浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策

袁昌平

摘要：采购档案是政府机关的重要文件，记录了政府采购中的各项重要的内容，同时还可以给政府今后的采购工作提供参考性意见。采购档案管理是政府采购工作的记录方式，具有较高的应用性，已经成为评估、监督和处理采购投诉等问题的主要操作方式。但是受各项因素影响，导致政府采购档案管理中依然存在较多问题，影响了采购档案管理工作效率。本文主要对政府采购档案管理中存在的问题进行分析，并针对性提出了相关对策，以期给同行研究学者提供参考。

关键词：政府采购；档案管理；存在问题；对策分析

中图分类号：G271

文献识别码：A

文章编号：1001-828X（2016）036-000045-02

政府采购工作是一项较复杂的事情，需要结合法律及方法，对制定的物品进行采购，政府采购档案是记录和反应政府采购工作的重要资料，也是反映采购活动情况的重要资料，妥善管理这些资料对政府采购工作效率的提升具有很大作用，同时还可以树立正面的市场发展形象，实际应用价值较高，必须及时对其进行分析。

一、概述

（一）定义

政府采购档案是记录政府各项采购活动及相关决策的书面资料，可以将其理解为我国政府采购管理部采购人员及采购代理部门在采购活动的记录，一般以纸质、表格及声相等形式储存，促进了政府采购工作的规范化发展。

（二）政府采购档案管理工作的意义

政府采购档案管理是我国政府加强管理、规范采购行为和提高采购质量等各项工作的行为。加强采购档案管理，不仅可以规范的记录、统计并分析各项采购行为，还可以节省财政支出，方便了各级人员的监督检查，此外还给采购活动问题的出现提供了较强的证据。因此政府采购档案管理对维护社会稳定和国家安定具有重大意义。除此之外，还可以结合采购形成完善管理机制，推动政府的廉政建设，进而帮助政府部门树立良好的社会形象。

二、采购档案管理中存在的问题

从采购档案管理的发展现状来看，受人员、硬件及管理方法等因素的影响，导致采购档案管理效率较低下，影响了政府采购工作的进展，具体可以从以下几方面进行分析。

（一）专业人员较匮乏，管理质量低下

从当前我国企业采购档案管理现状来看，由于很多企业还没有从思想上认识到采购档案管理的重要性，进而出现了各种采购档案管理问题。这些问题的出现与采购档案管理人员具有很大联系。目前很多企业认为采购档案岗位可有可无，导致管理人员不充足，有的企业虽然设立了采购档案管理岗位，但由于这些人员缺少资质和从业经验，还不能满足采购档案管理要求，有的企业甚至出现了一身兼多职问题，导致档案管理质量较低下。

（二）档案收集时间较长，影响了档案管理完整性

一些地方政府进行采购时，由于缺少规范，增加了采购资料收集难度，容易出现采购档案缺失等问题，影响了采购档案完整性。例如采购人员拒绝签订合同或不出示收据，导致采购资料难以归档。同时受采购档案管理机制影响，投诉人越级向纪委或当地领导投诉，主要以领导政务批准为准，但是领导人员工作较繁忙，很难及时处理各部门汇报的材料，或者因忙于其他事务而忘记处理，均会影响采购档案管理的进展。

（三）档案管理保密性不强

档案本身就是一种机密性文档，一旦出现泄密，将会产生多种问题。但是从当前的档案管理情况来看，企业档案管理中经常出现此种问题。在实际工作中，采购中心进行评标时应泄密而被控诉讼，在社会范围中引起了较大议论。因此档案管理保密性已经成为影响采购的核心因素。但是由于我国很多采购中心还不能认识到档案管理保密性的严重性，不能加强管理，导致档案管理中出现了较多问题，对企业发展造成了巨大影响。

（四）档案管理与实际使用相脱离

档案具有较强的原始性、实证性及使用效应，其中使用是发挥档案的主要方式。我国企业档案中包含的专业技术参数、企业经营状况、企业方针及文化特色等资料，均可以将其制定为标书，或者给评分过程提供较好的理论依据。从供应商的角度分析，原始性证明材料是主要的资料，可以给企业招投标提供依据。但是目前我国档案使用效率依然较低下，浪费了较多的档案资料，影响着企业的发展。

（五）档案管理软硬件设施较低下

目前随着科学技术的发展，很多新型管理方式营运而生，但是由于很多企业还没有从思想上认识到档案管理工作的重要性，不能设置专门的档案管理室存放档案，对企业发展造成的巨大影响，影响了企业纸质档案到电子档案的转变。因此我国档案管理软硬件设施水平依然较低下，在今后发展中还要不断加强。

三、提高政府采购档案管理工作质量的对策分析

结合当前采购档案管理中存在的问题，可以从制度、储存方式、人员及管理等方面完善，不断提高采购档案管理工作质量。具体分析如下。

（一）完善政府采购档案管理制度

为了促进政府采购档案管理工作的进展，提高采购档案安全性，必须完善政府采購档案管理制度，促进政府采购档案的可持续发展。首先，政府部门要建立完善的借阅制度，认真整理政府采购档案，未经政府部门允许禁止人员私自借阅或查询，一旦出现必须按照制度处理。如果因工作需求，必须借阅采购档案，必须由借阅人书写书面申请书或填写申请表，并标明借阅档案相关信息，如数量、日期、名称等，由相关部门审核后再进行借阅。需要注意的是，必须加强商业机密及招投标等文件管理，避免泄漏商业秘密。

（二）实现采购文件分类立卷储存

采购活动是一项较复杂的活动，在活动开展中会产生较多的原始资料，也就是采购文件。我国法律明确规定，采购文件主要由招投标文件、评标报道、采购预算、采购时相关记录、答疑函等组成。因此进行采购档案管理时，必须按照采购文件进行储存，可以根据先后顺序操作，保证文件连贯性，并按照固定步骤及方法开展，进而保证档案资料的完整性，充分发挥保管价值。

（三）强化采购文件的管理

为了深入落实采购档案工作，可以从以下几方面开展。第一，加强监督，实施专人管理。根据政府采购档案管理相关要求，为了保证采购档案工作的顺利进展，各级部门及领导人员必须加强指导、检查和监督力度，在管理和整理文件方面实施专人管理。同时还要加强管理，给采购档案制定明确的管理场所。第二，正确收集并保存采购文件。一般完成采购项目时，要求采购机构安排专人对采购文件进行整理、收集和分类，并妥善保存，一般可按照准时、精确原则操作，避免因长期未储存造成采购资料丢失或残缺等问题。第三，还要加强采购文件保密，按照规定的管理制度保存文档，提高采购档案安全，避免因档案地势、损坏或改动等影响档案真实性。通常进行招投标等文件管理时，由于此类文件较特殊，内部包含商业秘密，所以进行此类文件储存时，如果未得到相关人员的认可，不能私自公开文件，避免影响企业的利益。第四，实现采购档案管理向电子化和网络化发展。目前在科学技术的带动下，出现了各种技术，所以也要实现采购档案管理网络化发展，提高各项工作效率。

（四）自觉接受各个管理部门的监督

目前《采购法》中已经明确规定，采购代理人或相关机构，如果违背法律私自隐瞒、篡改或破坏应该归档保存的档案，根据行为严重程度处以2万到10万元不等的处罚，同时还要对相关负责人与主管人员及机构进行惩处。如果出现严重犯罪行为，还要进行刑事问责。相关监督管理部门必须要从思想上认识到，肆意破坏政府采购档案是一种严重的违法行为，可将其列入到相关考核中，使用检查评价等方式提高监督力度，认真处理违规操作等问题，促进采购档案的规范化发展。

（五）提高档案管理人员的水平

政府采购档案管理是影响政府采购档案管理工作的主要因素。目前市场上普遍存在在职员工专业素养与职业水平低下等问题，而且很多采购档案管理均未受过专业的培训，不能了解我国政府采购档案管理制定的法律法规。所以必须提高政府采购档案管理工作人员的水平，要求采购人员结合实际工作需求，不断学习采购档案管理新知识和新技能，熟练掌握我国政府采购档案法规及相关要求，并将其应用到实际工作中。同时，政府必须定期对档案管理人员进行培训，要求档案管理人员熟练各项工作环节，不断提高档案管理人员的职业技能和业务水平，增强档案管理人员的工作责任感和事业心，进而高效、全面的完成档案工作，延长政府采购档案的寿命。除此之外，招聘档案管理人员时，必须从人员职业道德、专业技能及学历等方面进行考核，不符合要求者坚决不使用。

四、结语

政府采购档案管理工作是政府采购中较重要的环节，只有加强档案管理，才能规范市场中进行的各种行为，进而维护社会稳定，提高国家利益。因此在实际操作中，我国必须结合政府采购档案管理现状，制定明确的法律法規，提高档案管理安全性；加强监督控制，认真处理违法行为；积极引入高素质、高技能型人才，提高业务水平，促进政府采购档案的规范化发展，不断提高我国政府采购档案的管理效率。