论述人事档案数字智能化建设的新思路

覃晔

摘要：随着信息时代的到来，互联网和数字化逐步走进人们的生活，融入到各行各业，推动着社会经济的发展，可以毫不夸张的说不应用互联网就等于落后，人事档案管理水平已经不能满足当今社会信息资源传递的速度，亟待改革与创新，顺应新时代，应用互联网实现和数字化。本文针对人事档案管理实现数字化的利弊做了简要分析，并提出相应对策。

关键词：智能化；人事档案；亟待

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点，因此，人事档案既要机密的保管又要便于使用。所以，建立健全的管理制度是至关重要。随着社会经济和技术的发展人才的流动也日益频繁，传统的人事档案管理方法跟不上当代的形式需求，为了顺应发展必须开创新模式，应用数字化和互联网技术。

一、人事档案管理的应用数字化的可行性

（一）提高工作效率

过去人事档案资料都是纸质版，用人单位的档案资料堆砌成山，无论是整理还是查找都极其困难，需要使用时想要准确锁定需要的信息更是难上加难，浪费人力也浪费时间，计算机可以实现在海量信息中通过检索快速锁定，这刚好是人事档案管理工作中急需的，应用计算机，互联网，实现人事档案管理数字化，可以有效地提高人事档案信息更新与传输的速度，快速检索、资源共享，同时也可以节约时间成本，减少人事档案管理人员的工作量。

（二）增加信息安全性和可信度

人事档案的管理工作一般都是需要专人负责的，档案室必须备有专业的防火，防潮器材，设有严禁吸烟、保持清洁、关好门窗、不得随意出入等相关条例，需要定期的进行检查与核对，确保人事档案的完整和安全，而且纸质版的档案不仅占用的空间较大，而且时间长了难免会出现字迹模糊或者纸张破损等情况。如果实现人事档案管理数字化就可以很好的解决上述问题，而且通过互联网平台可以有很大的储存空间，延长保存时间。而且应用计算机技术，可以快速的更新和维护档案信息。纸质版的档案在交接过程中也会出现问题，导致时间较长的档案信息不准确，所以，数字化可以解决档案保存过程中的很多麻烦，保证人事档案的安全和可信度。

（三）实现信息系统化管理

应用电子信息技术实现数字化，可以建立一个资源共享的网络平台，收集、更新、保存、检索都可以快速完成，而且应用计算机人事档案自己就不在只局限于文字，而且图片也更加的清晰，还可以充分利用多媒体实现视频和聲音的保存形式，使人事档案更加的立体，增强了人事档案的记录和显示功能。

二、人事档案数字化的阻碍

（一）对档案管理人员要求提高

人事档案管理数字化，就必须通过计算机应用互联网来保存，简单说就是都保存在电脑上，录入，更新、检索等都需要用电脑操作来完成，这就要求档案管理员必须会传统的档案管理方式还要可以熟练的使用计算机，掌握网络化技术，这就要求档案管理人员，既可以使用计算机懂网络，又可以精通档案业务，如果工作人员在存在一些个人因素比如粗心大意，没有责任心，导致操作不规范，这些个人因素也会导致人事档案信息受到威胁。

（二）质疑网络风险

网络确实给我们的生活带来了翻天覆地的变化，但同时也存在一定的弊端，在网络世界里，电脑病毒横行，越来越多的高端网络人才在网络上进行诈骗，通过入侵他人电脑获取机密信息，破坏信息管理系统，所以人事档案数字化管理之后，就对保证网络安全这一点提出了高要求。

三、人事档案管理实现数字化的对策

（一）制定总体规划

人事档案数字化建设是一个庞大的工程，需要多方配合，整体把握。必须要有领导、有步骤、有组织、有目的、有重点的分步进行，不能一蹴而就。同时制定规划就要有标准模式，不能随心所欲，在计算机上的存储格式，存储结构，信息检索，操作页面都要实行标准化、规范化，这样才能长远使用，不能只顾眼前。

（二）加大力度，培养人才

人事档案管理工作值得重视，尤其是在目前各单位的人事档案已经移交专业的单位在管理，其中涉及到机关事业单位工作人员个人信息，是组织对干部任免、调配、考察、审查的主要依据，是领导决策干部人事工作的可靠凭证，人事档案资料等同于国家机密，一旦泄露，损坏都会造成损失，为此建立安全的管理制度势在必行，人事档案的管理工作不是简单随便的，会涉及到很多方面的知识，这就要求我们必须慎重选择管理人员不能随意，要给予一定的时间深入的渗透，下功夫，综合运用信息管理技能，电子信息技术、和互联网技术投身于人事档案管理工作。

四、结论

完成人事档案信息化、数字化、标准化、规范化是人事档案工作的新目标，以数字化的模式面向社会服务需要一定的过程和时间，人事档案管理工作在我国有悠久的历史，哪怕时代发展带现在，人事档案作为反映和记述个人经历的资料，真实的记录了自然人参与社会活动的情况，是事业单位衡量人不可或缺的佐证，是社会管理体系不可缺少的重要组成，因此必须完整安全的保存管理。

参考文献：

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