事业单位档案管理存在的问题和方法对策

苏国鹏

摘 要：事业单位在档案管理过程中，存在档案材料收集不完整、管理制度不完善不健全、管理人员综合能力有待加强、管理设施比较落后等问题，应根据实际情况，采取完善相关管理制度、加强档案管理基础设施建设、加强档案人员队伍建设、强化档案管理责任主体、加大档案管理资金投入、创新档案管理保密工作等措施，以顺应时代发展的要求。

关键词：档案管理 存在问题 方法对策

中圖分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）12（b）-0131-02

档案管理是国家档案事业和事业单位各项工作的有机组成部分。有效开展档案管理工作，关系事业单位各项工作的有序实施，直接影响百姓社会权益。档案管理存在的问题主要表现在专职人员匮乏、制度不完善不健全、软硬件设施不达标、收集范围不广泛、资料不完整等，可通过加大必要的软硬件投入、建立完善的档案管理制度、建立人才培训机制、利用现代网络进行档案管理等手段，充分挖掘出档案资源的实际价值，提高档案有效利用率，更好地为档案利用者服务。

1 档案管理存在问题

1.1 档案材料收集不完整

一些事业单位收集的范围重点放在文书档案的收、发文件和重点专业的业务档案，而很少收集实物和声像档案，散落存放于科室或具体经办人手中。归档资料收集不全，容易遗漏有价值的档案，导致相关日常工作无法顺利开展。

1.2 管理制度不完善不健全

一些事业单位制定了较为完善的日常工作管理制度，但往往不重视制定统一严格的档案管理制度和相关规范。部分业务科室工作人员没有树立良好的档案保存意识，随意丢弃日常工作中形成的有价值的文件资料，甚至在抽屉内长期搁置，导致丢失或损坏这些有保存利用价值的文件资料，使其不但不能作为档案保存，更无法及时有效地提供高效利用。

1.3 有待提高档案管理人员综合能力

有的档案管理人员没有很好地掌握档案管理的相关知识和技能；有的没有接受或很少接受专门培训，能力相对较低；更有管理人员不注重能力培养，缺乏计算机基本知识，难以达到档案信息化的基本需求，不能高质量地完成档案管理工作。

1.4 较为落后的档案管理设施

事业单位往往忽视档案管理工作，不重视添置和购买档案管理所需要的现代化设施，设备设施相对较为落后，不能适应时代发展。主要表现为库房简陋、室内不适宜的微小气候、室内堆放易燃物品；简陋的办公条件（没有分开办公室、接待室和档案室）等。

2 事业单位档案管理的方法对策

2.1 完善管理制度

管理制度是扎实有效开展档案管理工作的重要基础。要根据相关法律法规制定关于档案管理、归档范围、整理流程、分类编号方法和档案保管期限等与本单位实际相符的管理制度，避免人为性和随意性管理档案现象的发生，将管理制度涵盖于档案收集、整理、鉴定、保管、库房管理、信息化和利用等基本过程中。

要顺应时代发展需求，建立健全电子档案管理制度。一是电子文件标准化制度的制订。电子档案的收集、立卷和归档保存要按照既定的统一管理标准来完成。接收电子文件时，档案管理人员要确认是否执行统一标准，还要确认是否为原始真实的电子文件信息内容。二是电子文件使用权限审核制度的制订和完善。在设置使用级别和权限时要根据使用对象的不同来确定，注册和登录必须严格按照级别和权限来完成，不得超越级别和权限；要根据利用对象及其级别和权限的不同来拷贝和复制电子档案；要及时收回并保存拷贝后的档案原件。三是电子文件使用登记制度的制订。要全程监控利用电子文件过程，为便于日后查证应同步自动生成并留存相关图像文件。四是电子文件备份制度的制订和完善。为确保档案信息的完整性，要通过双套管理模式同时提交、保存电子档案和纸质档案。

要组建包括分管领导、专兼职人员在内的档案管理队伍。为保证获得完整、有价值的档案信息，要推行科学管理方式，充分调动管理队伍的积极性和能动性，保证按照既有制度规范有序地开展各项工作，以通力协作的方式在第一时间发现和解决问题。

2.2 加强档案管理基础设施建设

强化事业单位档案管理必须加强基础设施建设。主要措施包括：改造档案库房，更新硬件（电脑）和软件（自动监控系统、扫描仪、网络安全软件、档案管理软件）设备，配置除湿机或空调以及档案密集架等设备。

为改变传统手工操作的缺陷，提高档案管理效率。要充分利用档案管理软件来建立档案信息存储和检索系统，辅助信息化和原始档案的立卷、编目、检索、统计、借阅等基本流程，做好档案管理工作。

做好OA办公系统与档案管理软件的相互衔接，实现档案检索、编研、保管和利用的电子化。

2.3 加强档案人员队伍建设

应逐步推进档案信息化建设。这要求档案管理人员同时具备娴熟的专业知识以及计算机操作和管理软件的应用技能。所以档案管理人员要积极参加培训学习和讲座会议，不断提高自身的综合技能，不断提高档案管理技能和水平。

应培养档案管理人员的职业道德素养和水平，使之恪守职业道德，积极主动地参与档案管理研究，通过学习掌握前瞻性专业和管理知识，逐步更新其知识结构体系，树立现代化、信息化的档案管理理念，并及时运用到管理实践之中。

2.4 强化档案管理责任主体

保证档案管理工作顺利开展应加强领导并落实责任，还应成立由相关人员组成的档案管理领导小组，合理配备数量适宜、德才兼备的专职和兼职档案管理人员，顺利开展档案管理工作。要明确档案管理岗位和人员的工作职责和职能，其中专职档案管理人员应运用所学专业知识和管理技能，严格遵守各项制度，做好收集、整理、立卷和归档文书、声像、实物等档案资料，并利用管理软件录入档案资料，进行信息化电子化；应指导和督促兼职档案人员做好文件资料的收集、整理和定期移交管理，做到规范科学管理档案；增加档案管理新鲜血液，提高档案管理水平。要加强档案管理人员的职业道德教育，严格规范相关制度体系，让档案管理的信息化工作更优质、便捷、高效。

2.5 加大档案管理资金投入

要加大资金投入，创造良好的基础和条件，应用、管理和维护好电子档案。

要按照满足需求、适度超前的基本原则，加强档案管理硬件和软件设施设备的购置计划。要根据单位发展的需求，购置具有一定功能、数量充足的电脑、扫描和刻录设备以及其他电子产品，充分利用单位专业技术人才开发档案管理软件，或按照上级要求购买先进的档案管理软件，确保正常建立和运用电子档案，保证档案信息的安全性、完整性，满足电子档案管理的需要。

2.6 创新档案管理保密工作

在选址和建设库房时，按照库房与阅览室、办公室分开的基本原则，根据国家规定来设计和建造相应建筑物。要保证库房门窗牢固，避免档案资料被盗；要加强库房管理，安排专人看护和巡视，无关人员禁止入内；为确保保存档案的完整性和位安全性，要选择专业技能高且能区分档案密级者作为档案管理人员。

中国经济社会的发展促进了档案事业的发展，要逐步提高事业单位档案管理水平。各单位应根据实际情况，采取完善相关管理制度、加强档案管理基础设施建设、加强档案人员队伍建设、强化档案管理责任主体、加大档案管理资金投入、创新档案管理保密工作，以顺应时代发展的要求。

参考文献

[1] 周丽艳.浅谈事业单位档案管理创新思路[J].魅力中国，2016（11）：201.

[2] 张勇.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].卷宗，2016

（7）：85.

[3] 曾红.事业单位档案管理存在的问题及措施研究[J].科技展望，2016，26（24）：261.

[4] 赵秀玲.浅析事业单位电子档案管理的主要措施[J].黑龙江科技信息，2016（23）：169.