关于事业单位人事档案管理工作的思考

周宏丽+陈丽娟

摘 要：人事档案主要记录每个人的成长经历、政治面貌等人事信息，用于事业单位的选拔和提升的重要证明，所以人事档案的管理非常重要。随着我国不断的改革，人事档案的管理也越来越严格，为了适应事业单位的改革，人事档案的管理越来越备受大家的重视。目前，我国在管理人事档案上存在诸多问题，这些问题将阻碍人事档案管理的水平和事业单位对人才的选拔。本文针对人事档案管理的现状进行分析研究，提出了一些管理策略，以提升事业单位人事档案的管理水平。

关键词：事业单位；人事档案；信息化；策略

人事档案作为个人的重要信息材料，是事业单位用人的重要参考依据。人事档案的管理，对我国事业单位人才的引进有着重要指导作用。我国的事业单位目前存在着诸多问题，部门较多，工作成员的信息多种多样，人员的流动速度也相当快，使得人事管理难度较大。所以，我国要不断加大人事档案管理的力度，不断完善人事档案管理的制度，提高档案人事管理人员的责任心等，使得人事档案的管理工作能更好地适应我国事业单位的发展和变化。

1 目前基层事业单位人事档案管理现状与问题

1.1 忽视人事档案管理的重要性

人事档案的管理工作看似简单基础，所以很少受到工作人员的关注和重视，认为管理档案的工作人员平时只是进行简单的记录和归类储存工作，只需保证做到不丢失和泄密就可以，所以长期处于一种被动的状态，难以开展更高质量的档案管理工作。忽视人事档案管理的重要性，将使得档案的管理工作无法适应新形势下企事业单位的改革和发展。

1.2 管理方法滞后

随着时代的不断发展，人事档案的管理方法显然已经不能再适应当前的形势，所以，人事档案的管理方法也要不断进行革新。目前，大部分档案管理工作者都缺乏专业技能，对人事档案的管理程序不太熟悉，严重影响着档案管理的水平。而且，许多企事业单位对人事档案管理的方法比较落后，还停留在人工或者半人工操作上，虽然已经从纸质档案逐步转向电子档案，但在管理上仍缺乏系统的管理，效率非常低。

1.3 收集工作缺乏力度

档案的管理工作中最主要的就是人事信息的收集，现行的人事档案管理制度还不健全，执行力度不够，档案的管理人员缺乏专业性，使得档案的收集工作不及时，材料分类不规范，收集的材料不全面，通过审核时常出现收集的材料存在虚假信息等情况，违背了人事档案真实和唯一的管理要求。某企业对某部门的2000多名员工进行人事档案信息调查，发现年龄不符合入职要求的近200多人，工龄记录不明确的将近100多人，还有一些事业单位考评、鉴定等书面材料都是雷同的套话，不能反映个人的真实情况，严重影响了人事档案的管理工作和档案的利用率。此外，材料信息进行收集时，材料用纸不规范、破损、泛黄等现象，使得档案的收集和整理难度加大。

1.4 档案管理的科学化、信息化程度不高

随着我国科学技术不断地发展，对人事档案管理方面起到了一定的推动作用，但我国计算机水平还是比较落后，在人事档案的管理上没有充分发挥其功能，在查看人事信息和资料检索时仍然是人工操作，而没有进行无纸化读档，纸质化档案的工作量非常大，不仅使得调阅档案资料时间加长，严重影响工作效率，而且，随着时间的推移，纸质会泛黄、破損，或者一旦发生了起火等意外事件，人事信息的销毁会造成巨大的损失，不利于长期保存。虽然有的企事业单位都安装了人事档案管理系统的软件，但是实用性不够高，大部分只能进行记录和统计个人信息，并没有对个人信息和有力的佐证材料原件进行保存，信息化水平不高。

2 提高基层事业单位人事档案管理成效的策略

2.1 加强人事档案管理人员队伍的自身建设

我国企事业单位面临着重大改革，在这个阶段下，要想提高人事档案的管理水平，首先就要加强人事档案管理人员队伍的自身建设，人才是任何事业发展的源泉，培养和吸收一些有较强操作能力和创新意识较强的复合型人才，定期对档案管理的工作人员进行业务培训和思想教育，提高他们的专业素养和工作责任心，让他们从思想上重视人事档案管理的重要性，给他们创造条件去学习最新的档案管理技术和方法，只有这样才能提高档案的管理水平和工作效率。

2.2 创新档案管理思路

人事档案的管理模式要不断地进行创新，只有摒弃陈旧的管理模式，才能适应时代的改革和发展要求。我国目前正处于市场经济发展阶段，因此必须要在社会主义市场经济条件下创新档案的管理模式，它与社会的信息化程度是密不可分的。传统的管理模式保密性、便利程度都比较高，但是过于封闭，人事档案的利用水平较低，管理难度比较大，所以改变传统的档案管理思路、方法和技术，展开开放式的档案管理模式势在必行。充分发挥二者的优势，使得企事业单位能更好的使用和挖掘人才。

2.3 建立健全人事档案管理工作制度

建立完善的人事档案管理工作制度，可以提高档案管理的工作水平。档案管理工作是一项连续的、复杂的工作，需要一个完善的制度来制约，否则就会引起混乱，所以人事档案的管理工作制度要不断完善和落实。人事档案的管理工作要严格按照制度的要求进行实施，完善档案管理的细则，杜绝虚假的信息入档，并且对入档的材料进行规范和标准的整合，保证收入的人才信息准确、真实和实用。大力宣传《档案法》的规章制度，使得每个人知法守法，使得人事档案的管理工作持续健康发展。

2.4 加强人事档案管理的信息化建设

加强人事档案的信息化建设，是人事工作水平的重要依托，也是对档案信息需要的客观要求。这就要求档案管理部门采用先进的档案管理系统，不断的引进新的技术和设备，将文字和图片等相关材料输入到档案管理系统中，利用相关的技术对其进行转换，形成具体的数据。不断地更新档案管理系统，使得信息的发布具有时效性，更好的为领导、部门提供他们需要的材料，方便他们查阅，提高人事档案的利用水平。也可将无需保密的档案信息发布到相关平台，向社会和人员提供信息服务，实现档案信息资源的共享。

2.5 注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量

目前，人事档案的收集工作不够严格，工作人员对档案收集的重视程度低，一直处于被动的状态，只有在需要时才会进行查阅和审核，加大了调用档案的时间和难度，所以不仅要从管理人员的重视程度上入手，加大财力物力的投入，不断完善档案的基础性建设。档案储存的设施必须要保证档案的安全和完整，为人事档案的收集工作提供良好的条件和储存环境。

3 结语

由此可见，我国人事档案在进行管理时存在诸多问题，这使得档案管理的工作面临着巨大挑战。要想提高人事档案管理的水平，就要不断地加强人事档案管理人员队伍的自身建设，注重人事档案的管理质量，创新档案的管理思路，完善人事档案管理的工作制度，提高人事档案的信息化、规范化程度，为我国企事业单位和社会的发展提供重要的参考依据和保障。

参考文献

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