浅谈在整理干部人事档案中的几点体会

李生桃

摘 要：干部人事档案是准确反映本人历史，为组织人事部门选准人、用好人提供依据的重要基础。是干部人事工作的重要组成部分，也是干部工作、人才工作的一项基础性工作和重要环节。

关键词：档案整理；人事档案；档案管理；档案审核

干部人事档案是准确反映本人历史，为组织人事部门选准人、用好人提供依据的重要基础。是干部人事工作的重要组成部分，也是干部工作、人才工作的一项基础性工作和重要环节。胡锦涛同志曾说过：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案是我们能够更好地了解过去、把握现在预见未来。”

我被州教育局抽调统一整理州直教育系统干部人事档案，主要负责整理我校在职职工的干部人事档案，从档案的审核、材料的补充、整理、编辑目录到装订工作历时4个月，现将工作中的几点体会浅谈如下：

1 干部人事档案审核工作是整个档案整理工作的基础

干部人事档案审核是一项政策性强、业务量大、涉及面广的重要工作。对加强干部档案材料的收集，提高档案管理人员的管理水平，推动干部档案工作的信息化建设，具有重要作用。干部人事档案整理工作的步骤主要包括审核、补充材料、具体整理、编辑目录及装订等程序。在整个过程中审核是第一步，是整个人事档案整理工作的基础，也是不可缺少的一步。

在具体审核过程中，我翻阅了大量有关干部人事档案整理的资料及条例、细则和规定，积累了一些关于档案方面的理论知识，努力提高自身业务水平。在档案审核过程中，一定要把“单项否决”（单项否决是指一本干部档案中如果存在材料错装、涂改造假或1996年后任副科级以上职务的《干部任免审批表》不全的情况，则对整个档案工作进行否决）和“三龄一历”（三龄是指年龄、工龄和党龄；一历是指学历）的内容作为重点，同时也要对其他内容认真审核。在审核中，要牢记分类标准，严格按照《干部人事档案整理工作细则》分类，一般分为履历类、考核类、学历类、培训类、党团类、奖励类、处分类、离任审计类、任免类、工资类、出国（境）材料、各级党代会或人代会及其它代表材料等十四类。审核工作是一项长期、枯燥的工作，所以在此项工作中，做到细致、认真、专心、谨慎很不容易，只有做到这些才能保证我们高效准确地完成档案审核工作。

2 干部人事档案材料的补充是档案工作的重要组成部分

补充檔案材料是推动干部人事档案工作规范化、制度化和信息化建设的基础性工作。因此档案材料是否齐全、完整、真实是全面提升档案利用价值的重要基础，也是档案全面、客观地反映干部基本情况的根本保证。

在干部档案材料补充过程中，我发现常有“三龄一历”记载的时间及部分内容不一致现象。经请示上级部门有关工作人员，明确指出：出生时间根据2006年10月15日中组部、人事部、公安部联合下发的《关于认真做好干部出生日期管理工作地通知》中的明确规定，对档案中更改出生日期的材料，应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。对参加工作时间不一致的，应严格按照人事部及中组部有关规定予以确认。入党时间记载不一致的，有《入党志愿书》的依照其中记载的时间确定。对档案材料中对学历学位记载不一致的，可通过省级以上教育行政主管部门协助认定，并将相关材料及时装入本人档案。

在档案材料收集归档过程中，如有错装或混装材料的情况，应及时纠正更改。补充材料时，要严格把关，认真审核、登记，确保归档的材料真实齐全，不属于归档范围的材料不应擅自归档。

补充干部档案材料还是一项动态性的工作。随着时间的推移，我们每个人的情况也在发生变化，所以档案材料不是一成不变的。因此，我们档案工作者的一项基本任务就是按照科学发展观和正确政绩观的要求，将那些在干部成长过程中能够真实反映其德才得表现和具有参考价值的材料及时补充到干部档案中，以最新、最新、最全的材料反映干部的成长历程。

3 干部人事档案的整理工作是档案建设的基础工作之一

干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是以个人为单位，将收集起来的干部人事档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订成卷，并在此基础上，不断对档案进行补充工作。在干部人事档案整理须做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”，通过整理要使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用。整理工作是一项要求保密、安全、真实的工作，并它具有权威和动态性。

档案材料根据材料的内容或用途分为十类（履历材料、自传性材料、鉴定类材料、学历及培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、违纪材料、工资任免材料和其他材料）。

除第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类要按照时间先后顺序排列外，第五类材料，结论或上级批复在前，其余材料按照时间顺序先后排列在后；若为单独的证明材料按时间先后排列。第六类材料，志愿书在前，申请书在后。第八类材料，上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分的意见，调查报告，证明材料，本人的检查或交代材料等，其证明应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。档案材料的技术加工是整个整理过程的重中之重。在技术加工过程中，不能一味追求速度，一定要戒骄戒躁，克服急躁情绪，要以“细心+耐心+责任心”来整理每一卷档案。对档案材料载体变质或字迹褪色不清的，进行抢救；对档案材料小于16开的，要用宣纸裱齐；有残缺、破损、卷角、折皱的档案材料要进行裱糊；材料包边不能把档案内容粘住，并把原来的装订包在白边里。整理、编目、审核、装订是一个有机不可分割的整体过程，这就要求我们整理人员只有团结协作，才能提高效率，事半功倍。

4 制作好干部人事档案目录，使其更好发挥索引作用

所谓目录，就是指将干部人事档案材料按照固定要求整理排序之后，将相应的档案材料逐份登录记载，能如实反映干部人事档案内容的干部档案不可缺的一个重要组成部分。制作干部人事档案除严格按照有关目录制作外、本人通过目录的制作发现还要特别注意在目录制作中，一定不能怕麻烦，凡涉及到相关内容不能简写或缩写，以致目录说明不清或内容简写重复引起误解的现象。

总之，将一本原本内容繁杂、参差不齐的干部人事档案变为一本“目录清楚、字迹工整、层次分明、整洁美观”的现代化人事档案是我们档案工作者的最终目标。