关于计算机电子档案管理应用与发展探究

罗竹意

摘 要：我国经济在飞速发展，科技水平在不断提高，科学技术的运用为人们的生活带来了许多便利，尤其是信息技术的发展，影响到了人的生活的方方面面，在档案管理中计算机技术发挥了重要的作用，电子档案被人们普遍运用，但在人们运用电子档案的过程中也不可避免的出现了一些问题，比如电子档案的不安全问题。本文对计算机电子档案应用的重要性和在运用计算机电子档案的过程中出现的问题进行具体分析，并给出合理化的改进建议。

关键词：计算机；电子档案；应用研究

随着我国社会经济的发展和科技的进步，计算机技术快速发展并逐渐应用到人们生活的各个领域，计算机对于档案的作用是促使了电子档案的出现，而且促进了电子档案的发展，档案对于各种机构、企业的发展有重要的作用，档案可以记录各种机构、企业的重要信息并为机构、企业的工作提供依据。在计算机技术出现之前，档案多为纸质版，在管理的过程中容易发生丢失，计算机电子档案很好的解决了这个问题，为档案管理工作带来了方便，提高了管理效率，适应了时代的要求。

1 计算机电子档案重要性

1.1 便于管理档案

档案数量比较多，对于传统纸质档案不利于进行管理，管理纸质档案的时候需要花费时间和精力，而且纸质档案还比较容易丢失、损坏。计算机电子档案的运用方便了工作人员的管理，有效改善了传统纸质档案的不足，提高了工作人员的工作效率。运用计算机电子档案，可以设置查看档案的人员权限，规定特定人员可以查看档案；可以通过多种形式呈现档案；可以让档案自动排序。提升管理档案的效率。

1.2 减少管理档案成本

在档案管理中运用计算机电子档案，可以减少成本，计算机电子档案处理信息的效率极高，计算机电子档案在存储方面有优势，传统档案存储占用的空间比较大，而运用計算机档案，可以将档案输入到计算机中，存储到计算机的数据库，节省现实空间，计算机的数据库拥有很大的空间，非常便于档案存储。运用计算机电子档案有利于进行查询，节省查询成本，传统档案管理中如果要想查询档案信息的话，需要投入大量的人力成本，花费的时间比较长，如果没有电子档案的运用，是很难实现减少成本的目标的，通过运用电子档案，可以输入自己想要查找的信息，在很短的时间内就可以知道结果，计算机自己进行查找而且结果非常具有准确性，极大的提高了职工的工作效率，节省了时间。

1.3 利于传播信息

如今已经进入信息化社会，人们通过使用计算机可以很方便的获取自己想要的信息，增强了信息的共享性，对于计算机电子档案来说，克服了传统档案的空间局限性，也克服了时间上的缺点，使档案信息可以让需要的人快速获得，促进信息共享可能性的实现。

2 计算机电子档案现状

2.1 电子档案机构合作力度不够

根据我国管理档案机构的现实情况来看，档案机构大多采取封闭化的管理方式，对外部实行开放策略的占很少的比例，而且档案机构之间也没有进行有效的合作，机构之间也没有进行很好的交流沟通，在没有进行沟通的情况下，就很难对自己的档案机构有一个正确的认识，不利于档案机构发现自己在管理档案的过程中存在的问题，也不利于针对问题采取措施进行有效地改善，促进档案机构在档案管理方面的提高。而且基本上每个档案机构的情况都差不多，没有对档案管理进行各方面的优化，极容易造成人力、物力上的浪费，也不能对资金进行优化配置。随着我国信息化进程的加快，档案管理往信息化的方向发展是必然的，而以上叙述的问题必将对电子档案的发展有不利影响。

2.2 工作人员综合素质不强

现代社会发展的进程逐渐加快，随着社会的发展，对于人的要求也越来越高，需要很多优秀的人才来努力工作，在电子档案管理方面，对工作人员的要求也有了明显的提高，对于档案管理的工作人员，需要有扎实的档案管理专业基础知识，有比较丰富的工作经验，可以利用现代化信息技术对档案进行管理，比如掌握与管理档案相关的计算机技术。就现今的电子档案管理的实际情况来看，管理档案的工作人员素质不高，对于档案管理的专业基础知识也掌握的不牢固，大多数工作人员缺乏工作经验，对在电子档案的管理工作中，缺乏长期的锻炼，对工作情况没有进行及时的总结，不能得到有效的反馈，对于工作经验的积累是不利的。还有就是一些工作人员没有掌握最基础的计算机知识，对于计算机技术在档案管理上的运用也没有了解清楚，那么通过计算机技术对电子档案进行管理就很难达到运用自如的状态，也就导致工作效率没有办法提高，不利于电子档案管理工作的开展。

2.3 计算机电子档案安全性不高

虽然现在信息技术高速发展，但同时也带来了一系列问题，网络安全问题就是急切需要解决的问题。同样，计算机电子档案也出现了安全问题，档案信息有可能遭到泄露，信息技术发展的同时也带来了黑客这一群体和计算机病毒的发展，这对于电子档案的管理造成了极大的风险，档案库如果遭到黑客的侵入，就会很容易泄露档案信息，档案信息一旦遭到泄露，就会造成很严重的后果，不法人员通过偷盗档案信息来获取利益，还有计算机病毒的传播，都为电子档案带来不利影响，阻碍了计算机电子档案的发展。

3 计算机电子档案管理策略

3.1 加强档案机构合作

档案机构间要增强合作，要多与档案机构进行沟通交流，通过与其他档案机构进行合作，来寻找自己档案管理中的不足，并积极采取措施进行改进，吸收其他档案机构管理档案的优秀经验，对自己的档案管理进行参考，并进行有效性的借鉴。与其他档案管理机构可以采取多种形式进行合作，可以建立档案管理工作人员的交流会，可以举办档案管理研讨会等，通过与其他档案管理机构进行合作交流，实现档案在管理方面的信息共享，提高计算机电子档案机构的工作效率，提高电子档案管理的经济效益，为档案管理工作节约人力、物力成本，减少财政资源的浪费，促进计算机电子档案的发展。

3.2 提高工作人员综合素质

在计算机电子档案管理工作中，要努力提高计算机电子档案管理人员的综合素质，促进管理人员发展，有利于电子档案的管理工作的进行，也有利于电子档案工作的完善。对于提高工作人员的素质方面，可以从几个方面进行努力，我们来进行具体讨论。对于工作人员来说，要加强他们的专业基础知识，让他们多学习计算机技术，对他们的能力进行提高，鼓励他们对工作情况进行及时的反馈，促进工作效率的提高。对于档案管理机构来说，要对档案机构的工作人员进行培训，促进他们能力进步，增强他们的专业基础知识和工作技能，提高工作人员对工作的主动性。

3.3 加强档案管理的安全性

对于档案管理工作中的安全问题，我们要进行努力改善，加强计算机电子档案的安全管理。档案管理机构可以完善电子档案管理制度，对于电子档案管理制度的保密性方面进行完善，还要规定查找档案的人员的权限，通过限制权限来增强电子档案的安全性。档案机构可以进行必要的财政投入，为机构聘请对电子档案数据库的维护人员，增加防火墙的设计，对不法人员的非正常侵入形成抵制作用，增强安全性。

4 结语

对于计算机电子档案我们要坚持发展它的优越性，克服它的缺点，跟上时代的脚步，推动我国电子档案的信息化发展，要解决在发展过程中遇到的问题，积极采取措施来迎接发展中的挑战。促进我国计算机电子档案的不断完善，为我国档案管理的发展做贡献。

参考文献

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[2]王俊姝.加强电子档案管理方案分析[J].科技创新导报，2013，（25）：192.