物资成本“三化”管控体系的构建与应用研究

赵黎鸣

[摘 要]随着业务规模的增长，深入开展物资的实物与价值管理，严控成本，具有重要的实践意义。构建一套“规范化、精益化和动态化”的物资成本管控体系，以业务管理驱动财务管理、以财务要求规范业务管理，实现信息关联无壁垒、过程管控无盲点、财务风险防得住。

[关键词]物资成本；规范化；精益化；动态化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.12.192

1 “三化”管控体系的构建目标

物资成本“三化”管控体系，是以规范化、精益化和动态化为着眼点，围绕财务集约化“深化应用、提升功能、实时管控、精益高效”的总体要求，以“实现信息关联无壁垒、过程管控无盲点、财务风险防得住”为目标，涵盖物资成本预算、采购执行、执行结果分析在内的一套物资成本管控模式与实施解决方案。“三化”管控体的建立及应用，能实现业务与财务融合互动，做到实物管理和账务处理的联动集成，拓展财务管理的细度和精度，提高了财务在企业资源配置过程中的主动性、科学性和有序性。

2 “三化”管控体系的构建要点

2.1 规范化的构建要点

物料主数据是企业所采购、生产和存储的物料的所有信息，包括基本属性、工厂数据、存储数据三大类。基本属性包括编码、名称、计量单位等数据；工厂数据是针对特定工厂的采购组织、计划交货期等数据；存储数据是针对特定存储地点的存储时间、库存数量等数据。

2.2 精益化的构建要点

核算对象指物资成本应该归集到的部门或班组。为了保证核算的精益性，物资成本应从产生时，就在业务部门归集到最小颗粒上，例如班组。

在对物资成本进行分类时，也要做到精细，并用辅助记录核算的方式，保证可以对其进行多维度统计分析。

2.3 动态化的构建要点

要将业务部门的物资管理系统与财务部门的核算系统进行集成，从而使财务部门在未获得物资成本的纸质单据前，就能及时获取物资的成本信息，进行实时管控。

3 “三化”管控体系的构建应用

以物资成本“三化”管控体系为理论基础，建设一套“三化”管控系统，实现信息关联无壁垒、过程管控无盲点、财务风险防得住。同时为优化岗位设置和减少人工管理成本提供了依据，对同行业单位具有较强的借鉴和参考意义。

3.1 规范业务，统一标准，实现信息关联无壁垒

对物料主数据标准进行统一，实现需求方、供货方、验货方的一体化操作。通过对后勤部门的需求和对历史数据的归纳整理，形成物料主数据中类31个，主要有：食杂用品、肉类及制品、蔬菜、蛋类、厨杂用品、针棉制品、清洁用品、绿化用品、五金材料、办公用品、消防安全用品等。再根据中类，对其细分，形成小类57个。后勤部门在对物资进行验收入库时，利用“三化”管控系统，整合需求方的采购申请单信息和供应商的送货单信息，自动生成入库单。

统一物料类别标准，实现物资和财务数据自动关联。通过对财务部门和后勤部门的访谈和对物资历史明细账的梳理，建立了一套物料类别（中类）与会计科目的映射关系。财务部门在收到后勤部门传递来的业务单据时，利用“三化”管控体系，进行实时便捷的账务处理，并可进行穿透和追溯查询，实现物资明细账和总账的系统关联和账务追溯。

统一组织机构标准，实现成本费用与成本中心的自动匹配。建立部门与成本中心组、班组与成本中心的映射关系，使“三化”管控体系能自动将业务端发生的各项成本费用归集到财务端的各个成本核算单元中。

3.2 把握全局，注重细节，做到过程管控无盲点

打通物资的实物管理和价值管理的链条，实现物资成本的全过程闭环在线管控。建立物资成本的全过程管理流程，从物资成本预算编制，到预算执行，再到预算分析，分析的结果又作为预算编制作参考，实现物资成本的闭环在线管控。

成本核算对象全面、多样，实现成本的精益化管理。每项成本根据管理需求的不同，针对不同的对象进行核算，实现成本的精益化管理。例如， 采购成本的核算对象是物料； 管理成本的核算对象是各个部门或班组； 业务成本的核算对象是各个项目。

借助物资成本“三化”管控系统，优化整合了业务流程，实现了物料核算凭证的自动化预制。财务部门的工作重心从账务处理转移至到财务管理和分析上，为领导层的决策提供有力的数据服务和支撑。

系统自动平衡采购需求，实现库房物资科学供给。各库房管理员线上提报领用申请单时，系统会自动将领用需求与库存情况进行匹配。对于库存充足的，自动生成领用单，进入物资领用流程；对于库存不足的，系统会提醒库管员进行补库或生成采购申请单，进入物资采购流程。此设计能減少人工操作，降低错误率，实现库房物资的科学供给，保持合理库存。

现场移动办公，实现便捷高效的业务操作。库管员在收货现场利用移动终端调出采购需求以及供应商的供货信息，基于这些信息创建入库单，避免先手工记录再回办公室进行电脑录入的重复劳动。

3.3 线上管理，动态分析，确保财务风险防得住

实时掌握物资业务动态，确保预算在控可控。将物资信息、财务信息集成到一个系统中进行管理，可随时对物资信息进行动态查询和追溯，可及时预防、发现和纠正影响财务价值管理的违规行为。

实时监控财务指标结果，确保经营风险可控。通过在系统中实现对财务指标进行计算与统计分析功能，可随时查看财务考核指标、盈利能力指标、营运能力指标、盈亏平衡情况的可视化分析结果。

4 “三化”管控体系的应用成效

4.1 加强内控，防范风险

物资成本“三化”管控体系的建立，使各部门分工明确，各司其职，业务处理透明化、制度化和规范化，最大限度地保证成本信息的完整性和可追溯性，易于查询；同时有效实现了物资与财务的信息共享，杜绝信息孤岛现象，解决物资实物与价值管理不分离问题，强化内控执行，防范风险，同时也为后续的业务分析和辅助决策奠定基础。

4.2 优化流程，提高效率

物资成本“三化”管控体系的采用全过程的流程化管理模式，上一道工序的工作效率和工作质量直接影响到下一道工序，乃至整个工作任务的质量和实施进度。这就促使部门之间要加强沟通，相互协作，齐心协力，这样才能确保完成任务。同时，由于是流程化管理，每一个流程的管理工作，都将在系统中留下操作记录和日志，有利于考核，也有利于相互监督，提高整体工作效率。

4.3 在线监控，降低成本

运用“三化”管控系统将物资成本的管控流程加以固化，实现物资、财务业务的在线监控。物资业务动态和财务指标结果的实时反映，可提高业务处理准确性，并减少人工再整理和再确认的重复工作量，提高了工作效率，降低财务管理的人力成本。

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