刍议档案的科学管理

马春霞

【摘要】 广电系统档案对于广电事业的发展有着举足轻重的作用，因而必须强化档案的管理，采用科学的方法。文章主要列举制约广电系统档案科学管理的制约因素，分析认为必须正视存在的问题，探究采取切实有效的的举措，从而充分发挥广播电视档案的社会功能，提高档案的社会价值。

【关键词】 档案管理 制约因素 社会功能

广电档案是广电系统各个方面的真实活动记录，反映了行业不同时期的发展面貌，是了解时代发展和重大事件的重要依据。所以做好广电档案工作，对新闻行业改革、衡量新闻单位工作水平和人员素质提供强有力的资源支撑和信息保障。因而，广电系统要重视广电档案建设与管理，善于发现问题，探究采取切实有效的的举措，充分发挥广播电视档案的社会功能，提高档案的社会价值。

一、广电系统档案管理工作存在问题

1、科学管理理念缺失。广电系统档案案管理体制改革滞后，管理者对档案管理没有足够重视，工作懈怠，不创新策划管理方案，沿用传统管理方法，忽视档案管理工作日常保护，缺乏有效的回收分类保管，一旦遇到工作地点搬迁或人事变更便会丢失。2、管理方法不科学。对于记录在磁带、光盘、录影带等介质的档案管理没有明细的分类和标签，资料查找比较困难；对纸质介质档案管理没有足够重视，不通风、不向阳，管理方法不科学；档案管理电子化、信息化使用不足，应从收集整理到立卷归档、从保存查询到开发利用，形成完整的脉络；档案材料缺乏协调、统一、集中，不少档案没有按照归档要求进行归档，缺少相应控制措施及后续的管理、服务工作，造成材料流失；档案混存，存放环境不具备恒湿、恒温、防磁等特殊性要求。 3、基础设施不足。档案存放基础设施硬件落后，基本的防火、防虫、防潮手段有缺漏；管理软件硬件跟不上技术要求，网络化、数据化功能退化，档案数字化监督力度不大，可提供查询利用的档案数量不多；专业技术人员不足，档案信息化建设进展缓慢。4、资源循环利用不够。档案资料形成越久，价值就越高。如果妥善保管再利用，将成为巨大财富，但部分广播电视档案管理部门对大多数的资源材料利用不重视，一些重要资源缺失，再利用时缺乏完整性，效率低下。

二、科学强化广电系统档案管理

1、树立科学管理理念。广电系统上至领导，下至档案部门，要充分认识档案在广电事业发展中的作用和积极意义，要从思想上高度重视，树立档案意识，树立科学管理的理念，要看到档案是党和国家的宝贵财富，档案是广电工作的重要组成部分，广电事业的发展离不开档案工作；档案管理要列入领导议事日程，纳入工作考核目标，将档案经费列入财务预算，配备足够的档案管理人员负责档案的收集、传递、保管和整理，明确职责，依法治档。2、强化规范化、信息化建设。广电系统档案建设与管理要适应时代发展需要，要紧跟信息化发展潮流，采用先进的数字信息技术，加强规范化管理。广电系统要采用档案建设标准和规范，落实资金，增配硬件，完善软件，构建档案资源共享网络平台，配备计算机信息化建设硬件，对使用软件及时进行升级、完善、维护和更新，提高管理系统的稳定性和工作效率，加快档案数字化进程，为广电信息资源共享提供必要条件。 3、加大资金投入。现代化的档案建设与管理离不开软硬件建设，这就需要雄厚的资金做支撑。广电系统要完善档案事业投入机制，建立档案事业与广电事业发展协调一致的经费增长机制，切实把档案事业发展所需硬件、经费等纳入制度化轨道，确保档案事业投入有规可循、有章可依；针对档案事业发展中存在的具体困难和问题安排专项经费，确保档案工作顺利开展；按照国家有关要求，根据档案数量每年安排足额保护专项经费，确保档案安全保管的基本需要。4、完善工作体制。广电系统档案部门要认真贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，找差距、补短板、促创新，构建保障档案事业科学发展新机制。新形势下，加强档案建设力度、强化档案行政管理职能，切实履行好档案工作职责；广电系统要加强对档案工作的组织领导，把档案工作作为各项事业的基础管理工作列入重要议事日程，把档案工作纳入广电事业发展规划，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力保障。5、细化管理措施。广电系统档案管理部门要把档案管理制度加以细化，对已产生的档案从收集、归档到移交做到环环有保障，步步有落实。声像档案要做到恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，要使用声像柜或密闭铁柜单独存放；要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施；注意解决好立卷方法问题，有利于档案分类和检索；注意解决案卷装订质量问题；开设在线咨询、查档答疑、业务答疑服务；开发个性化页面和邮件杂志等与网站浏览者互动栏目，加强档案与公众的沟通交流 ，多层次、多方位地满足公众档案信息需求。

新的形势下，广电系统档案管理人员要与时俱进，更新观念，勇于改革，正视工作中存在的问题，采取切实可行的措施，加快现代化、科学化的档案建设与管理步伐，让档案信息服务于广电事业发展需要，从而提升自身社会价值。

參 考 文 献

[1] 探析广电事业单位档案管理的改进措施.陈丽英 城建档案 2014-02-15 期

[2] 加大档案事业经费投入 建立经费增长机制. 叶建强《中国档案报》2015年3月16日 总第2734期第一版