数字化不动产档案管理可行性分析

姜红霞

【摘要】档案管理是社会发展的必然，随着不动产资源的交易和物权转变，不动产档案管理难度和管理量也在不断增加。数字化不动产档案管理是未来不动产档案管理必然的发展方向。但是，目前不动产档案管理仍然存在一些问题，为了改善这些问题，真正实现优化管理，本文详细分析数字化不动产档案管理可行性。

【关键词】数字化档案；不动产档案管理；可行性

引言

数字化档案管理是伴随着计算机技术、数字化技术、多媒体技术以及网络技术的发展所衍生出来的一种新档案管理模式，是一种全新的档案管理方式，将传统的纸质档案通过扫描、录入等方式转变为数字化、信息化的数据，然后通过计算机网络技术将其储存到网络当中，同时任何可以连接到该网络的用户都可以快捷的下载和使用这些数字化档案，从而实现档案的高效实用目的。

1.数字化不动产档案管理可行性

数字化档案管理主要是将传统的纸质、录音等档案介质的原始材料，借助扫描、压缩、转换以及录入等方式制作成为图片或声音等数字化文件，并将图片的文件借助文字识别技术来体现，在应用网络储存的技术基础上，促使和图片能够储存在大容量的网络当中，同时也可以随时随地在网络当中进行查询和下载，使档案的使用效率得到显著提高[1]。数字化不动产档案管理是通过采用储存的新技术实现数据库的虚拟化管理，并提升档案管理的使用效率，储存不动产信息的完整性和准确性，促使不动产档案信息可以在不同的部门、不同的地区实现快捷传递，最大程度提升不动产档案的使用价值。

简单而言，数字化不动产档案管理本身就具备较高的可行性，但是在网络的不安全和不稳定因素影响下，其可行性就需要建立在三个原则基础上，分别为技术支撑、客观需求以及可操作性强。

首先，技术支撑。伴随着网络技术的不断发展，各个行业在互联网的帮助之下都有了明显的成长和发展，所以数字化数据库是各个行业获取信息和发布信息的主要平台[2]。当前，我国许多地区的不动产大多数都是以建立信息网络平台作为数字化平台的实施方式，这一平台可以促使每一个部门的信息资源获得整合，同时的各个职能部门也可以借助这一信息共享网洛实现不动产信息的有效交互，从而促使不动产相关工作更加有效实施；其次，客观需求。不动产档案实行数字化管理能够实现最大化的资源利用率，降低人力资源和物力资源的投入。相关部门可以在建立不动产平台时按照不同地区、不同类型的不动产进行分类，这一种分类方式可以让记录不动产信息、修改不动产信息和使用不动产信息的效率得到显著提升，让传统繁琐的档案管理工作变得非常简单，实现最优化管理；最后，可操作性强。就目前而言，计算机的发展仍然非常迅速，软件、硬件以及数字化管理设备的更新速度非常快，这也为档案数字化管理提供了网络凭条与现代坏办公设备。借助计算机的储存特点，数字化不动产档案管理系统可以具备资源内部共享、查询登录服务、信息录入服务等功能，促使使用者和信息提供者的工作效率显著提升。除此之外，因为数字化档案管理是以数字化的形式储存不动产信息，信息本身并不会存在缺损和老化的问题，所以无论是存放多久的档案，其信息内容都会非常完整。

由此可见，数字化不动产档案管理可行性显著。

2.数字化不动产档案管理的实行优化策略

虽然数字化不动产档案管理存在许多优势和特点，但是在实行过程中仍然存在一些问题，尤其是在基础设施、人力资源以及制度方面的问题。

2.1 优化基础设施

完善且有效的基础设施是不动产档案管理的基础支撑[3]。不动产在完善数字化基础设施时，首先需要确保基础硬件设备的购入有效性，其中必然会包含路由器、储存器、服务器、计算机、扫描仪、打印机等设备，此外还需要保障软件方面的完整性，例如数字管理系统、信息安全心痛等。其次，建立完整的网络信息平台维护制度，也就是由专门的网络维护人员定时对数字化不动产档案平台进行维护，确保数字化不动产档案平台的硬件设备和软件资源都稳定，从而保障数字化系统的正常邚，提升档案资料的有效性。最后，不断更新和研发数字化档案管理软件，并按照不动产档案的实际管理需求，对软件进行持续性更新，确保数字化档案的管理有效性。

2.2 注重人才培养

不动产档案管理对于人才的需求非常明显，传统的纸质管理转变为数字化档案管理的过程中，对于工作人员的要求也并不相同，其主要是体现在计算机操作和软件应用能力方面的要求[4]。对此，相关部门首先需要注重人才方面的培养，对于老员工给予定期的培训，力求老员工能够胜任数字化档案管理工作。对于培训而言，主要是提高工作人员的自身业务能力，促使其能够灵活操作不动产档案管理软件，并对数字化档案开展分类、编码、收集以及归档等操作；其次，需要注重人才方面的引入。相关部门可以定期在各大高校当中吸引相关人才，定期引入人才，从而保障人才的充足性。

2.3 建立完善管理制度

完善的制度是数字化不动产档案管理得以实现的有效保障，相关部门在完善制度时，必须根据档案管理的具体方式，制定完善的档案管理原则。与此同时，还需要建立定期的整理体系，因为资源的重要程度，必须杜绝资源损耗的情况发生，档案管理部门需要定期对不动产数字资料进行整理，尤其是一些重要资料，从而保障资料使用的安全性。

3.结语

综上所述，档案数字化管理是未来不动产档案管理必然的发展方向。目前不动产在档案管理的过程中仍然存在一些制度、内容以及设施方面的问题，这些问题仍然会制约着数字化不动产档案管理的发展。对此，相关部门仍需在建设数字化不动产档案工作中投入相应的经历和经费，加强设施的完整性，培养相应人才，从而提高不动产档案管理的实效性。

參考文献

[1]王明.浅谈房产档案管理的数字化趋势[J].办公室业务，2014，13（13）：147-148.

[2]徐正辉.做好房产测绘成果资料档案管理的策略探究[J].建材与装饰，2016，22（38）：15-16.

[3]吕亮.数字化不动产档案管理可行性探索[J].建材发展导向：上，2016，14（10）：105-106.

[4]梁书玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].档案管理，2015，31（5）：89-90.