档案管理电子化建设的探讨

邱常宇

【摘要】加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。

【关键词】档案管理；电子化

一、档案信息电子化的作用

在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一個文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

（1）档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。

（2）档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。

（3）档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。

二、加强档案管理电子化、信息化建设的对策

1.思想上高度重视档案管理的电子化、信息化建设

档案管理工作是学校现代化建设的重要组成部分，中小学从上到下都要充分认识档案工作对促进学校发展的重要作用，切实增强做好档案管理电子化、信息化建设工作的使命感和责任感，学校领导要明确档案工作是自己必须抓好的重要工作之一，让档案管理工作在电子化、信息的建设中，完整记录好广大师生的成绩和真实足迹及学校的发展历程，让学校教职工都认识到档案是学校的宝贵财富。

2.加强领导，完善档案管理电子化、信息化建设的网络体系

学校都要建立校长负责制的档案建设与管理领导小组，一把手要亲自挂帅，建立以校长、中层干部、年级组长、专职档案管理员为网络的档案管理电子化、信息化建设领导小组，明确责任，常抓不懈，定期进行总结检查，及时把学校发生的大事记、取得的成绩、各类师生信息情况进行分类汇总整理，按类输入微机进行电子化储存，能作为公共资源公开查询的教学档案，可放进学校内网作为信息资源使用。

3.健全制度，规范管理

档案管理工作涉及面广，工作琐碎繁杂，涉及互每位教职工的职评、升级及评优评先等，如果没有统一的规章制度制约，就会无章可循无法管理。为此学校要建立健全学校的档案管理制度，对档案的接收，传递、查阅、保管要作出明确的规定，同时要做好档案的保密工作，坚决杜绝档案泄密及随意修改现象的发生。对违反档案管理制度的人员要严肃处罚，对在档案建设上作出贡献的管理人员要给予奖励。

4.加强业务能力培养，提高管理人员的电子化、信息化的技术水平

档案管理电子化、信息化建设水平的高低，关键在档案管理人员的业务素质。平时除了加强对档案管理人员进行爱岗敬业方面的思想教育和职业道德教育外，更要加强对档案员的业务培训和进修，让档案员定期去县级以上档案馆接受顶岗业务培训或送进大学进行短期业务培训。上级档案管理部门开展的档案管理员上岗培训班，是档案员接受继续教育的好机会，一定要珍惜学习的机会，做好“充电”工作。档案员平时自学电脑应用及档案管理知识，也是提高档案管理现代水平的重要手段。

5.增强服务意识，提高档案的创新管理水平

加强档案电子化、信息化管理的目的，也是为了与时俱进，适应时代发展的需要更好的为教育教学服务，为学生的德育教育服务，为教职工服务。档案管理人员在增强服务意识的前提下，要不断钻研业务，提高创新能力，发掘档案资源的信息功能和价值，做好校领导的参谋，及时为学校发展提供有价值的信息资源。力争使中小学档案建设管理工作跨上新台阶，把学档案室建设成为学校现代化的信息资源中心。

三、档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势

目前，所有的档案管理全部是实行无纸化的办公，这样就促使档案的生成方式发生了非常大的变化，例如：文件的起草、签发、归档等、过程都可以在计算机和通讯的线路中进行，也就是说，电子档案信息存储密度高与计算机联机能力强，影像还原效果好，便于大量复制拷贝，节省存贮空间，利用率极大提高。因此我们应利用现代的科技手段，加大对档案资料的收藏力度，延长档案资料的寿命，利用现代畅通的网络技术，实现档案信息资源共享，因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。

四、档案管理工作的发展路径

一方面必须做好归档电子档案文件的技术处理，实行电子文件的管理目标，也就是说新型材料的归档是势在必行的，同时也就对档案的管理人员提出了更高的要求，就是必须要深入现行的工作领域来，并对产生大量电子文件的接受、存储、进行学习，要学会保护原始的电子文件，了解相关重新组合的来龙去脉，另一方面解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。因此，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

结束语：总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。

参考文献：

[1]国家档案局. 电子文件归档与电子档案管理概论[M]. 北京：中国档案出版社，1999.

[2]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局. 电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）[S]. 2002.