请用一句话形容你的日常工作状态。是被堆积成山的文件淹没、与没完没了的邮件奋战,还是“不管风吹浪打,胜似闲庭信步”?官方数据表明,43%的缺勤日与压力有关。熬夜加班,私生活围着公事打转早已是家常便饭,工作与家庭的界线逐渐模糊。
哪怕下班后,依然是身在家中心在公司。
缺乏有效的组织,只能在压力的泥潭里越陷越深。是时候耍耍聪明了!专家相信,合理的安排与规划可以充分利用工作时间,让你下班无事一身轻,专心享受喻悦的私人时光。以下是WH精选的十大效率妙招。记住,我们的口号是:今天不加班!
高效十法:
用更少的时间,做更多的事
1.整理办公桌
还记得满头大汗寻找乱扔的文件,在满满当当的公文架上搜索重要信件的焦急与烦躁吗?效率始于整洁。将各种文书分门别类,重要资料及时归档。井井有条的办公环境不仅赏心悦目,更能节省宝贵的时间。生活方式与健康专家莎拉·琼斯表示:“有条理的空间有助于保持清醒的头脑,带来更理想的结果。在井然有序中拥抱朝阳,挥别余晖,一整天都是快乐的。”
2.列清单
事半功倍的员工往往都有同一个诀窍:分清主次,按重要性排序。规划日常工作,确定需要做的事以及最佳做法,无疑是管理时间的金科玉律。莎拉推荐:“每天列一张待办事项表,依照轻重缓急排列。从头到尾瀏览一遍,对当天的工作做到心中有数,然后从第一项开始。”
3.增强沟通
良好的沟通是高效的保证。身为团队的一员意味着你同时要具备知人善用与精诚合作的技能。职业发言人、消费者市场研究专家简内特·塔拉索夫斯基建议:“倾听他人的意见,调整自己的方法,做到和谐共事。”
4.专心
高效不仅是做完工作,更是做好工作。《专心工作》作者之一乔丝·赛德尔称:“研究发现,我们花大把时间思考工作以外的事,30%的时间大脑在开小差。”专心致志才能确保更有效地处理手头的工作。乔丝贡献了一套专治“花心”的小诀窍(见下页),每天只需练习十分钟,就能帮助大脑重组,更关注当下。
5.拒绝多任务
要是能同时做十件事,岂不妙哉?醒醒吧,你没有三头六臂,一心多用只会越多越慢。大脑不是电脑,做不到多线程处理,所谓的多任务并非真的同时进行,而是在各种事务之间不断切换,大脑也叫苦不迭。听听莎拉的话:“选定优先清单中的一件事,挽起袖子,投入其中吧。”
6.找新的抗压法
压力是导致疲惫的罪魁祸首。剑桥大学的专家公布了一组数字:超过50万英国人承认经历过工作造成的严重到致病程度的压力。电子邮件狂轰滥炸,即时消息持续闪烁,手机响个不停……干扰的因素越多,效率越低、压力越大。莎拉称:“从超负荷的日程表中挣脱出来,寻找思考与呼吸的空间。”别把自己绑在椅子上,划定固定时间处理邮件、回复消息、接听电话。再忙也要挤出几分钟伸伸腿,或者来个快速的呼吸练习,给自己充充电。
7.清空收件箱
虚拟包袱虽然没有实际的重量,但同样让你不堪重负。定期给收件箱做一次大扫除,无用与垃圾邮件一律删除,标记重要邮件,放入标注清楚的文件夹中,方便下次查找。
8.让工作间亮起来
科学表明,工作场所的颜色与效率也挂钩。德州大学的一项研究发现,灰、白、米色的办公室更容易让员工产生低落或抑郁的情绪;相反,镇静的蓝、绿色让人更具幸福感。莎拉指出:“颜色能够在很大程度上影响心情与效率。蓝色营造平静的氛围,有助于集中精力;如果工作强调准确与细节,红色是不错的选择。”
9.设置期限
待办事项列表有了,主次也区分了。在你准备大干一场之前,务必设定期限,将拖延症扼杀在摇篮中。期限的确立要结合实际,一旦敲定,不容更改,从而强迫自己专心致志,和拖拖拉拉说再见。
10.展望明天
在下午五点冲出办公室之前,花最后五分钟定下明天的计划。翻开记事本,查看第二天的要事或会议,列出关键工作,让它们随着明天的第一缕阳光跃入大脑。然后嘛,安心切换至夜晚模式吧!
心·法
提高注意力、记忆与适应力,乔丝有一套。
首先关注呼吸。这是专心的基础,你可以随时随地练习。
从嘴或鼻开始,感觉气流进入身体,跟随其足迹,由上至下,直至离开身体。专注于呼吸的生理知觉。
思维又溜号了?别慌。不过是习惯性分心在捣鬼,难免的。温柔而坚定地引导注意力回到呼吸感知上。
任何想法、情绪或生理知觉都是可以观察到的;别试图干预或改变。静静地看着它们出现,然后回到呼吸上。
让自己感受呼吸几分钟。这样做能帮助你聚焦当下。当你把注意力集中在当下时,专注度就提高了几分。