浅谈档案管理

刘志和

【摘要】人事档案是人事管理活动中所形成的，真实记述和反映个人经历和德才表现，也是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。随着人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事档案存在内容失真、材料不全等问题。因此，要从根本上解决目前的人事档案管理问题，就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事档案管理新模式。

【关键词】档案管理；问题

随着公自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在企业的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务。

一、档案管理

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项業务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。

二、档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。

（一）人事档案管理混乱。人事档案本身的缺陷就不断突出，非规范化的操作，致使档案的社会信度和效度大大降低，传统人事档案以控制人和制约人为根本出发点，强调的是“档随人走、人档不分”的封闭式管理，旧式的管理模式中涉及的是个人的思想品质、家庭背景、社会关系等方面的内容较多，涉及工作能力、专业特长的方面较少。重学历、轻能力、重历史、轻现实，档案材料收集不全、新材料补充不及时、不能反映个人的真实面貌，涂改和伪造的非法行为日益突出。传统人事档案缺乏行政控制，加深了行政的“随意性”。

传统的人事档案在某些时候成为了领导干部们压制人的一种手段，人事部门只管人，不管事，在管人的过程中，全凭领导干部的偏好来进行人事的裁定，而对“单位人”的品行和工作鉴定处于极度的信息不对称当中，更有甚者把称职写成不称职，把不称职写成称职，个人的随意性大，因此档案神圣化就变成了一种权力的象征，成为操纵人的一种手段，本身是属于“公权力”，现在变成了“私权利”，至于个人的思想品德，更是领导干部一人说了算，全凭领导的个人专断的“定性描述”，加深了行政的“随意性”。

（二）管理人员配置不足。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是，由于人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。

（三）人事档案的“克隆现象”严重。一个人在正常的情况下只有一份档案，重建档案的前提是档案的遗失或者损坏，如果在原有人事档案存在的前提下，只因为无法转档而重建档案，从严格意义上讲是违背人事档案原则的，有些人本想从正规的途径调走档案，但因为原单位不肯放人，不转档，新用人单位在“无奈良计”的条件下的缓兵之计，“档案克隆”的现象源于对高级人才的争夺战，普遍存在于事业单位的技术人才，为了留住人才，不惜作“克隆档案”，扰乱了档案管理的正常秩序。

三、档案工作解决对策

1.抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组.协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到公司领导的议事日程.年初有部署，年终有总结，平时有检查指导，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一制定计划，统一检查指导和统一培训交流。

2.档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今公自动化、社会信息化发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实.际的工作计划。

3.加强档案基础工作，按时完成上级部门下发文件的归档工作。

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门下发的文件按规定进行归档、立卷，按时完成。

4.加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员.负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。

5.搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新，实现档案信息资源共享。

结束语：档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。

参考文献：

[1]雅克·蒂洛基恩·克拉斯曼.伦理学与生活.兴界图书出版社.

[2]林滨，贺希荣，罗明星.全球化视野中的伦理批判与道德教育的重构.人民出版社.