特殊载体档案管理现状及对策分析

2017-05-08 17:39关绍鹏
祖国 2017年7期
关键词:企事业单位现状对策

关绍鹏

摘要:特殊档案对于一个企事业单位的发展来说至关重要,尤其是在企事业单位举办大型展览、庆祝活动时,就需要这些特殊档案来对企事业单位的形象加以补充。本文主要介绍了特殊档案管理的现状,并进一步分析了特殊档案管理的对策。

关键词:特殊档案 企事业单位 管理 现状 对策

所谓特殊档案管理,就是指对照片、证书、奖状、录像等内容的管理。在内这份工作对职工的工作思路教育大有裨益,对外也有助于宣传企事业单位的形象,有着直观性的特点,所以,特殊档案的管理是十分重要的,它的保存完善与否,也会影响到档案利用的成果,广大的档案工作者需要加强对特殊档案的管理,才能够切实、有效地发挥其价值。当下我国的企事业单位档案信息化管理建设是一项系统的任务,无论是管理者还是相关的工作者,都需要有积极的态度来投入这项工作。所以,这项工作需要较高的社会责任感、相应的理论和技术支撑。

一、特殊档案管理的现状

(一)资料收集不全面

一些来源于企事业单位重大活动、重要事项的录像以及照片档案,因为参与的人员较多,且规模较大,在这个时候,就容易出现职责不清的问题,摄像录影人员缺乏档案管理意识,收集工作普遍落后,这就导致录像以及照片的档案管理质量不高,且数量不全。其次,一些重要的证书、获奖档案以及奖状的归档情况不主动,容易出现各种漏归的现象。最后,因为录像带有重复利用的功能,所以它往往在多次利用之后,其资料的流失就较为严重。

(二)缺乏规范的整理

没有一个规范的整理,主要表现在照片的拍摄时间、背景以及原因上,都不够详细,甚至没有充分的说明文字,这就从一定程度上降低了照片档案的可靠性,对于使用者来说,要想全面地了解照片的相关信息,更是难上加难。

(三)保存条件不好

首先,在库房的硬件设施上,缺乏相关的防潮防湿的安排,库房通风条件不好,奖牌容易出现生锈、弯曲的问题。其次,声像档案没有专门的防磁柜,录像盘有太多的消磁现象。最后,在对奖杯的存放上,没有固定的摆放位置,那么就很容易受到外力的碰撞,破损的现象层出不穷。

(四)信息化程度不高

特殊档案的载体是多种多样的,且材料和形式各异,大小也不同,这就使得其信息化管理的方式参差不齐,管理起来难度较大。例如证书的档案,有的幅面较小,可以用扫描地方式进行管理,而一些面积较大的,就只能利用拍照的方式來解决。奖杯、奖牌的档案只能通过拍照。但是因为奖牌的材质具有一定的特殊性,一些奖牌特别光亮,拍起照来就十分困难。而一些录像带要转换成光盘,就需要有可靠的设备。所以,综合来看,由于各式各样的条件的限制,档案的信息化建设的可行性较低,且困难重重。

二、特殊载体档案管理的对策

(一)强化收集力度

档案管理人员身负社会财富管理的重任,所以,要本着对历史、未来负责的精神,不仅要做好当下的档案资源管理,同时也要对一些新来的档案资料进行全面的收集与整理,这就使得档案在未来可以全面真实地反应历史情况。针对一些特殊档案管理收集难的现状,在各种制度的保障下,档案员要负起责任,和有关部门多多沟通,注重企事业单位的重大活动事项。在某个活动事项中,可能出现哪些档案,哪些档案应该怎么收集,以及向谁收集,我们都应该做到心中有数,做到事前的策划。这样才能够及时、完好地完成档案的收集。其次,我们要做好宣传工作,无论何时都要有一种宣传档案收集的意识,这样才能够有效地提升广大职工干部的宣传意识,敦促其主动存档。

(二)创新管理手段

随着新媒体技术的不断发展,传统的档案管理在内容更新、升级方面显示出了一定的滞后性。随着一项新技术、一些新软件的诞生,往往可以将纸质档案的缺陷在几天的时间内得到解决。纸质材料的更新明显跟不上信息技术应用的速度,这样势必会给企业档案调动工作带来一定的困难。档案管理也应该与时俱进,充分地利用现代化的科技手段,实现对档案的数字化整理。将老照片通过扫描的方式进行储存,对于证书、奖牌以及锦旗等实物类档案,应该进行拍照,进一步制作成电子档案,存放在档案管理的系统当中。通过数码设备形成有关照片,直接存放在数据库当中,实现与实物的同步对照。除此之外,对于形成的电子档案,要利用U盘、移动光盘和移动硬盘进行双份备份,做好数据的储存工作。其中一份可以交由使用者使用,变了每次利用者都需要拍照、扫描的问题,这样既可以有效地节约时间,也可以完成资源的共享。在保存资料完好无损的状态下,进而提升档案的管理水平以及利用率。另外,因为荣誉档案的利用者大多都是对某一级别以上的荣誉进行利用,所以,在实物档案的模板中增添了级别的滋养,这样就可以有效地用“级别”来检索档案,提升档案查找的便利性。

(三)强化设施投入

随着社会科学技术的不断发展,企事业单位应该逐步完善自身的软件功能。一些智能化的系统的设计远远跟不上当下对软件系统的需求,不能满足企事业单位档案建设工作的需求,使得企事业在档案建设的过程中,有些系统不能发挥应有的作用,所以,加强对档案建设系统软件的更新,保持与时俱进性,这样可以有效地避免被时代淘汰。虽然档案管理不会直接地创造出哪些经济效益,但是它能够创造的长期的社会效益与价值却是不可估量的。我们要做好档案的管理工作,进一步提升档案管理的水平,在这个过程中,无论是硬件还是软件都是必不可少的。所以,加强对档案基础设施的投入,为档案管理提供一个优质的平台很有必要。所以,针对当下的奖牌、奖杯容易破损的现状,我们可以利用荣誉展示台,将各类的奖牌、奖杯放在固定位置上,这样不仅美观,还能够有效地提升人们管理的可靠性。对于录像带重复利用情况,声像资料的缺失问题,可以给摄像部门提供刻录机,将录像弄成光盘的形式,这样不仅有利于声像资料的完整,同时也有助于档案管理人员通过电脑合适,针对当下照片档案收集不全面的情况,给档案部门配备相关的摄影器材,档案管理者可以根据档案管理的具体需求,亲自参与拍摄,及时添加有关注释,说明录入的时间与地点,确保照片的文字真实且全面,保证照片的数量和质量。

(四)丰富知识储备

领导干部要转变思路,摆脱传统观念的束缚。积极做好特殊档案的建设。其次,要扩充网络构建队伍,这要求工作者需要具备一定的责任性,充分认识到档案管理工作的重要性,并以此次作为自己义不容辞的责任。鼓励特殊档案管理人员及时了解国内外的特殊档案建设动向,总结相关经验教训。管理部门对特殊档案建设人员的言行加以严格要求,以谨慎地态度要求其认真负责,并实时关注国家的相关政策。同时,也要求普通的管理者拥有一定的网络知识,为信息化建设提供后备军,以此来扩大网络建设的队伍。档案管理的工作人员要主动地学习有关业务知识,积极涉猎新的学科与领域,提升自身的综合素质。档案管理不仅有较强的专业性,同时也和其他的学科息息相关。这就需要广大的档案管理工作者,不仅有丰富的专业知识、工作技能,同时也要掌握与其他学科有关的知识,随着现代信息技术的不断发展,档案管理工作也迎来了重重挑战。所以,档案管理人员必须结合新的形势,有效地改善自身的工作思路,用新的方法解决新的问题,用于打破传统的枷锁,在档案业务上创新、突破,不断学习新的知识,拓宽视野,更要熟悉电子计算机技术、信息技术、影像技术,在工作中做到触类旁通,灵活运用各种技能,将自己从一个单一的选手转变为复合型人才,善于总结工作经验,创新自身的管理方式,进而提升档案管理方法的水平。

三、结语

总的來说,因为特殊档案本身有着这样和那样的特点,所以,在具体的管理过程中,难免会出现这样或者那样的问题,随着科学技术的不断发展,还会出现更多的载体档案,如何去管理他们,如何去利用先进的科学方法保存他们,就需要广大工作者不断深入研究,丰富相关理论体系的构建,以此来促进我国档案又好又快地发展。

参考文献:

[1]林军.新时期我国特殊教育职业学院档案管理的现状及对策研究[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2016,(10).

[2]贾英阁.新时期高校档案管理人员素质现状分析及建设对策[J].科技情报开发与经济,2011,(25).

[3]黄凯.高校档案信息化管理的现状及对策分析[J].中国管理信息化,2014,(12).

[4]邱玲.企业招投标档案管理的现状分析及规范管理的对策[J].甘肃科技,2013,(11).

(作者单位:辽宁省委党校)

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