浅谈新时期中学档案管理工作

摘 要：中学档案管理工作是学校管理工作的一个不可缺少的环节，是提高学校工作效率和进行教育教学改革的必要条件，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标志。但是，档案管理工作作为中学各项工作的重要组成部分又经常常被忽视，尤其是在新时期。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，本文对档案管理工作的重要性和存在的问题进行了有益的探讨，提出了完善中学档案管理工作的有效途径。

关键词：新时期；中学档案管理；措施探讨

1 新时期中学档案管理工作的重要性

中学的档案是广大教职工在长期的教学工作、学校管理工作和学生学习等各项活动中形成的具有保存价值的文献资料。涉及到学校的办学历史、管理、教学研究、文化建设、校园建设、老师和学生的基本情况等等，是对教育教学活动的真实记录，全面反映了学校最基本的职能活动，也是从事教育教学活动、管理工作必不可少的资料。中学的档案工作作为一项专业服务性很强的工作，不仅能够服务于学校的日常管理，为学校的发展与壮大起到一定的参照、监督和保证的作用，而且还能够为教师提供全面、有效、真实的各种教育教学资源，从而为学校提供便利[1]。

2 新时期中学档案管理工作存在的问题

1.档案管理的工作重视不够

据调查，许多学校的领导并没有对中学档案管理工作给予足够的重视，他们在主观上认为档案管理工作只不过是接收、存放，不需要高素质人才，也不需要现代化的设备和完善的规章制度等，在经费、人力等各个方面，支持不够，造成对学校档案收集难、投入不足等问题。在学校管理活动中，中学档案室基本上已经成为一个被遗忘的角落，档案工作者也缺乏热情，工作主动性不强，工作得过且过，致使档案利用开发水平低下，影响了中学档案工作的科学化规范化发展[1]。

2.现代化程度有待提高

当前，有相当一部分中学档案室现代化程度几乎为零，档案的基础设施简陋、缺乏，档案工作场所几乎自建校起就没有改变过，缺少各种现代化硬件设施，对档案的保管严重的不利。档案电子信息化没有得到充分的应用，简陋的硬件设备，管理缺乏现代化手段，学校档案管理落后，容易造成档案丢失。如档案保存空间简陋、狭小，或是依附于其他科室，或是成为摆设，档案管理几乎停留在传统的手工状态之中。例如整理、编目、登载、检索等。没有跟上时代的步伐。

3.档案管理工作制度不完善

有的中学档案管理工作，没有依据档案法的有关规定，制定符合本校特点的有关规章制度，由于缺乏完善的规章制度，普遍存在有法不依的情况，制度形同虚设，档案的收集，保管，借阅缺乏严密的控制措施，导致档案管理混乱，在档案价值的开发利用上不能充分发挥档案的教育和服务功能。

3 档案管理有效措施探讨

1.提高领导档案意识，加强档案组织管理

学校档案必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档，这是《档案法》所明确规定的，也是《中小学校档案管理暂行办法》所强调的，学校领导要充分重视档案管理，按制度督促有关人员将分散在各处室的档案材料收集起来，确保档案资料的完整性、准确性和系统性。定期检查总结档案制度的落实情况。同时，加强对学校各级领导和教师的档案意识教育，更新传统的档案管理观念。全校形成合力，达成共识，为搞好学校档案管理创造一个良好的管理环境，特别是加强学校领导和教师对档案的性质、档案的意义和档案的历史作用的认识，杜绝任意销毁档案的现象[2]。

为此，一是成立档案工作领导小组，档案鉴定、销毁领导小组；二是制定一系列的档案工作制度，同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等；三是要配备事业心、责任心较强的档案管理人员。

2.加強档案管理信息化、网络化

在档案管理中，进行信息化建设，逐步实现资源共享已经是一种必然的趋势。积极开发档案信息资源既是档案工作发展的方向和目标，又是信息社会的必然要求。当今社会，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。作为信息资源的档案部门面临新的机遇和挑战。因此，要加大学校档案室的信息化建设力度，加大对学校档案室装备各种现代化设施的经费投入，加强对现有档案管理工作人员的培训，提高素质，使他们具备现代化设备的应用能力，强化档案信息的分析利用开发机制，使档案信息真正流动起来，变“死水”为“活水”，使档案信息在学校的发展中发挥重要的作用。

3.建立健全档案管理制度

建立档案管理工作制度，要根据国家有关现行的规章制度，结合学校自身特点，从制度上保障学校档案工作顺利开展。如建立完善的综合档案室，配备专职工作人员，做到机构健全，人员落实，把档案工作列入学校和分管领导的工作议事日程和年度考核目标中，按部门档案、台账资料考评的要求，纳入年终考核绩效挂钩中，促使各科室工作人员重视档案管理工作，认真落实本部门的档案管理工作的任务[3]。

4.强化学校档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的学校往往有着密切的关系，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、管理和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。学校档案管理人员要增强档案意识，了解、熟悉、研究档案工作，认真学习《档案法》等一系列法规文件，要根据本校的改革发展对档案工作的需求制定档案工作发展规划，备好档案管理工作所需的软、硬件，建立健全档案管理工作的各项规章制度，使档案工作有章可循。

5.完善学校档案管理的服务

一是为领导决策服务。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓，记录着广大教职工工作和活动的方方面面，反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源，不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持，也可以把握发展趋势，为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料，为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。

二是为教学科研服务。档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下，借助多媒体技术和现代信息技术，对教学科研档案信息进行深层开发，把信息资源从档案原件的外壳中解放出来，转换成新的载体形式，将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面，使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息，实现教学档案信息资源的充分共享，从而极大地提高教学档案信息的服务功能。

三是为各类咨询查证服务。凭依档案资料的权威性，本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则，在管理要求范围内，通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料，为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询，毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。

综上，只有不断地分析评估现行档案管理存在的问题，引入规范化管理程序，分析新的档案管理内容、加强理论科学研究，利用当代技术和手段，科学地、规范地、循序渐进地、有条理地推进这项工作，才能使档案管理更好地服务于课程教学改革，服务于学校和学生的发展，使档案创造良好的社会效益。

参考文献

[1]万春香.中学档案管理工作的现状和几点思考[J].云南档案，2010（09）：14-15.

[2]陈毅萍.加强中学档案管理工作的思考[J].陕西档案，2009（02）：40.

[3]朱凤.新形势下中职学校档案管理人员的综合素质[J].兰台内外，2008（1）：43-44.

作者简介

杨青（1977-），女，河南商丘人，本科，馆员，研究方向：档案管理。