浅谈科技档案的管理

李春燕

摘 要：随着社会经济的不断发展，各个单位的制度不断完善，档案的管理也成为单位一项至关重要的工作。可是，目前许多企业、行政事业单位的科技档案管理工作中存在着各种各样的问题。譬如：科技档案管理人员专业水平较低、科技档案管理混乱、科技档案管理技术落后等等，为此，加强科技档案管理工作是目前各单位亟待需要重视的事情。

关键词：科技档案 管理 分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）12（b）-0162-02

科技档案是企业发展的记录，是企业在进行生产经营及管理活动的过程中所形成的具有保存价值的科技文件资料，是企业未来扩大再生产的主要决策根据，是企业发展的生命源。伴随着知识经济时代的到来，各类先进的科学技术的普及应用，人们对于能够记录科技成果及相关信息的科技档案重视度不断提高，为此，做好科技档案的管理工作现已成为企业未来发展进程中一项非常重要的组成内容。

1 科技档案的特征

1.1 专业性

专业性特征是科技档案最为显著的一方面特征，其与一般性质的档案存在非常显著的差异性，为此，专业性是实现科技档案科学管理的主要根据。譬如：科技档案工作管理体制的确立、科技档案类别的划分等，皆是以科技档案专业性特征为基本前提的。

1.2 类别的多样性

各类档案当中，以科技档案多而杂，具有显著的多样性特征。因科技生产活动当中的多专业性，致使其伴随着在类别上的多元化。从科技档案的类别上来看，它所展现出的多样性是最为显著的。

1.3 成套性

與其他科技档案对比来看，成套性是科技档案最显著的一方面特征，其可以某一科研项目为中心，逐渐形成一整套具有一定规律的科技资料。

1.4 现实性

科技档案的现实性是非常明显的，其记录着企业在开展的生产、科技、建设等一切活动，在将档案全部归档整理后，其可利用价值也是非常高的。

2 科技档案管理工作中的问题分析

2.1 科技档案管理人员管理意识薄弱，欠缺专业化管理人才

在各企业间市场竞争愈演愈烈的大环境下，许多企业的领导将工作的重点放在了怎样提升经济效益方面，完全忽略了对档案的系统化管理，并无任何资料定期归档的理念，这无疑会造成科技档案管理不规范、未形成系统化的管理工作程序等问题的发生。除此之外，在目前的很多企业当中，档案管理人员并不是专业的档案管理人员，对于科技档案的特征与特殊属性并不了解，根本没有独立开展科技档案管理的基本工作能力，更不要谈及是否参加过专业的系统化培训，在科技档案管理知识、实战经验上更是缺乏。

2.2 档案管理方式方法严重滞后，未做好长期规划

目前不少企业中采用的依然是非常滞后的管理方式，科技档案管理工作人员缺乏应有的创新观念，依然简单地认为档案管理工作还只是将科技文件资料搜集-整理-装订-存储，只要保证科技档案资料的完整即可。只有在相关部门对企业科技档案管理工作情况进行检查的时候发现出的问题，档案管理人员才会进行突击性的整改，待检查完毕，则又转变成以往无任何秩序的管理状态，并未确保档案管理工作的持续性，属于处在无规划、无组织性的混乱状态。

3 加强科技档案管理的具体措施

科技档案管理工作的开展要从本单位的当前发展状况入手，创建完善化的科技档案管理机构，强化科技档案管理力度，将科技档案管理工作融入到企业日常工作内容当中，并且要在资金、设备等方面给予大力的支持，不断加强对档案管理人员的专业技术培训，这样才能够确保科技档案管理工作的有效开展。

3.1 加强对科技文件资料的归档管理

将科技文件资料做好归档整理。科技文件资料的形成-积累-归档-使用要历经一个非常漫长的时期，在档案管理工作当中指定档案的负责部门则该部门就要负责进行档案的整理与归档。争取能够做到企业的每一项生产、建设项目在完成后都能够有一套较为完善化的科技文件档案，同时能够严格遵循专业文件分类来进行归档保存，保证科技档案资料的完整与精准。科技文件资料的归档份数可遵循相关程序进行划分，将重要科技文件归档要划分为3份。次要文档划分为1～2份。

3.2 规范科技档案管理程序

档案管理部门要通过各种有效的方式进行企业不同类别科技档案的搜集，针对搜集来的文件资料要对其可用度进行鉴定，明确所要归档的文件，随后，按照企业的发展属性，遵循档案归档要求的前提下进行类别划分与整理，在档案的登记与编目上要按照科技档案管理的客观规律，确保文件间密切的关系，保持科技档案的精准、完整与统一。其中，档案存放的房间要具备防盗、防腐蚀、防火、防污染等设备，除此之外，要严格按照企业科技档案管理区域，制定明确的企业归档文件目录，在总目录下设置子目录，便于后期的查阅。企业要平均每年进行科技档案的统计，通过统计分析，促使科技档案的管理工作更为系统化。

3.3 做好科技档案的解密工作

档案管理工作具有一定保密性，而保密档案有一定的等级划分，其是按照《保密法》的相关规定，通常可划分绝密、机密、秘密三级，在确定电子档案密级之后，档案管理人员要按照电子档案密级的不同采取相对应的管理措施，确保档案实现最大的利用价值。可是，秘密并非是永远不变的，一旦达到了秘密的保管期限，其就丧失了自身固有的保密价值，为此则不需按照原有的保密文件进行管理，则需要以一般文件资料进行管理，这就是我们常说的电子档案保密所具有的时效性。以往的不少企业在进行电子档案管理过程中，针对标注出的密级类档案，根本没有做到定期解密，这会在一定程度上影响档案资料的充分利用。企业针对那些标注秘密的档案进行解密的过程当中，要严格按照保密法中的相关规定来进行“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条规定，意思是，解密是由原确定电子档案的密级部门或上级单位来承担的。

3.4 利用先进科学技术进行科技档案管理

科技档案管理部门要做到与时俱进、不断创新。有效地利用先进的科学技术，实施无纸化的科技档案管理，创建一体化的网络档案管理系统，从而促使企业在科技档案管理方面的工作效率得到显著性的提高。与此同时，改革那些与企业档案发展现状不吻合的管理模式，通过进行档案管理方法的不断创新来更好地应对电子档案管理过程中遇到的新问题，将企业科技档案管理工作推进到一个更高的管理水平。

3.5 提高科技档案管理人员综合素质

众所周知，科技档案管理人员综合素质对企业整体的科技档案管理工作状况有着直接性的影响，为此，企业要增加对档案管理人员专业技能培训。鼓舞管理人员在平时工作之余多学习档案管理专业知识，通过企业提供的培训机会多跟其他单位的管理人员进行工作经验的交流，从而促使固有的管理理念、管理模式得到不断地完善化。只有努力提高个人综合素质和专业管理技能，才能够实现档案的高效率管理。

4 结语

在信息化时代，各企业要不断地加强科技档案的管理工作，利用先进的科学技术，提升当前的档案管理水平，从而促使科技档案得到充分地利用，为企业的未来发展提供更多的信息与依据，推动企业得到进一步地迅速发展。

参考文献

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