运用信息化手段加强企业合同管理

杨毅

摘 要：企业合同是每一个企业需要进行管理的课题，在企业合同的管理中，如何才能对合同进行有效的和快速的查询、如何提高合同的审核效率、如何对合同的履行情况进行统计和分析一直以来困扰这企业的合同管理人员。随着信息技术的发展，企业对于信息化的应用范围逐渐扩展，将信息化运用到企业的合同管理中，可以很好的实现企业合同管理的效率。该文主要从企业的合同管理现状出发，分析其存在的问题以及企业合同管理中对信息化技术的运用情况进行分析，希望通过研究提升企业的合同管理水平。

关键词：信息化 企业 合同管理

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）12（b）-0164-02

随着市场经济的发展，企业经济活动的增多，企业之间，企业与用工人员之间会签署相关的合同协议，因此，加强企业的合同管理对于企业而言有着重要的意义。目前，国内的许多企业在合同管理存在很多的问题，例如，合同签订的不详细、不规范或者甚至是不签订合同、对合同的授权不清以及随意进行合同变更的情况。以上种种可以看出企业在合同管理中存在很大的隐患，极有可能导致纠纷的产生，进而影响到企业的经济效益。所以，企业应该做好企业合同管理工作，切实的维护好自身的利益。信息时代的到来，企业可以将信息化技术运用到企业合同管理中，提升企业合同管理的效率，對企业进行实时的监控，更好的确保自身的经济利益。

1 企业合同管理存在的问题

1.1 合同审核效率偏低

一般情况下，企业在进行合同的签订时，往往需要对可能合作的单位进行比较，例如对合作方的资质进行审核、技术、质量、价格、服务等都成为比较的指标，选择最佳的合作方，然后双方共同进行合同的拟定，合同经财务部门和法务部门审核后，经过书面文字的形式进行签订。整个合同的签订流程其中涉及过多的环节，合同的审核需要多人逐个完成，这就导致合同审核效率偏低。

1.2 合同执行管控能力不强

企业合同签订后，对于企业双方的合同履行情况，往往缺乏一定的监管，一般情况下，对于那些分段执行或者跨年执行的合同，合同的履行情况往往十分复杂且很不乐观，越是规模大、专业划分细致、涉及较多的经办部门和人员的，对于企业合同的执行就难以如期执行。加上企业的内部监督，关于企业合同的履行情况缺乏监督，导致合同执行的管控能力不强。

1.3 查询合同信息困难

企业对于合同的管理工作往往要涉及到许多合同信息的查询，例如，企业合同是否具有唯一性，是否具有明确的合同编号，只有确保合同的编号才能实现对企业合同信息的有效查询。然而企业在进行合同管理中，对于企业合同信息的查询存在一定的难度，部门合同缺乏唯一的企业合同编码，对于合同未进行相应的归档和排序工作，导致合同信息难以快速的查询。

2 信息化技术在合同管理中的应用实践

信息时代的到来，企业开始利用信息化技术提升企业的工作效率，目前国内的企业对于信息化技术的运用主要是采用ERP系统，ERP系统又称之为企业资源管理信息系统，通过对ERP系统的运用，企业实现了生产和经营的系统化管理，对于企业的合同信息在ERP系统中也进行了相关信息的记录和积累，笔者从事电力企业合同管理工作，看到了信息化技术对合同管理工作带来的极大便利，随着ERP系统的逐渐成熟和完善，可以将企业的合同管理单独的设立模块，实现对企业合同的快捷管理。

2.1 ERP合同管理模块的开发前调研

首先需要进行模块开发前的调研工作，梳理企业合同的类型和流程，以资金流向进行企业合同分类，可以分为资金流出型企业合同和资金流入型企业合同，通过不同的业务往来方式可以分为，工程采购类、物资采购类、服务采购类等。其次，对涉及到的部门进行调研，比如采购部门，针对信息化处理流程中可能遇到的问题进行研究。最后，需要各部门共同努力实现。例如，合同管理部门要对合同的合规和合法性进行研究，业务部门要对实际的操作流程进行研究，信息化的开发人员要对内容的可实现性进行研究。

2.2 ERP合同管理模块的上线调试

ERP合同管理模块的开发需要不断的进行调试，是一个不断完善的过程，通过前期的准备工作调研，实现对ERP合同模块的开发，主要目的就是实现合同管理流程的信息化管理，实现无纸化办公的目的。笔者所在企业是一家电力企业，由于电力企业在合同管理中涉及内容较多，因此合同管理效率较低，通过ERP系统进行合同模块的开发，经过不断的调试，现在已经很好的实现了对企业合同的信息化管理，极大的降低了合同的审核时间，提升了合同审核效率。ERP合同管理审核的流程大致如下：经办人发出审核申请——上级领导审核——财务部门审核——法务部门审核——返回经办部门签字盖章。

2.3 系统上线后的持续优化

ERP信息管理系统加入合同管理模块，在系统上线后应该根据具体的流程和使用情况来对系统的细节进行合理的建议和优化，通过对建议进行总结梳理，来对系统进行上线后的持续优化。首先，在信息的共享上。信息化管理系统最大的特点就是拥有海量的数据，如何才是实现对这些信息的有效共享，避免信息资源的浪费，也就是说对于合同管理的ERP模块如何实现同企业ERP其他模块实现信息和数据的对接成为需要进一步优化的内容。其次，减少合同管理人员的工作量。合同管理的ERP模块在初期需要管理人员进行合同信息的录入，这就存在了重复操作的情况，反而增加了管理人员的工作量，如何利用现有的ERP数据和信息，将信息有效的导入到合同管理模块也是有待进一步优化的部分。最后，对合同的监控。ERP合同管理模块的上线就是为了实现办公的无纸化，更好的利用信息化提升工作效率，同时通过信息化实现对合同执行情况的监控，例如通过合同编码可以快速的搜索到合同的内容，了解合同的基本信息和执行情况等。

3 结语

综上所述，企业利用信息化技术逐渐实现了企业生产和经营活动的信息化管理，在企业管理信息系统上，更好的实现了办公的无纸化。在企业合同管理中，由于传统的合同管理，在合同的签订和审核都需要较多的环节，导致合同审核效率低，无法实现对合同的有效管理。信息化系统则很好的弥补了这些不足，通过对合同进行信息化的管理，提升了合同管理的效率。

参考文献

[1] 卜佳.利用信息化手段加强合同管理[J].中国科技投资，2013（A32）：81.

[2] 傅御剑.运用信息化手段加强企业合同管理[J].商品与质量， 2016（1）.

[3] 帅进.以信息化手段提升企业合同管理水平[J].中国管理信息化，2015，18（2）：54-55.