大数据下的档案管理信息化

季红星

摘 要 档案包括文字、图表和其他各种形式和载体的历史记录，但这些内容必须是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的且具有保存价值的。大数据时代信息爆炸式增加，可以说，大数据时代对人类的数据驾驭能力和管理储存能力提出了挑战。本文从档案管理信息化的背景着手，以档案管理信息化的优势、意义为目标，通过分析大数据时代给档案管理工作带来的各项挑战，在档案管理人员素质和管理设备等方面切入，为更好地实现档案管理信息化建言献策，这有利于加强档案管理的职能建设，优化档案业务流程，保护各类档案文化资源深入挖掘档案增值信息，从而实现档案事业的长足发展。

关键词 档案管理 大数据 信息化

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-02

一、档案管理信息化的背景——大数据时代

当今社会发展迅猛，科技日新月异，信息流也更加密集、通畅，信息数据量出现了爆炸式增长，我们迎来了大数据时代。

大数据时代的到来冲击着整个世界，变革着人们的生活、工作和思维方式。大数据时代的到来对档案管理工作也产生了很大的冲击和影响，是对档案管理人员的管理能力和水平的全新考验。

大数据时代区别于传统数据时代的特点首先是数据量大：大数据的起始计量单位至少是P（1000个T）、E（100万个T）或Z（10亿个T）；此外还有多种多样的特点：除了文字这种常见的数据形式之外，视频和图片以及音频甚至地理位置等等都是数据的形式，多种多样的数据形式对档案管理人员的能力带来了挑战；此外大数据时代下与传统数据最大的不同与特点是数据价值密度低，速度快、时效高。

档案是信息与载体的统一体，是一种信息资源。文件与档案不仅有着社会历史记忆大厦、社会活动核心工具和原生信息首要来源等几方面的功效和价值，同时有着无可代替性和独特的重要作用。

既有的档案管理的技术架构和路线，已经无法高效处理、管理如此海量的数据，而对于档案管理相关部门来说，如果投入巨大采集的信息无法通过及时处理反馈有效能力提出了新的挑战。

大数据时信息，那将是爆炸式增长的。可以说，大数据时代对人类的数据驾驭能力和管理储存能力提出了挑战，对档案管理的新发展和趋势进行研究，有利于保护各类档案文化资源，优化档案业务流程，挖掘档案增值信息，更好地进行档案管理的职能建设，实现档案事业长足发展的目标。

二、档案管理信息化的意义

（一）档案管理信息化推动档案管理现代化

大数据时代档案数量剧增，档案载体呈现多样化，档案内容分散交叉等显著特征要求我们必须采用符合时代潮流和要求的现代化的档案管理方式和方法。

（二）档案管理信息化提高档案管理的质量和服务水平

1.档案管理省时省力。档案管理的信息化使得档案可以一次录入多次利用，档案管理和利用的效率极大提高，档案管理的网络化，实时化和自动化让我们的档案管理工作省时省力。

2.档案利用更便捷。档案管理的信息化的一个重要内容就是档案的网络化，有档案使用需要的人可以随时随地的查阅和使用网络上共享的档案资料，在一定程度可以帮助加快档案使用者的工作进度；同时，档案管理的网络化使得档案管理人员对档案资料的管理和挖掘更便捷和有效。

三、大数据时代如何实现档案管理信息化

（一）提高档案管理人员素质

就目前来看，如何建立起一个既能进行馆藏数字化加工又能实现档案管理数字化和信息化的网络系统对于档案管理信息化的实现十分重要，然而，如何在网络系统建立和使用的同时更好的实现档案管理的可持续发展，可能档案管理人员的素质是重中之重。

大数据时代下档案管理人员不仅需要结合自身的业务特点，业务需要和发展方向不断地了解和学习新出现的档案管理信息技术，同时更要将新的科学技术和新思路运用到实际的档案管理工作中。

1.加强对档案管理专业的重视。尽管很多大学都设立了档案管理专业，然而，不论是配备的师资力量还是专业招收人数都与需求量有所差别。为此，教育部门和各高校应充分认识到档案管理专业的重要性，扩大招生规模，配备完善的师资力量和硬件，软件设施；同时相关部门也应加强认识，增强档案管里人员的岗前培训，在岗培训与激励。

为尽快实现档案管理信息化，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行定时定点的系统培训、在岗培训等一系列培训活动；同时，培训的知识技能应该包括IT技术、互聯网等多方面、多层次的内容；此外，为了使档案管理人员的职业素养跟上档案管理的信息化、现代化的节奏，甚至站在行业的前列，相关档案管理部门还应创造有利于让档案管理人员了解、学习档案管理新科技、新理念和新发展的必要条件。

2.转变传统的档案管理心态。大数据时代，档案部门的档案利用服务工作，转而先以用户需求为出发点，在明确档案服务的首要目的完成基础之上，同时还要善于把握用户的深层次需求，向用户传递相关知识，“授人鱼更授人以渔”，达到档案信息资源的利用服务和知识服务双赢的目的。

3.建设复合型的管理队伍。因为信息技术的迅猛前进和档案业务的多方面延伸，使得档案管理信息化的工作与传统相比无论是专业性还是复杂性都提升了很多。档案信息化建设与发展的主流工作模式会由传统模式转变为采用项目管理思想，建立动态联盟组织，利用互联网进行合作。

档案管理信息化涉及网络、信息、计算机、管理和档案等不同学科知识的的融合应用。开展档案信息化工作，需要掌握多种学科知识的人员齐心合作。

在这种背景下，为了提高档案管理人员信息化工作技能，保证和提高档案管理的质量和效率，从事档案管理工作的人员应该在做好自身工作的基础上，积极参加相关的业务技能培训，不断学习新的档案管理知识。为了保障档案信息的完整与信息的安全，档案管理人员不仅要了解电子档案的特点以及电子档案的全程规范管理，更要掌握计算机系统和网络安全防护知识。

（二）运用现代化的设备

1.配备统一的管理设备。随着机关档案数量的增加，纸质档案资料难以保管、数量庞大难以整理、存放，档案管理人员任务愈发繁重等难题逐渐显现，这就需要使用大容量的档案存储载体——计算机。

计算机因其具有档案自动全文存储与检索、档案自动编目和检索、档案自动标引，以及文档一体化管理、档案管理人员的业务管理、计算机辅助立卷等强大的功能成为了我们进行档案管理必不可少的工具。为了发挥计算机在档案管理中的强大作用得到充分发挥，我们需要在同一个部门甚至是不同部门之间使用相同规格、相同型号的计算机统一型号，为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。

2.建立规范的管理机制。立足档案管理的实际情况，建立规范的管理机制，可以更好地划分职责任务、确保档案管理系统的运转。这个管理机制主要包括统一的档案管理标准和档案管理制度。

首先，建立统一的档案管理标准。档案管理标准化包括档案统计标准、整理标准、服务标准和各项技术标准等。标准规范化是衡量工作效率高低的尺度，是档案信息化建设的重要基础之一。

如果相关档案部门开展档案管理工作缺乏统一的标准，各自为营，自成一系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现；如果没有这些标准，档案管理工作就难以开展，实现档案管理信息化更是难以实现。

此外，创新档案管理制度。创新档案管理制度必须以《电子文件归档与电子档案管理办法》为依据，首先要做的是规范档案管理流程，统一档案管理技术规范，电子档案工作环节和步骤进行细化，第二便是为了确保电子档案的安全性与完整性，制定必要的尤其是针对电子档案资料的安全措施。

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