利用邮件合并批量制作带照片准考证的探讨

张继瑄+李宏+杨晓兰

摘要：Microsoft office 软件的推出解决了许多办公过程中繁琐、量大的问题，Word 作为使用最广泛、频繁的软件之一功能越愈完善，开发者嵌入的邮件合并和域功能连通了 Word 和 Excel 两项软件。学校准考证制作问题十分重要，利用邮件合并和域功能来快速生成和打印准考证。该文探讨了 Word 中域和邮件合并的应用途径，提前准备好数据源和模板，通过设置数据源和插入数据来获取查看合并数据的权利，合并完成后通过“Doc 文档”或直接打印出来，既能确保通知书信息的准确性，又能提高高校办公效率。

关键词：邮件合并；准考证制作

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）35-0286-03

1 概述

在日常工作及教学管理中经常需要打印带照片毕业证、准考证、学籍信息卡等需要编辑格式一致、数据字段相同，但数据内容不同的文件，这些需要打印的数量往往数以千计，如果一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但由于工作量大、繁琐，更重要的是还容易出错。

Word的邮件合并功能正是为自动批量打印大量相同格式文档设计的。这些文档大部分内容相同，只有少部分是有区别的，例如毕业证、准考证、学籍卡等的姓名、专业、身份证号、证书编号（准考证号）、照片等有区别外，其他内容相同。本文把word的邮件合并功能和word的“域”镶嵌功能相结合，制作带照片的准考证的批量打印方法进行探讨。

2 邮件合并解析

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（模板文档固定部分）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，包含在每个文档中都要改变数据源（变动部分如Excel表、Access数据表等），然后使用邮件合并功能在模板文档中插入变化的数据源，形成一个新的主题结构信息一致，而只有某些属性不一致的合并文档。合并后的文档可以保存，也可以打印，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。因此，邮件合并的过程主要包括建立模板文档、建立数据源和将数据源合并到模板文档中这三个步骤…。

WORD域的中文意思是范围，类似数据库中的字段，实际上，它就是Word文档中的一些字段。每个Word域都有一个唯一的名字，但有不同的取值。用Word排版时，若能熟练使用WORD域，可增强排版的灵活性，减少许多烦琐的重复操作，提高工作效率。域是文档中的变量。域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。本文主要应用“INCLUDEPICTURE”域，将照片与相对应的信息数据进行链接。

3 带照片准考证的制作

3.1 准备工作

3.1.1 考生照片准备

考生报名时交的电子照片或现场统一拍摄的照片，照片的格式、大小等可能有偏差，为了保证规范，先用ACDsee等软件对照片处理，照片格式统一转为为“.JPG”格式，并统一用考生身份证号作为基本命名（也可用学号、准考证号等命名），如“610122199601010001.JPG”，并使照片的大小、像素尺寸等统一合适分辨率，也可以采用在制作模板文档时对显示照片统一设定大小尺寸的方法。并将处理过的合格照片统一放到同一文件夹（如“准考证信息”）中。

3.1.2 建立考生信息数据源文件

制作准考证也要准备一份考生信息数据源，由于报名时各位考生的相关信息都已经采集过，准考证号、考场号等也已经编排完毕，将这些信息利用Excel建立“考生信息表.xel”，该表包含姓名、性别、身份证号、准考证号等准考证需要显示的信息，由于要准考证上需要打印照片，所以必须增加一个“照片”字段。

照片字段中内容输入采用“身份证号+.JPG”格式，即照片文件名称，如第一个考生身份证号为“610122199601010001” ，在其照片字段“G2”中输入“=C2&”.JPG””，其中C2为本考生身份证号所在的单元格，然后按回车键，并重新选中G2单元格，再双击该单元格右下角的智能填充柄进行自动填充，便可完成以下所有考生照片列的数据输入，输入完成后的“考生信息表.xel”如图所示。数据表中第一行必须为字段名，即邮件合并的域名。

3.2 創建准考证打印模板模板文档

打印模板模板文档是指要打印的准考证的基本格式、样式和邮件合并中内容固定不变的部分，启动Word创建一个名为“考生准考证模板.doc”的模板文档，根据所需要求，在页面设置中设置好打印页面等，通过插入表格建立准考证模板，对表格单元格通过拆分、合并等进行设计排版，在相应单元格内填入相应固定内容。在表格右侧的单元格用来插入照片（如图）。

3.3 利用Word邮件合并功能把数据源合并到模板文档

前面两步骤完成后，就可以合并数据源到模板文档，即将数据源中需要字段合并到模板文档的固定内容中，得到我们的目标文档。合并完成的文档分数取决于数据表中合并的纪录条数。

3.4 打开数据源建立邮件链接

用Word2013打开准备好的“考生准考证模板.doc”模板文档（Word版本不同可能设置的方法有稍微差异，本文以Word2013为例），点击“邮件”—“选择收件人”—“选择现有列表”，在文件中找到前面准备好的“考生信息表.xel”（如图），选中所在的工资表并确定。

3.5 插入“域”

将光标移到模板文档中需要插入合并域的位置，如本例中第一个插入项为“准考证号”，就将光标移到在准考证号栏的相应位置，点击“邮件”—“插合并入域”—“准考证号”，然后以相同的方法在相应的位置插入对应的 “域”。这样就完成了准考证所需的文字内容（如图）。

3.6 插入“照片域”

最后将光标移到右边的大单元格内（贴照片的位置），单击“菜单”栏的“插入”—“文档部件”，在打开的“域”对话框中的“域名”选项下找到“INCLUDEPICTURE”并选中，然后在右侧的“域属性”文本框中输入域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码，单机“确定”，源文件的最终效果没有显示照片，因为此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码，显示为其域代码为“{INCLUDEPICTURE“照片”PMERGEFORMAT}”.选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小（如图）。按“邮件”—“预览结果”可查看单个的准考证的结果。

3.8 后期调整

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。检查发现所有人的表里面的照片都是第一个人的照片，怎么办？按一下Ctrl+a， 再按f9，就全部人的照片都自动更新了。

每个页面（一般是A4纸）只能打印一人準考证，很浪费纸张。我们可以回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，这样就可在一张纸上排满准考证了（注：该操作一定要在最初的主文档中进行）。

在已经合并好的新文档中利用Word的查找 和替换命令，将每一页的分节符（^b）全部替换成 换行符（^I）。在原主文档内容末尾两行处， “插入Word 域”的“下一记录”，再将原内容复制到“下一记 录”之后的位置即可。

4 结束语

本文介绍了Office的邮件合并功能，并以准考证书的批量制作为例，巧妙地利用“INCLUDEPICTURE”域把照片插入到word文档中，将文字信息和图片信息相通过邮件合并和域进行了结合，从而制造出了带照片的准考证，并说明了制作过程中对不同类型数据的处理方法及注意事项。邮件合并作为一种简单易学、功能强大的实用技术，在实际工作中可以大大提高工作效率和质量。

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