论人力资源档案管理存在的问题及对策

江帆

摘 要：随着我国经济的高速发展，21世纪对于企业的竞争实际是人才的竞争，人力资源档案管理是人力资源部门日常工作的重要内容，有效地管理和利用人力资源档案，为企业员工的岗位任免和晋升提供了科学的依据。目前人才的流动速度加快，对于人力资源部门来说科学合理的档案管理对于企业的发展和企业的人事改革至关重要。但目前企业在人力资源档案管理上还存在的问题越来越多，本文就人力资源档案管理存在的问题，以及相应的解决对策进行研究和探讨。

关键词：人力资源；档案管理；问题；对策

1 人力资源档案管理存在的问题

1.1 企业对档案管理重视程度不高，管理制度不完善

对于目前我国经济的高速发展，一些企业一味的注重企业的利益和经济效益，往往忽视人力资源的管理对于企业发展的重要性。对于人力资源档案管理的认识不够深刻，只要不影响公司的基本利益，确保企业员工的基本信息管理，不被泄露和丢失就认为是档案管理的基本职责。但对于员工来说岗位的任免和晋升有至关重要的作用，能为其提供科学有效地数据，造成企业人才流失。企业对人力资源档案管理的投入成本不足，多数企业的人力资源的档案管理的硬件设施都过于陈旧，或者是设备不齐全。没有单独建立专门的档案成列室。对于人力资源的档案资料随意堆放，导致纸质的档案材料损坏严重，对后续的档案资料的查询和利用造成了很大的影响。

1.2 人力资源档案管理水平不高，管理技术落后

在很多企业的实际经营中，对于人力资源的档案管理工作基本不配备专职人员，一般都是其他岗位人员兼职的方式来处理此类问题，这样一方面兼职人员不是专业的档案管理人员，对于档案管理的要求、资料的收集、整理、归档和装订等业务不太熟悉，或者因为专职人员因为本质工作的繁忙或者岗位频繁调动，导致在人力资源档案管理的投入精力不足，由于企业员工的流动性较大，往往在对员工的资料收集的不能及时跟进，档案管理是一个长期的工作，是企业每一位员工在企业成长和发展的历史凭证，这样容易导致档案资料的缺失，对很多材料收集不全面，无法保证材料信息的真实又有效性。其次在档案管理中对于企业员工档案的调动，管理经验不足，往往都是反复调用原件，导致许多资料损坏。21世纪是信息化时代，对于计算机的应有在各个领域较为广泛，然而对于很对企业的人力资源档案管理的信息化程度不高，无法有效地将计算机的技术手段充分发挥出来，在档案管理中依然采用人工记录这一原始的模式，严重影响了人力资源档案管理效率。

2 人力资源档案管理的对策

2.1 建立科学有效地档案管理制度

企业对于人力资源档案的管理，首先要建立科学合理的管理制度，严格按照《人事档案工作条例》和《人事档案管理工作制度》等规章制度实施管理，提高档案管理的规范和标准化水平，建立清晰的档案收集、整理、和归档等流程，确保在档案管理中每个环节的高效性，针对档案管理中出现的漏洞和问题，及时发现问题，解决问题。其次企业要提高对人力资源档案管理的重要性认识，这是对每一位员工档案管理的责任和义务，也有利于人才管理机制全面化。加大对档案管理的投入成本，建立专门的档案收集室，便于对查阅及档案管理的完整。档案管理是一份长期枯燥重复的工作，因此企业可以对于档案管理过程施行奖惩制度，来提高管理人员的积极性。

2.2 加强档案管理队伍建设和信息化建设

首先加强档案管理人员的对于建设，招聘专业的档案管理专业类人员，同时加强对管理人员的培训，重点培养管理人员的业务知识，如何高效地管理档案，对收集来材料，及时进行归档，档案材料按属性进行归类、排列次序、编写目录和装订。对属于入档的材料依据性质属性进行分类，分类清晰，便于以后工作的查询。在档案的查询管理上采用档案转递单回执的方式，对于档案的调用明确到责任人，明确档案资料去向，及时对借用部门询问和索要，防止档案的丢失。培养管理人员的责任心。加大对档案管理的宣传力度，提高管理人员对于档案管理的保密意识，确保员工的基本信息不被泄露出去，维护档案的安全和稳定。加快企业人力资源档案管理的信息化建设，增加对档案管理的投入，相应的和软件和硬件设施等。建立信息化档案管理平台，对人力资源档案资料的分类、内容和格式上统一规范并进行信息化采集。针对每一个员工建立相应的电子账户，实现企业内信息共享，通过此方式将很对收集工作可以进行无纸化作业和数字化处理，也可以用于开展人才服务，发布人才供求信息等资源。同时定期对于档案管理人员进行计算机培训，提高人力资源档案信息化管理的效率。

3 总结

对于企业来说人才是企业发展和市场竞争中不可缺少的重要因素，因为对于企业人力资源档案管理是企业对于人才管理的重要資源，科学合理地管理人力资源档案成为了企业广泛关注的问题，对于人力资源部门应在日常的档案管理中及时发现问题，解决问题，在过程中改善管理，并参考国内外对于人力资源档案管理的模式和理念，不断完善档案管理机制，加强人力资源档案管理，充分发挥人力资源在企业对人才管理的重要的作用，增强企业的发展活力和生命力，促进企业进一步发展。

参考文献

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