化理论与工具开展技术创新

信息化、自动化作业对我国普遍的办公环境提出了严峻的挑战。加速办公自动化，进一步改进办公设施，改善办公条件，提高办公室文秘人员工作质量和效率，是当今社会的大势所趋。实现办公自动化可以促进办公室的管理工作改革，辅助领导实现时间管理自动化。同时办公自动化能够更加及时准确的进行信息分享，建立单位内部信息分享网络，实时进行信息传递和反馈。办公室文秘人员要不断加强专业能力和技术能力的学习，利用现代化的理论进行内部协调组织和文件档案管理；利用现代化的工具提高工作效率和工作质量。

4.2 从煤矿企业角度

①煤矿企业应当统筹规划，合理利用企业内部管理机制管理企业，不断深化改革办公室职能，让办公室与企业内部各部门相互联系，彼此配合，促使办公室效率最大化。

②由于煤矿事故频发，下矿员工生命安全没有得到合理保障，随着国家相关条例颁发，煤矿企业应当建立福利机制，保障员工基本权利。

5 结束语

总的来说，在煤矿企业中，文秘工作人员是领导者的帮手也是依靠，是领导者最得力的助手，所以，煤矿企业中的文秘工作人员必须要更随时代发展的脚步，不断地充实自己、完善自己、提高自己更方面的能力。尤其是在当下信息化日益深入的时代，煤矿企业的文秘工作已经呈现了出新的特点，对文秘工作人员的工作技能也有了更高的要求，煤矿企业的文秘工作人员更应该积极地应对信息化时代带来的改变，努力的适应信息化时代高速发展的需求，更好的服务于煤矿企业。

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