事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究

(长沙市道路运输管理处 湖南 长沙 410000)

事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究

朱波

(长沙市道路运输管理处湖南长沙410000)

事业单位办公系统自动化需要在互联网技术应用的基础上实现，可进一步推动事业单位间实现无缝化的信息交流。经过长期发展与实践，我国事业单位办公系统与智能档案管理已经取得显著的成就，在实现人工管理与智能管理相融合的同时，建立了多元化系统资源整合体系。本文主要结合现代事业单位办公系统与智能档案管理的实际，对现代事业单位的系统升级与发展进行研究。

事业单位；办公系统自动化；智能档案管理

一、引言

传统的事业单位办公系统具有效率低、工作量大、错误率高等现象，难以从根本上实现信息的共享和工作的协同。现阶段事业单位办公自动化逐步形成，工作人员可通过信息技术和互联网技术实现对数据的有效采集和处理，以改善传统事业单位办公系统所造成的现象。档案管理是一项与事业单位信息技术相关的工作，故将事业单位办公体系与档案管理结合起来，不仅有利于提升事业单位办公的核心效率，还有利于达到经济管理系统逐步优化和发展的目的。

二、事业单位办公系统与智能档案管理的整合的原则

(一)规范性

事业单位办公系统的数据存储格式、结构类型、加工算法等与智能档案管理系统存在较大差异，在一定程度上阻碍了信息的转换和交流，故在对事业单位办公系统和智能档案进行整合前，应对二者的格式标准、数据算法、数据库等方面进行统一，且确保不同部门间采取的操作规范相同，这样才能实现信息的有效交流。

(二)信息安全性

对于办公系统和智能档案管理系统来说，信息的搜集、整理、分析和处理等工作是实现共享的前提，且在这一系列工作环节中，应对信息进行保密分级，只有确保在保密级别范围实现信息流转，才能在信息交流、共享和运用中做到信息的条理化。

(三)简便性

事业单位办公系统与智能档案管理整合的目的在于实现信息资源的共享，以达到增强事业单位竞争力、提升工作效率的目的。因此，二者应以操作简便性为前提，简化应用程序和整合步骤，以确保操作简单明了、易于掌握。

三、事业单位办公系统与智能档案管理整合所面临的问题

(一)系统综合利用率低

目前，新型档案管理系统的应用，增强了事业单位档案信息应用于档案调动的灵活性，但从实际应用情祝来看，我国事业单位自动化档案管理系统的综合化应用率较低，档案管理问题已成为事业单位办公系统中较为突出的问题，比如区域人力资源档案管理中大量的人员档案，无法实现人才档案全面性、智能化管理，但办公系统内部资料完善程度较低，双向应用的事业单位办公形式，反而降低了事业单位的实际工作效率，对事业单位的实际办公造成了阻碍。

(二)系统信息管理水平低

目前，我国事业单位实施智能系统过程中，存在事业单位系统信息整合的管理水平较低、部分事业单位员工工作意识较低，泄露事业单位工作内容等问题，对我国事业单位工作的开展造成了巨大影响。另外，区域人力资源档案管理的完整性差，再加上智能化系统完善性较低，使现代事业单位档案信息存在泄漏的隐患，对我国事业单位工作的进一步开展带来了较大的发展安全风险。

(三)资源应用区域性限制

事业单位是国家经济发展的主要管理平台，实施事业单位办公系统与智能档案管理之间的联系密切性较高，但从事业单位的实际工作情祝来看，事业单位办公系统与智能档案管理的应用常受到事业单位管理范围的限制，各个领域发展中经济、人员资源档案中，存在档案系统对接不完善等问题，无法满足跨地的档案应用需求，大大降低了智能化系统信息的综合应用率，无法发挥事业单位办公系统与智能档案管理整合的优势。

四、事业单位办公系统和智能档案管理的整合途径

(一)加强事业单位办公系统相关信息的有效对接

针对现代事业单位工作结构全面性改革，提出事业单位办公系统与智能档案管理系统全面升级，做好资源整合与数据系统的确立。一方面，实现系统资源整合结构逐步优化，完善新型办公系统与档案系统的对接，保障事业单位办公系统间的信息相互协调。比如档案管理系统实施区域性规划，保障事业单位中党办、行政等部门信息系统间信息的相互沟通，提高事业单位新型办公数据资源管理水平。另一方面现代系统资源管理结构逐步优化，发挥智能办公系统在社会经济发展中的作用，做好传统、档案管理数据资源与新系统之间的信息对接，从而推进现代资源管理结构发挥主要作用。

(二)推动事业单位工作管理的智能化发展

实现事业单位工作系统与智能系统资源的整合，不仅要实现现代事业单位系统应用内部管理资料的合理对接，同时也要完善事业单位工作管理机制。比如开展事业单位档案管理智能化系统在事业单位全面性推广，确保事业单位多种档案资源能够通过网路平台进行档案信息的查询；全面建立事业单位内部信息管理结构档案智能化应用系统，比如某事业单位工作系统中推广智能化档案管理系统，形成区域内档案管理层次性管理结构，逐步实现事业单位内部智能化档案管理系统的全面升级。

另一方面，结合事业单位智能档案管理系统的优势，对事业单位工作系统管理制度进行逐步优化，实施线上线下事业单位管理制度。比如某单位在事业单位网站上，进行区域事业单位档案管理实际情况公开，充分发挥社会大众监督管理作用，实现事业单位办档案管理效率的提升。

(三)实现智能化系统的信息融合

事业单位信息资源整合能力的发挥，需要借助现代网络新平台，发挥智能系统在信息资源整合中的作用，突破事业单位各个部门间的差异，建立其与事业单位之间的共用数据库，为我国现代事业单位办公系统的拓展、优化提供更大的发展空间。比如我国某事业单位为了实现自动化办公系统与档案信息的整合，对区域资源档案管理实施智能化系统控制，建立事业单位区域档案完善管理体系。另外，将多元的档案管理系统与事业单位智能化办公系统相对接，进一步实现事业单位档案信息、办公信息的资源整合，形成区域共用办公数据库，为当地事业单位办公工作的开展提供了全面的档案信息管理资源，提高事业单位的办公效率。

五、结语

综上所述，现阶段我国事业单位办公系统正趋于自动化发展，但事业单位中的档案管理工作一直未能与成熟的办公系统整合，不利于事业单位实现资源合理配置和信息沟通的目标。从本文所论述的内容中可以看出，从办公系统信息的对接、推动管理工作智能化发展、实现智能化系统的信息融合等方面，可推动事业单位办公系统与智能档案管理整合程序的顺利实施，这也为优化现代事业单位工作效率提出了一个可行、有效的途径。

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朱波(1986-)，男，本科，助理馆员，主要从事档案管理等工作。