吴振国
摘要:随着我国计算机技术水平的不断发展进步,计算机技术已经被应用到各个工作领域当中,档案管理工作也是其中之一,把档案管理工作和计算机技术融合结合在一起,能够让档案管理工作的工作效率得到明显的提高,但是在提高档案管理工作效率的同时,也随之出现了许多的安全性问题,从一定程度减慢了计算机档案管理行业的发展速度。该文将会对计算机档案管理工作进行简单的分析,并且根据计算机档案管理工作的安全性问题提出一些安全保护对策。
关键词:计算机档案管理;安全保护对策;特点;分析
中图分类号:TP315 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2017)06-0080-02
计算机档案管理工作是指,通过先进的计算机技术对档案管理工作进行科学的、有规划的管理方式,在档案管理工作的各个工作环节当中,都有可能会发生安全性问题,为了避免在计算机档案管理的工作过程当中发生安全性问题,档案管理人员必须清楚地知道影响计算机档案管理的安全问题的各种因素,并且对这些影响计算机档案管理工作安全性的因素制定针对性的解决计划,做出相应的安全保护措施,从根本上保证计算机档案管理的安全性,确保计算机档案信息不被泄漏。
1 计算机档案管理工作和特点简析
当前阶段,计算机技术在档案管理工作领域当中已经受到了十分广泛的应用和推广,尤其是当前正处在“无纸时代”,先进的计算机技术已经被应用到档案管理工作当中,并且已经取得了不错的成绩,为相关的档案管理单位提升了工作的效率,计算机档案管理方式和传统的信息档案管理方式相比,计算机信息档案管理工作具有以下几方面的特点:
1)计算机信息档案可分离的特点。和传统的档案信息管理相比较,传统的档案信息大多数都是在某个纸张或者其他的载体上面,保存方式不方便,而且还根据信息档案的承载物体的不同,存在着保存的限制,例如,字迹模糊、纸张发黄、纸张老化等问题,对于档案信息管理工作的保存方面增加了难度,而且还存在着多种信息处在同一个承载物体上面的问题,难以把不同的资料分离开,但是计算机信息档案管理模式就能够有效的解决上述问题,档案资料的承载物由纸张变成光盘、硬盘、磁盘和U盘等多种多样的硬件设施,易于携带和分离,符合现代化档案信息管理的工作理念。
2)计算机信息档案的可移动特点。计算机信息档案管理需要对于使用者的具体需要,对于信息档案文件进行展、压缩等操作,保证档案信息的独立性质和档案信息的载体之间的灵活性能,确保当使用者需要信息档案时,能够随时带走。
3)计算机信息档案的可控制特点。由于计算机的特点是多种多样的,所以,计算机技术能够实现计算机信息档案的可控制特点,计算机信息档案管理人员可以按照自身的使用要求,对于计算机上保存的信息进行修正,调整,给予计算机信息档案新的动态性质,并且还能够拷贝到各种各样的承载体之内,并且,计算机信息档案还能够保证复制的资料和原来的资料文件一致。
4)计算机信息档案的多元特点。传统的信息档案管理方式和计算机信息档案管理方式相比较,虽然也存在着许多的存在形式,例如文字、图片和影像等等,但是传统的信息档案管理方式很难和其他的承载物所关联,计算机信息档案管理方式就能够完美的实现各种档案的融汇工作,从根本上加强了档案管理资源的记忆性能和再次使用的功能。
2 对于影响计算机信息档案管理工作安全性的因素简析
计算机信息档案信息档案管理工作和传统的信息档案管理工作相比较,确实是存在着明显的优势,但是在计算机信息档案管理的应用过程中,仍然存在着很多能够影响到档案管理工作安全问题的要素,给档案信息管理工作增加了许多的困扰。影响计算机信息档案管理工作安全性问题的因素主要有以下几方面:
1)档案管理人员的素质和能力是影响档案管理安全性的主要原因
计算机档案管理工作,要求相关的管理人员具有一定的计算机操作能力,因为计算机信息档案管理工作具有一定的专业性和技术性,要求工作人员拥有合格的业务能力和独立解决问题的能力,但是从现在计算机信息档案管理工作的实际工作情况来看,部分的计算机信息档案管理工作人员没有足够的管理经验和工作经验,独立解决问题的能力、专业知识能力和业务的办理能力和工作所要求的能力有所欠缺,导致当前计算机信息档案管理工作的工作效率很低,不能够完成分内的工作,不仅有上述原因,有些计算机信息档案管理工作人员还缺少一些该有的安全意识,将计算机信息档案管理工作的重点放在对于硬件设备的管理上,从而忽略了计算机信息档案的安全性管理,造成计算机信息档案管理工作的工作水平一直都不能够达到要求的标准,档案工作管理人员所欠缺的种种因素对档案管理工作的安全性产生影响。
2)互联网因素影响安全问题
因为计算机档案管理通常都是在连接网络的情况之下进行的,所以网络因素也可能会对计算机信息档案管理工作的安全性造成影响因素,例如计算机病毒、黑客的攻击等因素,给计算机信息档案管理工作带来十分危险的安全性问题,简单来说,计算机病毒会损坏档案管理工作的硬件设施,占用计算机的资源,降低计算机的工作性能,甚至有些计算机病毒能够直接导致计算机系统的瘫痪,另外,计算机病毒和黑客的攻擊会令计算机档案管理系统运行缓慢,并且有着更改档案文件的风险,还能够影响计算机信息档案管理工作的效率,让工作人员输入的指令很难正常运行,而且还可能对档案信息文件等进行删除、更改、复制等操作,给计算机信息档案管理工作增加了许多的工作困难。
网络安全漏洞是影响计算机信息档案管理工作安全性的重要影响因素,传统的纸张、手写档案信息变换成电子档案信息数据,就等于把档案信息放在危险的网络环境当中,如果档案信息出现删除、更改等现象,就会影响到档案信息的安全。在当前的网络情况之下,网络黑客几乎是无所不在,想要做好计算机信息档案管理工作就需要对当前网络环境之下的漏洞进行严格盘查,让计算机信息档案管理工作体系能够有效的抵御网络黑客和网络病毒的攻击,另外,对档案信息管理人员还需要设立信息档案管理权限,划分不同权限工作人员的访问权限,减少多余无用信息的发送,而且,在管理人员对档案信息进行操作的过程当中需要制定相对的网络环境反馈功能,保证档案工作人员的规范工作,对档案管理人员的不合格操作及时纠正,保证档案信息的安全,此外,需要从工作人员的自身能力和自身的技术水平等方面进行考虑,对管理人员进行专门的工作培养和安全意识培养,从根本上减少影响安全的因素。
3)计算机档案自身的因素影响工作的安全性
除了种种外部的因素对于计算机信息档案管理工作安全性的影响,计算机档案信息自身的因素也是不能够忽视的,也存在着许多的问题,计算机信息档案管理方式和传统的档案信息管理方式相比较,计算机档案存在着寿命短、承载物体容易受到影响、实际使用寿命比较少等等问题,所以在计算机档案信息的管理过程当中,必须保证档案信息的承载物避开高温、灰尘等外界环境因素的影响。
3 增强计算机档案管理安全性的一些建议
1)加强对于计算机档案管理的访问权限控制
信息档案的访问者在进入计算机信息档案管理系统的同时,第一层的安全保护措施就是访问控制,访问控制体系能够对于访问者的身份信息进行检查,并且,对于访问者的身份信息进行验证,如果访问者的身份信息验证通过,就可以进入计算机信息档案管理系统对档案信息进行访问、浏览等操作。访问控制包括三方面:登录访问者的账号和密码、访问者账号辨别、访问者账号信息验证,在这三个步骤当中如果有一步的信息验证不能够通过,该访问者就不能够访问计算机信息档案管理系统。
2)加强网络保护权限措施
因为网络经常存在访问者没有授权就能够操作的情况,所以就需要在计算机信息档案管理系统当中安装网络权限保护措施,有了网络权限保护措施就能够对计算机信息档案管理工作体系的访问者操作的权限进行控制,在网络权限保护措施使用的过程当中,访问者能够对于系统档案的目录进行浏览,并且给予访问者一定的操作权限,让访问者能够增加或者删减子目录和目录,按照档案管理系统访问者的不同权限,可以将网络权限保护措施分为以下几个等级:档案管理员,档案审计用户和档案普通用户。
3)对于计算机信息档案管理系统的病毒查杀系统进行及时更新
由于计算机信息档案管理系统的文件传输是在互联网的基础之上进行的,网络病毒和黑客攻击也已经成为计算机信息档案管理工作的重要安全隐患,并且网络病毒会按照杀毒软件的升级而变得更加难以控制,这种计算机病毒无论从破坏程度还是爆发力度上来看,对于计算机信息档案管理系统的影响都是非常巨大的,在计算机信息档案管理系统的使用过程当中常见的计算机病毒会和计算机的系統漏洞直接关联,直接把计算机的网络防火墙当做攻击对象,面对不断更新和完善的计算机病毒,计算机信息档案管理系统和病毒查杀系统要不断地进行更新和完善,通过各种技术手段对于计算机信息档案管理安全防护系统进行加强,确保计算机信息档案管理安全防护系统能够抵御计算机病毒的攻击。
4)增加计算机档案管理硬件设备的开销投入
对于加强计算机档案管理的相关安全防护功能,相关单位要不断地增加相关硬件设施的成本和人力资源的成本投入,购买新型的计算机信息档案管理设备,使用新型的档案管理技术,而且,还需要对档案管理职工的安全操作等方面不断进行有计划的培训和教育,对管理档案的工作人员操作进行规范的培训,避免不必要的操作,提高档案管理工作的效率,从档案管理工作人员的自身能力和技术方面提高档案管理工作的优质程度。
4结束语
从上文的简单分析我们能够知道,计算机信息档案管理方式和传统的信息档案管理方式相比较确实有着许多的优势,但是在工作的过程当中还是存在着许多的问题,而且,计算机档案管理工作是一个长期而且间距的工作,档案管理的工作人员必须不断地提高自身技术水平和相关计算机操作水平,增强自身的安全操作意识,提高独自面对安全问题的能力,只有利用有效的安全保护对策才能够提高计算机信息档案管理工作的安全保护功能,另外,档案管理的相关工作人员必须在日常的工作当中做好文件的备份工作,避免突发情况给档案管理工作带来不必要的损失,对工作人员的操作进行实时监督观察,提高工作人员的操作规范和技术水平,从而提高计算机档案管理行业的工作效率,促进计算机档案管理领域的良好发展,为了计算机档案管理的发展做出贡献。
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