高校仪器设备全生命周期管理系统的设计与实现

徐 召， 胡 宁， 王 攀， 于文娟， 许宏山

(南开大学 实验室设备处，天津 300071)

高校仪器设备全生命周期管理系统的设计与实现

徐 召， 胡 宁， 王 攀， 于文娟， 许宏山

(南开大学 实验室设备处，天津 300071)

分析高校仪器设备管理工作的现状及高校仪器设备全生命周期管理中的特点，在高校现有的信息化建设基础上，完成了与仪器设备全生命周期管理相关部门的业务系统融合，实现了基础数据在各部门之间的共享和流转。通过建设多部门协同的仪器设备全生命周期管理系统，实现了对仪器设备的规范化、科学化管理，保证了高校仪器设备在生命周期内可追溯，对提高仪器设备使用效率发挥了重要的作用。

全生命周期； 仪器设备管理； 多部门协同

0 引 言

仪器设备是高校发展建设重要的物质基础，高校仪器设备的数量快速增长为高校人才培养和科技创新提供了保障，同时也对高校仪器设备管理提出了更高的要求。为了更加科学的对仪器设备进行管理，引入了企业领域 “全生命周期管理”的理念。仪器设备全生命周期管理是指从设备的选购、论证、采购、验收、运行使用、维修保养、淘汰报废、回收调剂直至处置的全生命周期中对仪器设备实行的实时信息与过程的管理。它既是一门技术，又是一种管理流程，全生命周期管理的理念目前在各行各业的企业中广受重视。

1 高校仪器设备全生命周期管理特点

传统的仪器设备管理主要是指仪器设备在用期间的运行维修管理，其出发点是从设备可靠性的角度出发，具有为保障设备稳定可靠运行而进行的维修管理的相关内涵。资产管理更侧重于整个设备相关价值运动状态，其覆盖购置，维修支出，报废残值等一系列资产寿命周期的概念，其出发点是从经济角度出发。高校的设备全生命周期管理，涵盖了资产和设备管理双重概念，而且具有高校自身的特点。高校设备全生命周期管理的目标是：实现学校仪器设备资产投入产出最大化，满足学校师生对实验及教学设备“安全、可靠、优质、高效、经济运行”的现代化要求[1]。

2 高校设备全生命周期管理的现状

目前绝大部分高校都采用了信息化管理系统管理仪器设备，基本涵盖了仪器设备生命周期的各个阶段[2]。由于高校仪器设备全生命周期较长，涉及到学校多个管理部门，各部门的信息化建设情况和实施方案相差较大，很难通过一个管理系统来完整的实现仪器设备全生命周期的管理[3-4]。虽然将所有的业务放在一个管理系统中有利于数据的管理和流程的控制，但是这样带来的问题也较多：各部门业务的变化对系统的可扩展性要求很高；系统的稳定性对仪器设备相关的业务办理影响很大；系统的升级维护十分困难。

3 仪器设备全生命周期管理的难点与问题

(1) 高校仪器设备数量大、种类多。近年来，全国高校特别是985、211高校的办学条件不断改进，办公设备、实验设备和教学科研仪器的种类和数量在逐年增加，教学、科研条件明显改善，随之而来的是对管理方式的更高诉求[5]。不同种类的仪器设备生命周期长短不一，生命周期内涉及到的用户及业务部门不同。需要为不同分类、不同价值的仪器设备建立相对应的资产档案。

(2) 存放地点、保管人变化。仪器设备存放地点及保管人在高校仪器设备全生命周期管理中意义重大。存放地点和保管人是管理环节中最容易产生变化的属性，如果不能及时更新仪器设备动态信息，只局限于设备台帐的管理，会造成设备信息不准确甚至产生国有资产流失。在资产清查过程中很多账务不符的情况都是因为存放地点和保管人变化造成。

(3) 全生命周期管理涉及多个部门。高校仪器设备生命周期各阶段的管理工作，除设备管理部门外，还涉及学校人事、财务、科研、招标、信息与网络、纪检监察等许多职能部门。仪器设备全生命周期管理既要涉及多个部门，也要串联多个业务系统。不同部门之间数据的共享及业务的流转是仪器设备全生命周期管理的关键因素。

4 仪器设备全生命周期管理系统设计与技术路线

(1) 系统设计。对于仪器设备全生命周期管理来说，部门协同是系统顺利实施的前提和基础。南开大学仪器设备全生命周期管理系统逻辑上分为两大部分：① 仪器设备综合管理系统，包含仪器设备的申购、审批、采购、验收、入账、管理、调剂及报废处置等功能；② 综合管理系统与相关业务部门的数据接口，可以和学校统一身份认证、人事、财务等业务系统无缝对接。同时，系统利用互联网思维，只有将工作职能(或服务项目)、人和管理服务行为迁移到互联网上，才能实现“业务在线化，数据化”[6]。系统框架图如图1所示。

图1 仪器设备全生命周期管理系统架构

(2) 系统关键技术。系统通过统一身份认证，实现业务数据和身份认证数据分离，同时提供对用户信息、用户访问、数据传输、数据存储等多方面的安全控制，确保设备相关数据管理的可靠性和安全性。系统基于J2EE开发，采用Oracle数据库，通过WebSphere进行集群部署应用并使用WebService接口与其他业务系统进行对接，系统部署拓扑图见图2。

图2 仪器设备全生命周期管理系统集群拓扑

5 仪器设备全生命周期管理系统模块介绍

5.1 用户身份验证与权限管理

系统采用统一身份认证的方式集中管理系统用户，解决了访问控制、身份管理，角色授权等管理难题[7]。系统通过私有Cookie来控制认证用户身份的有效期限，为其他业务系统提供多样的集成接口，适用于不同语言和平台的业务系统。

系统通过“身份认证”和“业务认证”双重授权的方式保证其安全性，如果用户身份认证未授权，无论业务系统是否授权，用户都不能访问系统。如果业务系统未授权，但身份认证已授权，用户只能通过身份认证，但无法访问相关业务系统。

5.2 仪器设备申购与论证

用户登录系统后可以办理申购，在线填写仪器设备的相关信息。对于1 000元～10万元之间的购置申请(10万元以上的仪器设备申购会流转到招标业务系统)，系统有“竞价”“代购”和“自购”3种采购方式，用户可以根据实际需要选择[8]。采购申请经过业务主管部门的审核后流转到用户所在学院或(部、处) 主管领导，经领导审批通过后流转到业务主管部门处理。用户可以在系统中实时查看业务的办理进度，系统也会通过短信或微信的形式告知用户进行相关操作。仪器设备购置周期内的所有操作都是在线进行，用户可以在线实时查看相关业务的办理情况，不但流程简化、效率高，而且体现了公开、公平、公正的采购原则。

对于单价超过20万元的贵重仪器设备，在采购之前需要进行仪器设备申购可行性论证，用户在线提交论证的相关资料，业务主管部门审核通过后组织召开论证会，并将专家的论证意见在线流转到招标业务系统。仪器设备购置的可行性论证是促进科技资源开放共享、保证仪器设备购置质量、提高仪器设备使用效益的重要举措，同时也是杜绝违规、违法采购行为发生、降低使用率及性能低下仪器设备购置，防止国有资产流失的有力保证[9-10]。

5.3 仪器设备入账及管理

系统中完成申购仪器设备的采购及验收后会自动进入入账周期，用户在线提交入账申请，根据仪器设备的管理规定，用户填写保管人、放置地点、出厂编号、发票号等相关信息，对于超过10万元的仪器设备需要用户提交详细的验收报告。入账申请经本单位管理员及相关业务主管部门审核通过后会生成“仪器设备固定资产入账单”和唯一身份的二维码设备标签，可以通过手机等移动端对设备标签扫描二维码来实时查看设备的动态信息，使仪器设备具有“可追溯性”[1]。

用户可以通过系统在线查询个人名下保管的仪器设备情况，职能部门可以根据其角色(授权)在系统中进行相关操作。同时，系统中内置多种仪器设备的分类标准，可以按照教育部、财政部等上级主管部门的要求管理或上报仪器设备数据。

5.4 仪器设备报废

对于闲置淘汰或损坏的仪器设备，用户可以通过系统在线提出报废申请，经本单位管理员及业务主管部门按照仪器设备管理规定进行审核，通过审核的报废淘汰设备将被推送到报废淘汰设备处置平台。报废淘汰设备处置平台进入互联网，首先由设备管理部门整理出报废淘汰设备的清单及具体信息，邀请多家有资质、有能力的物资回收公司在线参与竞价以最大程度地收回学校报废仪器设备的残值。报废淘汰设备处置由第三方参与，过程在线公开，并将每次处置过程及结果生成处置报告提供给财务、审计等相关部门。

5.5 仪器设备调剂

为了最大化仪器设备的使用效益，对提出报废淘汰申请的仪器设备进行鉴别，通过处置系统可以将有使用价值的仪器设备在线发布到报废淘汰设备调剂平台，供校内有需求的单位或个人进行选择并提出申请，进行校内调剂。这样，既可充分利用现有仪器设备资源，又能防止盲目的重复采购。系统将调剂成功仪器设备的状态变为“在用”，并在线修改仪器设备的保管人及存放地点等信息，调剂未果的仪器设备将进入处置环节[12]。

6 仪器设备全生命周期管理系统建设成效

(1) 实时查询。实现仪器设备全生命周期实时动态在线管理，系统的各个角色都能通过系统查看和了解个人业务的办理进程，并根据授权实时对数据进行在线变动处理，实时获取真实的查询统计信息。

(2) 数据唯一性。统一身份认证保障数据的唯一性，从源头把关，极大提高仪器设备资产管理信息真实性和准确度；同时用户通过实时查看个人保管使用的仪器设备，关注和提高对仪器设备资产管理的意识。

(3) 高效及时。通过分级授权进行业务办理，节省时间，提高业务办理的效率和及时性。

(4) 规范化管理。规范化、流程化、系统化管理是充分发挥仪器设备使用效率的前提和保障。

7 结 语

综上所述，仪器设备全生命周期管理系统的建设实现了信息共享、业务在线、部门协同以及数据规范的目标。系统与互联网紧密结合，相关业务节点可以无缝发布到移动端，方便用户在线办理业务，提高了工作效率。同时，仪器设备全生命周期的数据也为仪器设备采购、论证提供了科学有效的数据支撑。系统自2013年上线运行以来，共完成仪器设备申购、审批、建账4.3万台/套，完成仪器设备在线处置48批次。系统在教育部资产清查工作中发挥了巨大的作用，为学校教职工节约了精力和时间，为职能部门节省了大量人力和物力。

[1] 刘海林.对高等学校资产生命周期管理的思考与实现 [J].中国现代教育装备，2012(5):35-37.

[2] 陈敬德，温光浩.高校设备的全生命周期管理模式初探 [J].实验室研究与探索，2010，29(6):182-184.

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[4] 陈敬德，于海燕，刘小芳，等.基于设备全生命周期管理的多部门协同探讨 [J].实验技术与管理，2011，28(10):190-193.

[5] 赖 芸，卢 晨.高校实验室设备全生命周期管理模型构建 [J].实验室研究与探索，2012，31(2):192-194.

[6] 方东红，岳鑫隆，王 野.高校设备管理与开放共享的“互联网+”思考与探索 [J].实验室研究与探索，2015，34(11):267-270.

[7] 陈 鸿.数字校园统一身份认证系统的研究与实现 [D].成都：电子科技大学，2013.

[8] 张 旭.高校仪器设备管理存在的问题及对策研究 [J].中国现代教育装备，2015(5):19-21.

[9] 杨李娜.二维条码技术与在信息管理系统中的应用 [J].数字通信世界，2015(11):48-50.

[10] 刘晓冰，李 霞，郭 毅，等.基于质量追踪溯源理论的机车产品安全质量管理系统研究[J].工业工程与管理，2013(1):6-12.

[11] 张 冬.大型设备备在库存管理方法研究[D].上海：上海交通大学，2010.

[12] 王 喆，赵志强.高校大型仪器设备的制度化与信息化建设[J].实验技术与管理，2011，28(9)：213-215.

Design and Realization of the Lifecycle Management System of Equipment in Colleges

XUZhao,HUNing,WANGPan,YUWenjuan,XUHongshan

(The Laboratory Equipment Department, Nankai University, Tianjin 300071, China)

The characteristics and situation of university equipment life cycle management are analyzed. Based on the information construction of universities, a management system is designed to complete information integration of related departments. Essential data can be shared and exchanged between these departments. The construction and implementation of multi-department cooperation equipment lifecycle management system achieve the standardization and scientific management of instruments and equipment, and have important effects on instruments and equipment management.

overall lifecycle; instruments and equipment management; multi-department cooperation

2016-08-10

徐 召(1982-)，男，山东滨州人，硕士，研究方向：资产管理信息化建设。

Tel.：13752328117，022-23503143； E-mail:xu@nankai.edu.cn

许宏山(1969-).男，吉林辉南人，硕士，副处长，研究方向：实验室建设、资产管理。

Tel.:13920479239，022-23501665；E-mail:xuhs@nankai.edu.cn

G 642.0

A

1006-7167(2017)02-0282-03