新形式下档案管理提升策略研究

郭晓东+++徐文娟

摘要：现阶段我国档案管理工作中出现了档案意识薄弱、管理滞后方面的问题，严重的影响了我国档案管理工作的发展。本文主要分析了我国现阶段档案管理存在的一些问题以及现状，还有国外档案管理工作对我国的启示，对我国对于档案管理工作提出了几点创新建议。

关键词：档案 管理 创新

经济的发展必然带动各行各业的变革，档案管理也不例外，现阶段我国的档案管理还存在的一些不完善的地方，例如：对档案管理的理解性差、不够重视、管理方式落后单一等。这些问题严重阻碍了我国档案管理事业的发展，因此有必要借鉴国外档案管理的先进经验，改进我国的档案管理工作，这对我国的档案管理工作的长远发展具有重要意义。

一、我国档案管理的现状

我国的档案管理起源于革命時期，我党和军队为了选拔人才，根据个人的经历和事迹作为选拔干部的条件，逐步建立了以德才智美为基础的干部档案管理制度。建国以后，这套制度逐渐完善。档案管理包括职工档案管理和人员档案管理。主要的内容包括档案的收集、归档、保管、传递等方面的工做。到了改革开放的初期，我国的档案管理工作已经有了一定的规模，制度体系基本建立，但是手工操作还处于主要阶段。

随着时间的推进，原有的一些档案管理模式已经不能适用于新形式下的发展，严重的影响到了我国档案管理工作的进程。

二、我国档案管理存在的问题

（一）理解性差，认识达不到一定的高度

要想提高档案管理的水平，首要工作就是要加大对档案管理工作的重视程度，把档案管理工作提升到战略地位来。现阶段很多的管理着对待档案管理的态度还是不够重视，认为档案管理对企业的发展无关痛痒，不会给企业带来单位带来直接的利益，其实这种观点是错误的，档案材料的完善对单位人员的考核和发展有着重要的参考意义。

（二）档案管理工作方式单一落后

目前我国大多数的档案管理工作还是依赖于手工检索，信息化程度较低，没能很好的利用计算机的便捷性。手工管理有着一些不可避免的缺点，例如纸质的档案容易损坏和丢失，人员的手工检索出错率相对较高等。因此有必要改进目前的档案管理工作方式。

（三）多头管理影响档案的完整性

当人员在多个单位或单位内部的不同部门流动时，档案的信息不能及时跟进，甚至出现人员流动后丢档的情况。因此应尽量避免档案多头管理的情况，建立统一的档案管理部门，及时有多个档案管理部门，各部门也应该做好衔接的工作。

（四）缺乏专业的档案管理人员

档案的管理并非是一件轻松的事，需要管理人员具备专业的管理技能，最好是相关专业毕业的高素质人员或者是具有丰富工作经验的工作人员。但是现实情况是很多单位的档案管理人员专业化素质不高，甚至出现了很多兼职人员从事档案管理的情况，这就使得档案的管理工作得不到保障。

（五）档案管理传递方式不规范

目前我国档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。人员在出院的时候，档案资料并没有随着的移动而流入新的或工作单位。人员调动自己的档案，不填转递单、不经过密封就让人员自己拿走，就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重的影响了我国档案管理工作的规范性。

三、国外档案管理对我国的启示

（一）档案管理的集中性

以美国为例子来说，美国档案管理实行的是集中性的档案管理体制，所有人员的档案都是由国家档案与文件管理总署来负责管理，国家档案与文件管理总署的工作就是对各级档案管理部门的监督与指导。对于我国来说，目前我国仍处于改革的阶段，要时刻以人为本，吸收和借鉴外国的经验，采取集中管理的手段去管理档案管理部门，并提高档案管理工作的效率。

（二）档案管理制度的开放性

在美国，档案资料不仅对本人开放，而且还对个人、和被授权的机构开放。但是这些开放是有一定的条件的，必须向法院申请，待法院审核批准以后才可以以被授权人的身份进行查阅。并不是对所有人都开放的。美国公民非常重视自己的知情权，他们有权对自己的档案资料进行查询，如果发现错误的地方，可以提出质疑，可以向主管部门提出核实的请求，如果请求属实，可以根据错误的地方提交一份澄清事实的备忘录。对于我国来说，任何公民都是有知情权的，我们要合法保障公民的利益，原来模式的封闭性档案管理显然已经不适应新形式下的发展，所以我们的档案管理工作要切实为人民服务，提供相对开放性以供人民查询。

四、我国档案管理的建设与对策

（一）健全档案管理制度，规范化统一管理

档案是人员真实信息的主要来源。关乎人员的个人前程，目前我国档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。

（二）加强队伍建设，实行专业化管理

培养专业高效的技术人才，提高档案的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理

（三）加强档案的信息化建设

目前我国大多数仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分的利用大数据给我们带来的快捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理要及时的录入的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。

（四）积极调研、献计献策、合作共享

档案的管理工作是一个不断丰富和完善的过程，因此要不断吸收宝贵的信息，借鉴先进的管理经验，这些都是和深入一线的调研，长期工作经验的积累分不开的。除此之外，各单位要采取何种共赢的态度，只有这样我国的档案管理事业才能更上一个台阶。

参考文献：

[1]赵小兰.浅析档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究，2011，（23）.

[2]黄雅君.档案管理工作中的问题及分析[J].平顶山工学院学报，2004，（01）.

[3]段红.国外档案管理分析[J].档案与建设，2010，（07）.

[4]才让.对加强档案管理工作的几点思考[J].攀登，2008，（04）.

（作者单位：[1]郭晓东，潍坊市自主择业军转干部管理办公室；[2]徐文娟，潍坊市化工建材行业办公室。）