档案分级管理研究

冯爱民

摘 要：1999年我国《档案法实施办法》首次提出了档案分级管理的概念。随着档案管理工作的不断完善与发展，档案分级管理已经从理论走向可行性实践，并积累了一定的经验，这对我国档案的科学化管理及安全保护方面都有着深远的意义。

关键词：档案；分级管理；科学化；保护

1 前言

我国的《档案法实施办法》中明确提出，“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准与管理办法，由国家档案局制定”，第十五条第三款中规定，“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”，条款对我国档案分级管理进行了明确的规定，档案分级管理是针对档案保密程度与具有保存价值的档案，按照一定的原则、标准与办法，进行保存。

2 档案分级标准

档案分级方法有四种，一种是根据保存期限的长短来分级，如永久期限、长期、短期；二种是按内容分，如人事管理档案、职工住房公积金档案、医疗保险档案、公用车辆等类别分级；三种是按照机密程度来划分，如按机密分类分级，分为秘密级、机密级、绝密级三种；四种是按文件入档时间年份分类保存。

3 档案分级管理工作中的不足

3.1 社会经济发展与档案管理不同步

社会经济的发展，是推进档案分级管理步伐的重要因素。我国经济总量突飞猛进，各行各业都呈现出良好的发展势头，对企业与各个单位职工的待遇越来越好，医疗保险、住房公积金、人事关系、车辆信息等与职工生活相关的档案建立起来。各级政府加强档案管理建设，以云南省农业科学院对医保、机关车辆、职工住房公积金、劳资关系等档案管理为例，在档案分级管理上，档案建立时，各个单位及部门根据档案建立全宗号，进行归类，并成为了解及掌握各单位经济发展的依据，档案部门成为关注的重点，对多数单位的档案管理检查中发现，档案建立不及时，与地域经济无法接轨，不能直接反映当地的经济发展状况，无法跟上时代的发展。

3.2 档案数字化、信息化发展不足

随着信息技术的发展，给档案管理工作带来了巨大的变化，纸质档案被电子档案所取代，档案数字化已成为时代的特色。档案管理也随之发生了较大变化，档案数字化成为各地推进档案管理发展的重要手段。在档案信息化发展过程中，档案检索、档案复制等技术改变了原来档案查询中繁琐手续，减少了对档案原件的需求。并且档案管理成本也大幅度降低。但是在档案数字化与信息化发展中，仍旧有很大一部分人，仍旧延续使用纸质档案材料，对电子档案材料的建立认识不足，使用电子信息技术能力不够，使档案数字化、信息化建设不足。

3.3 档案管理机构调整不合理

随着纸质档案的消退，电子档案的建立，档案业务人员数量急剧减少，各级政府、机关单位中，受到编制的限制，档案人员总数不减，但是档案整理人员较多，电子平台操作人员较少，且档案建立过程中，许多维护电子档案平台的专业人员不足，而纸质档案又较少，这部分管理人员又较多，所以人员分布与机构调整十分不合理。

4 档案分级管理方式

随着信息技术的不断发展，档案由文本纸质档案向电子版档案过渡，在近年来档案管理实现了各地联网，实现了档案适时管理与调用，给档案管理带来了巨大的变革。由传统的管理模式向现代化转变，尤其是各企业或各机关事业单位的人事及劳资关系档案、住房公积金档案、机关车辆档案、医疗保险档案等等这些关系到人事及各种重要事件的档案，转变了管理模式并逐渐实现分级管理，其方式是：

4.1 标准的细化

档案分级管理是基于档案管理与保存价值的前提下，其中分级管理是对档案价值的一种肯定与发挥。档案是否具有保存价值也体现在档案管理期限长短上，永久保存的档案其价值具有永久性，而短期保存的档案则价值发挥则在保存期限内，所以分级管理，也应当以档案价值体现时间作为标准来划分。所以，档案的分级管理标准应当细化，根据保存期限分成一、二、三级，对于永久保存的档案，还可以根据其用途的不同，和发挥的作用的不同，进行细化分级，以利于管理。

4.2 保管的特殊性

传统档案在管理模式上，根据全宗为单位，分门别类进行存放，同一类别，同一性质的档案，保存在一起。在档案分级管理上，对不同类别不同性质的档案，按照价值不同与保管期限长短，分成不同的等级，使档案在保存上具有特殊性。随着云技术的不断发展，档案管理从纸质宗卷形式，向电子储存档案管理模式转变。这对档案管理提出了新的要求，档案管理不在受到纸质与管理约束，取而代之的是电子文本形式的档案材料，管理形式也有所改，计算机管理代替了人为管理，节约了大量人力物力的同时，也使档案管理变得更加便利。例如在管理职工公积金档案材料时，人员信息是一个庞大的数据库，而对所有职工信息进行档案管理时，只需通过电脑的一个统计表格，即可以实现全部职工个人信息的管理，从而使庞大的数据库变为小小的一个电子表格，即可以装载所有职工的个人信息资料，使管理更具特殊性。

4.3 保护的优先性

档案分级管理需要科学化管理，突破传统的档案管理模式，根据档案保存期限与保存价值的不同进行分级管理。对于档案保存价值较高、较为珍贵的档案资料，应当进行特别保管，以全宗号为界定，进行统一管理。档案管理信息化以后，实现了各个单位内部的联网，档案管理也实现了科学化管理。例如对医保信息、公用车辆、职工住房公积金档案信息进行管理时，这部分信息对于职工与相关人员来说十分重要，所以在档案保护上具有优先性，对这些与人们利益息息相关的档案材料进行电脑备份以利于保存，并重点加以保护。

4.4 利用的安全性

档案保存的最终目的，是为了日后的使用，但是一些有关人事管理、医保信息、公用车辆信息、固定资产管理等作为档案材料的一些重要信息，即具有保密性，又与人们的生活息息相关。随着信息技术的发展，对这类档案实现了信息化管理，并实现了联网，使人们随时随地不受时间空间的限制，即可以调出所需信息资料，这也给这些档案的安全管理带来了隐患，所以在使用档案材料时，为了避免信息泄露，提高档案管理的安全性十分重要。可以对档案材料进行分级管理，对于这些比较重要的档案信息，给予保护，并完善使用程序，提高档案材料在使用中的安全性能。

5 结束语

不同时期的档案，有不同时期的作用，明、清、民国、日伪等档案，即可以反映出当时的国民生活情況与当时的时代特色，档案保存与管理，对于国民意义重大。档案在管理中根据不同类别进行分级管理，其分级标准在长期的实践中逐渐形成，并对不同单位不同档案分级管理有着不同的特点，档案分级管理对于保障人民群众利益有着重要作用。

参考文献

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